避免培育出被動人才,3 方法讓下屬懂得發問、自行思考

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Sora Shimazaki / Pexels
我身旁沒有「被動人才」,一位都沒有。但讓我訝異的是優秀的人周遭反倒有被動人才。我不禁思考這是為什麼。

其實剛來到我身邊的人當中,也有我認為可能變成「被動人才」的人,這種人一開始就擺出等我命令的態度。如果我是那種很會下命令的人,這些人一定就成為標準的被動人才了,可是不知為什麼,他們一定會變成自行思考並行動的人。這是為什麼呢?

通常有人問我的指示時,我一定會反問:「你覺得怎麼做才好?」因為我很粗心大意,沒有自信下達正確指令,所以習慣會聽聽對方的意見。一開始這些態度被動的人聽到我的反問常會愣住,但我不會就此退縮,還是會問他們的意見。

「其實我也不知如何是好。可是又不能什麼都不做,所以我希望有一個思考的方向。你有什麼發現嗎?」我會用什麼都可以,只要願意開口就是幫了我大忙的形式,尋求對方的意見。這麼一來對方就會誠惶誠恐地說出自己的意見。

「啊,原來如此,我還真沒這麼想過耶!」、「聽你說我才發現,原來也必須注意這裡啊!」我會告訴對方,他的意見給我正面幫助,促使他再多說一點,然後對方一開始那種小心翼翼的態度就會慢慢消失,願意表達更多意見。

當然有時聽到的意見可能不符合我的期待,甚至牛頭不對馬尾。但我也不會因此徹底否定他,而是告訴他:「原來如此。不過這次我想優先做這件事,從這個方向去思考的話,你有沒有什麼其他意見呢?」我會把我的期待告訴對方。

這樣來回溝通幾次後,職員和學生好像就能想像我的想法、期望。慢慢有一天,他們會主動跟我說:「因為你出差不在,所以我會如此處理這件事,沒問題吧?」而且大多和我的想法八九不離十。

當然有時職員的處理還是偏離我的想法,此時我會告訴他們:「是我的指示太模糊了才會這樣,這是我的責任,你不要放在心上。不過其實我是這麼想的,下次可以請你這樣處理嗎?」用這種方式修正偏離軌道的想法。我把上述過程整理成以下步驟。

● 只要有機會就傳達我的想法。

● 然後讓下屬自行思考後行動。

● 就算失敗(=處理方式和我的想法不同)也當成「沒辦法的事」,再次傳達我的想法,請下屬下次修正。

只要反覆執行這三點,就可以培育出會忖度我的想法,但也會自行思考的人才。

相反地感嘆「都是被動人才」的優秀領導人,和員工之間的相處方式好像跟我不同,特別是他們對第三點「失敗」的處理方式極為嚴厲。

「當時我不是告訴你怎麼做了嗎?你為何不照我說的做?如果你有用自己的大腦想一想,也知道根本不能這樣做啊!」只要聽到主管這麼說,下屬就會因為挨罵而退縮。為了不要再被罵,下屬就會只聽命令辦事,不再自己想。為了不再被斥責「你為什麼不照我說的做?」,就變成了連「這種小事拜託你自己想吧」的枝微末節部分,都要聽人指示才行動。所以優秀的主管才會不滿,「只等著我指示,都不用自己的大腦想」。

可是「被動人才」其實並不是不會用自己的大腦想,而是因為自己想了之後行動的結果,主管常常不喜歡而被罵,所以決定全部聽主管的指示辦事。

指示原本就不可能全說清楚。例如「把桌子擦乾淨」,這個指示中並未說明要用什麼布擦、布放在哪裡,並沒有把細節全說清楚,只能自己判斷是不是用這塊布呢?只能自己去找,然後把桌子擦乾淨。

之後的發展就可能引起不同的結果了。如果下命令的人說:「你為什麼用新的布擦?只要多找一下不就知道布在這裡了?你怎麼這麼浪費!」擦桌子的人可能就會退縮,下次就連要用哪塊布、布在哪裡等細節,都要下命令的人說清楚才會行動。

但如果下命令的人反應是:「謝謝你把桌子擦乾淨。什麼?用新布擦有沒有問題?沒問題的啦,我也沒說清楚布在哪裡,下次你只要把布放在這裡就好了。」這麼一來,擦桌子的人就會得到自行判斷後行動也無妨的經驗。

「指示」原本就不可能鉅細靡遺,下屬總有必須自行判斷後行動的地方。而行動結果的回饋有兩種,一是破口大罵「錯了!」,一是「原本指示就沒說清楚,你還能完成真是令我吃驚,謝謝你。」這就是關鍵分水嶺了。

主管優秀,下屬就被動;像我這種頭腦不靈活的人,下屬反而比我優秀。想想還真是諷刺。不過優秀人才應該可以立刻模仿我的做法,這樣的話就會變成優秀人才加優秀下屬,真是如虎添翼。

要培育自行思考的下屬,就要包容他們的失敗,甚至稱讚他們願意自己思考,承擔失敗風險的勇氣。只要這個社會能寬容失敗,被動人才或許會少到讓人驚訝的地步。或許大家應該改變自己的想法。沒有人天生優秀,優秀的人都是歷經多次失敗後才變得優秀。

