管理混合式職場裡的內向和外向員工

Managing Introverts and Extroverts in the Hybrid Workplace
艾麗卡.德旺 Erica Dhawan
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如何同時有效領導內向員工和外向員工,對領導人來說向來是一大難題。如今因為疫情,部分員工居家工作、部分員工進辦公室的混合工作狀態,開始被廣泛採用,如何同時兼顧在光譜兩端的員工,就更加困難。為了協助領導人順利管理混合工作模式,本文作者根據十年來對高績效分散式團隊的研究,推薦三種最佳實務。讓你公司的文化更加包容、更加彈性。

如果你是內向的人,過去一年多裡,你很可能樂於從事遠距工作,優點從較少有社交互動,到擁有更多自主機會。從另一個角度來看,你若是外向的人,可能會發現自己在家裡的生產力較低,而且較易怒,難以重新創造你在辦公室裡擁有的外部刺激,來激勵自己。在混合工作模式中究竟發生了什麼情況?許多內向的人選擇遠距工作,而外向的人更可能想回到辦公室,你如何確保你的整個團隊保持認真投入、富有生產力,而且感到愉快?

為了同時有效領導內向員工和外向員工,順利過渡到混合工作模式,我推薦三種最佳實務;這些做法,是根據十年來對高績效分散式團隊的研究和顧問工作而提出的。

1. 給內向員工時間和空間

如果現在你有些員工在辦公室工作,有些員工在家工作,特別重要的是,應確保團隊裡的內向員工不會被奪去光彩,尤其是在團隊會議中。內向員工若是在討論過程中被喧鬧的員工打斷,可能就不會再嘗試發言。如果這種情況反覆發生,他們可能會變得不投入,或是感到被邊緣化,尤其是當他們遠距工作時。在開混合式會議時,很容易會忽略在線上參加會議的人,忘記讓他們加入對話。

你身為經理,職責是確保每位員工的聲音都被聽見。使用聊天欄或舉手功能等工具,來指定誰有權發言,並練習等待五到十秒鐘,再加入談話。提前發送問題也會有幫助,這樣一來,每個人都有更多時間事先準備。也可以在會議結束後,鼓勵員工透過電子郵件把想法傳給你,或是建立一個Google文件,讓員工可以在其中分享意見。非同步參與的機會,為那些可能特別猶豫、不想在一大群人面前發言的內向員工,提供發表意見的機會。

2. 給外向員工說話的時間

如果你發現外向員工難以感受到連結,安排與他們定期進行面對面會議,或是視訊會議,讓他們可以直接跟你把事情說清楚。你也可以鼓勵在Zoom或Slack上採用分組討論,讓他們有時間徹底說明自己的構想,而不至於主導整個團隊的會議。

針對返回辦公室工作的外向員工,應促使恢復「茶水間閒聊時刻」。研究顯示,在轉為遠距工作期間,這些建立關係的社交活動,是人們最想念的部分。「茶水間閒聊時刻」有助於外向員工在上班時間內,找到自然產生的社交連結時刻,讓經理人得知公司裡實際發生的事情,並在團隊成員之間建立團隊情誼、士氣和信任。

重要的是,也要體認到並非所有外向員工都會回到辦公室。為了避免把那些在家工作的人,排除在社交活動之外,你可以安排更多非強制性的混合式團隊凝聚活動,從Zoom午餐聊天,到混合式會議歡樂時光都可以。混合式午餐已成為新的社交自助餐廳,無論是面對面還是線上舉行,團隊成員都可以聚在一起,花15到30分鐘共進午餐。

3. 鼓勵各種溝通風格

正如我在新書《數位肢體語言》(Digital Body Language)中描述的,經理人有責任建立有凝聚力的團隊。但這並不表示要強迫每個人,以完全相同的方式溝通交流,而是意味著為不同的溝通風格創造空間,好讓每個人都可以用自己真實的聲音來溝通交流。以我的客戶布萊德(Brad)為例,他是一家大型遊戲公司的資深副總裁,觀察到直屬部屬艾莉(Allie)和大衛(Dave)運作的兩個Slack頻道,有明顯的差異。

自稱外向的大衛有一個Slack頻道,裡面充斥著表情符號、GIF動圖和迷因(meme,網路爆紅事物)。另一方面,內向的艾莉擁有較正式的寫作風格,並列出各項要點。「觀看艾莉的Slack頻道,我很自在,」布萊德說。儘管如此,他很快就接受大衛看待世界的方式。「如果我強迫他成為『企業風格』,他的團隊可能會變得比較不振奮、不投入。」他補充說:「我了解到,最好的做法,就是嘗試熟悉他的非正式數位肢體語言,即使這種風格讓我感到不自在。」

這兩種方法都有效,表情符號和要點之間,並沒有哪一種是更好或更差的溝通方式。對領導人來說,關鍵是創造一個數位環境,可培養和鼓勵各種溝通風格,讓每個人都能真實參與。

不論你的團隊成員在「外向─內向」光譜上落在哪個點,一年多前,一夕間轉向虛擬工作,迫使所有人都做出調整,以適應令人不自在的環境。我們全都不得不妥協,以彌補距離造成的問題,而且,我希望,能在這個過程中學到很多。隨著我們長期逐漸轉為混合工作模式,有些人開始返回辦公室,而另一些人繼續遠距工作,這些心得將使我們變得更強大,也更具包容性。

(林麗冠譯)



艾麗卡.德旺 Erica Dhawan

21 世紀團隊合作和協作方面的頂尖專家。她是獲獎的主題演講人,著有新書《數位肢體語言》(Digital Body Language)。


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