對方不回覆電郵,如何追蹤下去?

How to Follow Up With Someone Who's Not Getting Back to You
瑞貝卡.查克 Rebecca Zucker
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無論是工作上的詢問、打探消息,或是尋求支援,我們總會遇到需要寫信求助的情況,而等不到回信的過程十分煎熬,也令人不知所措。其實,對方沒有回覆,不見得是針對你,而是有各種客觀情況的影響。善用一些技巧,就能提高對方回覆的意願,甚至是迅速回覆的可能性;就算沒有回音,也有方法能進行合理而禮貌的追蹤,讓你的後續追蹤更有成效。

這種經驗人人都有。你寫了封電子郵件給某個人,想跟他聊聊、跟他打聽消息,或是詢問他的意見、請他幫你引介,對方卻沒有回信。無論你的信是寫給同事、客戶、招募人員、同學,或甚至是你的老朋友,不是每個人都會依你預期的時間回覆,甚至可能完全不回覆。

沒有收到回覆,雖然可能令人沮喪且失望,但不見得表示他們刻意斷絕與你的聯絡。重要的是,應從整體角度來看。人們常常同時要忙許多工作上和私人的事務。你寫過去的電子郵件,可能排不上對方待辦事項中最優先的前十件。記得這一點,可以讓你在收不到回應時,避免解讀為對方是針對你個人才不回,也讓你較有動力再寫封信過去追蹤。

即使如此,要寫信追問仍可能讓你覺得尷尬,特別若是你還得連續追問下去的時候。以下我提供幾個建議,讓你必須與某人聯絡第二次(或第三、第四次)時參考。

打造一個吸引人的信件主旨

47%的電子郵件,收信人只根據信件主旨來決定要打開閱讀或刪除。研究顯示,信件主旨愈短,像是只有四個英文字,點閱率最高,這個發現合情合理,因為有三分之二的郵件,都是在行動裝置上閱讀的。

舉例來說,我的一位客戶保羅,因為公司將宣布把他調到新團隊,而必須請同事終止一項溝通計畫。他第一封電子郵件的信件標題是「公司公告前的團隊溝通計畫事宜」,沒有收到回音。保羅再發了一封信,這次把主旨改成「有時效性:溝通計畫」,然後馬上就有人回信了。

雖然不是每封電子郵件都跟保羅的一樣緊急,但仍應仔細斟酌信件主旨。請避免使用一般用語,像是「後續追蹤」或「查詢近況」。這些用字不僅模糊,也可能會讓讀的人覺得太慢回覆的感覺不好受(所以就繼續拖延不立即回覆)。相反地,你可以利用信件主旨,簡單地向收件人預告你要求的內容。你可以寫「專案X的下一步」或「工作申請的相關問題」。

注意你的語氣

電子郵件裡的語氣常會被錯誤解讀,所以你要仔細設計言訊息內容,要看起來既友善又有禮貌。研究顯示,語氣稍微或中度正面的郵件,回覆率比語氣中性的電子郵件高出10-15%。

把你的訊息想成是在輕推別人。想像一下你收到以下兩封郵件,第一封寫:「請針對我的專案,在星期四前提供回饋意見。」而第二封這麼寫:「由於你對這類專案的經驗,我想知道針對我目前已完成的工作,你有什麼回饋意見。這對我的團隊和我都會有很大的好處,因此你若能在週四下班前寄給我任何想法,我們會很感謝。」前者語氣中性,但可能會被解讀為要求很多;而後者讀來比較令人愉快、表達出感激,同時也讚賞了對方。點到為止,不要過分恭維,會有幫助。

信件簡短且使用簡單的語言

沒人想讀太長或資訊量太多的郵件。最有效的訊息往往很簡短,方便瀏覽。研究顯示,長度大約75到100個英文字最理想,得到的回覆率最高,達51%。這表示如果你要轉寄你最初寄出的電子郵件,轉寄時寫下的訊息應該要更短。

同樣的研究也發現,使用簡單的語言(相當於國小三年級程度),會得到最高的回覆率(53%)。較長、較複雜的電子郵件,常會被先擱在一旁,等對方比較有空專心讀信時,才會回過頭來處理。這表示,較長的信就較容易被遺忘。