3大方法讓下屬不斷地提出意見、發問

主管提問想促使下屬存疑,但下屬還是提不出任何問題。就算問下屬「有沒有什麼意見或看法?」也只會聽到「沒有」的回答。可是之後實際讓下屬去做時,卻發現他什麼都不懂。

「不懂就要問啊!」主管即使這麼說,下屬還是不發問。主管努力想擠出下屬的話,但每每都像一拳打在棉花上。到底採取什麼對策才好呢?很多人應該都有這種困擾吧。這個問題盤根錯節,有各種可能原因,以下一一具體來想一想吧。

× 未事先敦促下屬發問

你是不是從頭到尾說明完之後,突然丟出一句「有沒有問題?」此時新人會嚇一跳而且感到疑惑,「咦?一定要發問嗎?」日本年輕人在校時,「學到」在課堂上發問會被當成不合群的人,所以不出聲才安全。甚至還有人的經驗是問了自己不懂的地方,結果被罵「你難道沒認真聽我在說什麼?」還有些人被問了之後,會以為對方嫌自己的說明難懂而發飆。所以也難怪年輕人會有不問沒事的心態。

因為不想被罵而不開口。之後就算被罵不懂,也只要被罵一次就好了。在這種合理的判斷下,下屬會選擇回答「沒有問題」。

○ 改善例

為了避免出現這種狀況,我會在開始說明前,事先告訴大家「說明結束後我一定會請大家提問。所以請大家先準備好兩、三個問題哦」。這麼一來還可以得到幾個附帶效果。

為了找問題,下屬就會認真聽,而且會明確區分自己能理解和不懂的部分。而且我說這句話,也隱含著不懂的地方就發問,一點也不失禮的訊息。

× 問題太籠統

你的問題是不是太過籠統了呢?如果你的問題模糊不清,像是「這個問題你怎麼想?」下屬當然不知道要回答什麼才好。就算你再催促下屬「什麼都沒關係,告訴我你的意見吧」,下屬也會因為不知道主管的期待,怕萬一自己的回答不是主管要的,反而可能被罵,因而選擇閉嘴。

這樣的選擇雖然可能被主管罵「你怎麼都沒有意見」,但只要被罵一次就沒事了。所以下屬老是說「不知道」,敷衍了事。

○ 改善例

「我覺得這次的企畫很有趣,可是有點擔心無法讓看的人知道我們的目標是什麼。你有沒有想到什麼?」

「這次的問題雖然也有非戰之罪的部分,但可能也有我們還可以做得更好的部分,你有沒有什麼發現?」

要請大家發表意見前,主管應該在提問時加入自己的意見或收集來的資訊,告訴大家「我是因為這樣而感到困擾」。如此一來對方也能更清楚知道自己應該針對什麼回答。

此外我希望大家不要問對方「意見」,而是要問對方有沒有「想到什麼」或「發現什麼」。「意見」這個詞比較沉重,感覺好像要有一定的知識和判斷力才說得出口。所以如果被主管要求說出意見,會讓人覺得很沉重。

只要在問法上下一點工夫,如「你有沒有什麼發現?」、「你有沒有想到什麼?」就可以降低對方開口的門檻。

× 讓人覺得其實你很想講

下屬正想說出自己的意見時,你是不是很快就會說「喔,那個啊」,然後把會話主導權搶回去,自己說個不停?寫到這裡其實我也有點陷入自我厭惡,但還是要說這種人只要一聽到對方說出的關鍵字,就會立刻接下去「喔,你這麼說我突然想到……」,而且不說不快。這麼一來對方就會接收到「原來你很想說啊」,然後覺得麻煩,乾脆什麼都不說了,敬而遠之以策安全。「是是是,這樣啊,你說的都好都對」。對方會看穿你其實不是想聽別人意見,而是希望別人提供你說話的題材而已。

特別是年紀越大,越容易只憑著對方開口說的幾句話,就自以為已經知道對方想說什麼,根本不管對方原本想說什麼。「哦,針對那個意見……」然後也不認真聽,就開始發表自己的高見。

○ 改善例

明明想聽的是嶄新的意見,聽到的卻是千篇一律的回答。一旦有這種感覺,就很想早點駁斥對方。可是就算是千篇一律的答案,每個人得出這個答案的過程也不一樣,各有各的故事。仔細去探究不同的故事,其實是一件很有趣的事。

「咦,你為什麼會這樣想啊?」

即使聽起來像是一樣的意見,得出這個意見的經過也因人而異。

就算自己覺得可以猜出對方要說的大概是什麼意見、問題,也只要像看到統計數據的具體例子一樣高興就好,「哇,果然現今這時代這種意見很多啊」。然後問對方「你為什麼得出這種意見?可以告訴我原因經過嗎?」說不定因此你就會發現一個意外的年輕人輪廓。

如果自己失去聆聽的態度時,可以試著分析一下自己會想聽什麼樣的提問。

書名/給主管的教科書:教你從新人報到第一天開始,帶出自行思考並付諸行動的下屬

作者/篠原信

出版社/商周出版

出版日期/2021年4月




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