誰說我們不熟,就不能合作!

Collaborating with Someone You Don't Really Know
瑞貝卡.查克 Rebecca Zucker
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Westend61/Getty Images
剛接下一個新的專案、剛加入一個團隊,此時我們可能會遇到平日毫無往來,並不太熟的同事。除了對方的姓名與職稱,我們對他一無所知,這樣該如何有效協作?在工作開始前,彼此先溝通好五個問題,可以加大合作成效:專案的目標和進程是什麼?責任如何歸屬?各自習慣的工作方式是什麼?如何提供回饋意見?我們需要對方怎麼配合,才能加快執行效率?

當今組織由各種相互依存的團隊組成,協同工作日益頻繁;而隨著公司成長(或縮編),並調整組織,以保持靈活敏捷,團隊的組成也不斷演變發展和變動。你或你的同事都有可能剛接下某項職務,或是剛加入某個團隊或組織,因此必須跟不認識的人協作。

協作有時是一把雙刃劍,一方面可以帶來更多創新,並改善工作成果。史丹福大學(Stanford)一項研究發現,合作可以加強個人的內在動力,受試者在面對艱難的任務時,堅持時間因此延長了64%,而且興趣更高、精力也更旺盛。但合作的壞處,你我都很清楚,就是決策過程因此大大拖延,結果往往是無止境的會議、電話和電子郵件,據估計,可占用員工80%的時間,導致員工沒什麼時間做自己的工作。若再加上其他因素,例如,彼此工作風格不同、不清楚對方的期待等,合作的過程有可能很不順利,充滿挫折。

話雖如此,跟不認識的人合作,也可能產生成功的結果,還能建立新的關係。我就有過這樣的經驗,不但和我的共同主席一起把婦女會議辦得很成功,我們也因此發展出一段長達二十年的情誼。

很多人往往在彼此簡單介紹過後,就直接進入「開始工作」模式,但如果能暫停一下,先和你的新同事一起討論下面幾個問題,你們不但能因此更了解彼此,合作也會更有成效。

我們這個專案的目標和流程是什麼?請花一點時間,闡明各自對成功達成目標的定義,以及通往目標之路該怎麼走的看法。你應確保你們是朝相同的方向努力邁進,而不是懷抱不一致的目的地。不論是架設新網站、爭取新客戶,還是推出新產品,界定目標和路線圖,能幫助你們了解,什麼是彼此心中重要的事,並開始建立互信,一起投入共同的目標。

誰負責做什麼,以及何時完成?Slack在2019年進行的一項調查發現,明確的責任歸屬,是良好職場協作的最重要特徵之一,但調查也凸顯出,這是新興小公司和較大型企業很常見的問題。一開始就釐清各自的責任,不但有助於均衡分配工作量,還能避免無意間越界冒犯對方,或是重複做同樣的工作,甚至可以預防搶地盤的行為。由雙方共同約定誰承擔哪項工作、何時完成,可以讓分工更明確,並加強責任感。此外,跟同事定期開會檢視進度,可以使達成目標的機率提高95%。

我們各自偏好的工作風格和長處是什麼?工作風格的差異,可能會引起不滿或衝突。但只要事先討論,彼此充分理解,反而能使合作更有成效。理解彼此的長處,不但有助於決定怎麼分工,你也會因此知道,有哪些地方是自己會想徵詢或聽從同事意見的。我在創辦領導力培育公司時,才剛認識我的共同創辦人不久,她的宏觀視野、創新想法和行銷專長,幫助我們塑造公司願景、界定目標市場,並創造出產品需求,使我們一開始推出的課程非常成功。至於務實的我,則特別關注細節和後勤,加上對財務的敏銳度,確保我們的創業計畫不但能順利執行,同時還能獲利。假設我們在創業之初,沒有察覺到彼此不同的工作風格和長處,我可能會認為她的想法太不切實際,她也可能覺得我的務實太綁手綁腳。相反地,我們善用彼此的差異,以創造優勢。

我之前有一位客戶,名叫拉吉(Raj),是一家管理顧問公司的合夥人,該公司的團隊每幾個月就會變動一次,於是,他製作一份檔案,說明自己偏好的工作風格和長處,稱為「拉吉使用指南」。他會把這份檔案分享給團隊裡的新成員,並要求新成員也說明自己的工作風格和長處,這樣彼此的差異才能被善用,而不是導致誤解或衝突。

我們何時、如何對我們的合作關係提出回饋意見?在開始合作之初,先建立回饋意見的流程,可以大大減少日後有意見要反應時的尷尬。這樣做也能增進你和合作同事之間的關係。你可能真的很感激同事為專案帶來的創意,但上次召開會議時他沒有做好準備,害你不得不延後一個重要的決定。同樣地,你可能也會有盲點,看不到自己的貢獻在哪裡,以及同事可能希望你在哪些地方做得更多(或更少)。

我們需要對方怎麼配合,以便把工作做到最好?我們常會假設別人的做事方式跟自己一樣,或是假設別人知道我們希望他們怎麼做。情況往往並非如此。而且,如果你是跟不認識的人合作,釐清這個問題就更重要。要充分理解彼此應該怎麼配合,以便大家把工作做到最好,你們必須清楚表達自己的需求。例如,你可以說:「我如果有時間先想清楚要討論的議題,會更能做出貢獻。你能不能在開會前把議程重點先發給我,讓我在討論之前,先把問題好好想清楚?」如果你覺得自己在容忍同事的某些行為,那麼,這不只是提出回饋意見的機會,還可以趁機提出早就想講的請求。例如:「週末收到電子郵件讓我壓力好大。除非真的很緊急,你能不能等到星期一再發送?」

與你的新同事互相問這些問題,並一一回答,就能確保你們的合作可以成功達成任務,還能建立正向的職場關係。

(張靖之譯)



瑞貝卡.查克 Rebecca Zucker

在專精培育領導人的下一步合夥公司(Next Step Partners)擔任企業主管教練,也是創辦合夥人。她的客戶包括亞馬遜(Amazon)、高樂氏(Clorox)、美富律師事務所(Morrison Foerster)、詹姆斯歐文基金會(James Irvine Foundation)、思高基金會(Skoll Foundation),以及DocuSign和Dropbox等高成長科技公司。


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