請試著讓你的郵件既簡單又直接。舉例來說,你可以這麼寫:「我寫這封信的目的,是想做後續追蹤,請問你下週或下下週是否有空,可以跟我聊聊你在X公司工作的心得,因為我才剛去應徵財務分析師的工作。」

提出明確的要求

一個明確、直接的問題,會讓收信人更直接看出你的請求內容。你說得愈清楚,他們就愈容易回覆。其實,相較於不問任何問題,問至多三個問題時,收到回覆的可能性高出50%。你的問題可以像以下這樣:

■ 「請問你下週或下下週是否有空?」

■ 「你是否方便介紹威廉.伯恩斯(William Burns)給我認識?」

■ 「接下來幾週,你是否有時間跟我談談我的發展優先項目?」

■ 「請問,下一季你能否參加我們人工智慧女性從業人員研討會的論壇?」

讓對方有婉拒的機會

對方不回覆的其中一個理由,可能是覺得自己幫不上忙,或是對於要配合你的請求有些疑慮。讓收件者有婉拒的機會,這會讓他們自在一些,也讓你顯得體貼,對方也比較可能回覆你。

試試以下這些說法:

■ 「如果你覺得跟威廉不夠熟,不方便幫我引介,我完全可以理解。」

■ 「如果你對這個職缺的人選已有其他考量,請讓我知道。」

■ 「如果我該向其他人詢問這件事才對,請讓我知道。」

■ 「如果你真的太忙,無法針對我的專案提供意見,或是需要更多時間,請讓我們知道。」

■ 「如果你不克出席這個研討會,歡迎你推薦其他人選。」

你可以幫對方留個面子,在信中表達你能理解他們很忙、事情相當多。你最不應該讓他們在收到你的郵件後,產生負面情緒。在這種情況下,簡單的說法就會有很好的效果,例如你可以這樣寫:「如果你最近太忙或時間無法配合,也沒問題。」。

明智地堅持下去

研究顯示,向他人請求提供我們需要的東西,可讓我們減輕焦慮,並能增強自尊心、自我掌控感,也能促進人際關係;更不用說,這麼做,有助於得到你想得到的東西。簡單來說,後續追蹤是值得一試的。

但堅持跟煩人,僅有一線之隔。你必須展現努力不懈,同時也要做出良好的判斷,知道何時可以繼續追問,何時又該放棄另尋他法。有個一般性原則,就是在發出第一封信之後一週,是寫信做第一次追蹤的好時機。然而,不到一週就再度發信追問也可能是恰當的,這取決於你請求的性質、先前跟對方談的狀況、是否有截止日期等情況。

除非事情真的有急迫性,否則每封接續的追蹤信之間,間隔時間應該愈拉愈長,建議每多發一封信,等待期就多拉長一週,直到你發了三次追蹤信為止。接下來視情況決定,是否還可以寄出「最後通牒」的第四封。我的一位客戶曾面試一個資深職缺,面試主管當場說對他的印象很好,要安排他跟執行長碰面。在發了三封追蹤信件後,我的客戶還是沒收到回音。距離他發上一封追蹤信,已經過了六個星期。他覺得反正也沒損失,於是決定再發最後一封信給那位面試主管,結果幾分鐘之內就收到回信。

寫信去追蹤詢問未回覆的人,無論就商業往來和達成你的個人目標來說,都是無可避免且必要的事。希望你能運用本文提出的策略,讓後續追蹤更有成效,協助你獲得你想要的回覆。

(陳佳穎譯)



瑞貝卡.查克 Rebecca Zucker

在專精培育領導人的下一步合夥公司(Next Step Partners)擔任企業主管教練,也是創辦合夥人。她的客戶包括亞馬遜(Amazon)、高樂氏(Clorox)、美富律師事務所(Morrison Foerster)、詹姆斯歐文基金會(James Irvine Foundation)、思高基金會(Skoll Foundation),以及DocuSign和Dropbox等高成長科技公司。


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