打造跟高層簡報的不敗藝術

How to Brief a Senior Executive
葛蘭特.哈瑞斯 Grant T. Harris
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Claus Christensen / Getty Images
作者曾在美國前總統歐巴馬執政時期擔任白宮幕僚,關於如何向最高階主管進行簡報,他有非常豐富的技能:在會議開始前,你要先獲得「關鍵點頭者」的支持,並先摸清楚主管的行事風格,預先規畫不同程度成功和失敗的情況;在會議進行時,聚焦在與會現場的氣氛與節奏,掌握話題不要因與會者的談話而偏移,並學會沉默的藝術和插話時機。

向高階主管作簡報是一門藝術,嫻熟這門藝術的白宮幕僚,每天都會在壓力極大的情況下作簡報。無論主題多複雜或簡報內容多簡短,他們都很擅長把適當的資訊,壓縮在適量的時間內作完報告。向橢圓形辦公室的執行長(美國總統)進行簡報所需的技能,完全適用於向企業界的任何長字輩高層作簡報。

關於如何向高階領導人簡報,相關建議並不缺乏:要保持簡短,把資訊重點放在最前面等等。這些是穩健的指示,但低估了攸關簡報成敗的人際關係要素。你的簡報可能在尚未開始之前,就已決定成敗;如果你不注意與人際關係有關的因素,而比較重視PowerPoint,你的成功機率會更低。

下述的訣竅,是根據我的慘痛心得教訓得來的,包括我在白宮兩度任職的經驗,以及多年來向企業、非營利組織和政府高階領導人簡報的心得,還有我在全美各地的研討會上教導簡報技能的心得。無論簡報是當面親自進行,或是以虛擬方式進行,這些訣竅都很重要。

走進會議室(或上網登錄視訊會議)之前

找出「關鍵點頭者」(crucial nodder)。在簡報的關鍵時刻,總統會望向他信賴的顧問,看看對方的面部表情是否肯定你報告的內容。你需要那個人點頭表示「沒錯」。這是一個無聲的動作,可以讓上司放心;這個動作表明,你的想法扎實穩當,而且,你已經諮詢過所有該諮詢的人員。若是欠缺表示支持的點頭動作,就會引起別人提出一些問題,並引發與會人士的疑慮。更糟糕的是,總統首席顧問的一個斜睨,或是不認可的動作,可能意味著你主張的內容會快速陣亡。

你在提出自己的構想之前,應先弄清楚關鍵點頭者是誰(可能有幾個人,也可能因為議題而有不同的人選),並事先諮詢他們。你簡報對象的那位高階主管,可能沒有一位關鍵點頭者,但他可能特別信任某些人的意見。你需要這些人的支持,或者,至少可以從他們那裡揣摩出,你將面臨的是一場艱苦的戰鬥。

看出上司在言行上的「隱藏線索」。如果你經常和高階主管在一起,應該會知道一些非語言的提示,顯示上司希望你「深入探討這一點」或「加快速度」之類的事情。如果你不了解,就去找定期向他簡報、與他互動的人協助。詢問他們,從哪裡可以看出上司生氣了,以及是否有任何方法可以判定,上司生氣是因為你說了某些話,還是和你說的話無關。你也應詢問對方,如何對負面訊號作出最好的回應,以嘗試改變上司的心情。預先了解上司的肢體語言,有助於你保持冷靜,並在簡報中轉向正確的方向發展。

了解上司對你簡報內容的態度。人們對資訊的反應和吸收方式各不相同。我在白宮曾向一位高階領導人簡報,他會質疑並(強硬)反駁簡報中大大小小的每一個論點,而且每一次簡報都如此。有些同事對此感到畏懼,最後變成凡事都說「好」,失去了這位領導人的尊重。有些人則是每次都和他爭論,顯得心胸閉塞,並激怒這位領導人。而贏得這位領導人尊敬的那些同事,都會明智地選擇戰場。他們在可以說「是」的時候說「是」,並在最重要的論點上明智地反駁,如此既顯示他們有彈性,也展現他們對自己的觀點有信心。如果你了解領導人對待簡報的風格,就能準備得更好,得以有效傳達資訊,並回應對方的反駁。

預先規畫不同程度的成功和失敗情況。當然,你應該在走進會議室之前,就確認必須要從這場會議中獲得什麼。但會出現意外情況:不要以不是成功就是失敗的二元方式,來看待這件事。帶著你的「提案」參加會議,並備妥對多種成敗情境的應變計畫。如果對話走向否決你提案的方向,你可以提出原本提案的縮減版本。同樣地,如果你的構想看來可能會獲得採納,你就可以提出一些附加構想,或是提供一些加快時程的方法。總之,要思考如何取得有限的勝利,而不是完全挫敗,設法先保住你的構想,來日再戰。或者最好的情況,是在執行時擴大規模,並加速進行。

進入會議室之後

解讀會議室氣氛,而不是只顧著讀你的筆記。不論是當面進行或線上進行簡報,你都必須解讀一些線索和肢體語言。此時,你應該已經透徹了解自己的簡報內容,因此不會忙亂地查看筆記;你的全副心神應該集中在解讀會議室氣氛,想出合適的開場白,並提防易犯的錯誤。這條法則若是衍生出另一個規則,那就會是「掌握線索,而不是做筆記」。(其實,可能的話就找個人做筆記,好讓你全神貫注在當下。)

保持高度聚焦在你的任務。時間壓力、利益衝突和未預見的情況,可能會讓你無法在會議上順利進行簡報,但請不要失去焦點。你的提案是你的首要任務,也是你出席會議的原因,因此,你應全神貫注尋找機會,推進你的提案。如果談話偏離方向,或者有人提出的問題導致會議脫離主題,或是有人開始大談自己感興趣的話題,你應預先規畫幾種方法,重新引導對話方向,以達到你的目的。既堅毅頑強,又機敏靈活,兼具這兩者是一種難得的才能;當然,你不應看起來死板得像個機器人。但在快節奏的工作環境中,會議經常被打斷或提前結束。請設法不要偏離主題,或是提出不必要的細節,以降低你在妥善說明提案之前遭打斷的可能性。

練習保持沉默的藝術。你已經提出你的構想或問題。討論開始,現在你必須採取高度策略性的方式,來決定是否要插話、何時要插話。上司正在和其他與會人員討論,或是正在認真思索。如果你在錯誤的時刻發言,可能會面臨讓上司偏離思路或惹惱上司的風險。你沒有必要再次強調你所說的沒有錯,或是炫耀你的知識。或者,如果討論走向對你不利,請努力找到最適當時機發言,讓情況回到正軌,而不要一直發言。通常,不要在錯誤的時間說話,和在正確時間說正確的事情,這兩者一樣重要。

無論作了多好的準備,你無法控制的情況,像是不相干的危機、上司當天受到的壓力大小,都會影響到你的簡報。你不能保證簡報一定成功,但提前關注人際關係和互動情況,並提高你對會議現場情況的了解,會使你的成效更高。無論你是向美國總統、長字輩高階主管,或是任何領導人作簡報,都可以在壓力下,以更好的方式傳達恰當的資訊。

(侯秀琴譯)



葛蘭特.哈瑞斯 Grant T. Harris

顧問公司Connect Frontier執行長,為企業提供有關如何在新興市場作生意的諮詢服務。他曾兩度在白宮任職,並在企業、非營利組織、大學和決策環境中帶領進行互動式研討會,主題是如何向總統(或任何高階領導人)簡報。他也是美國西北大學凱洛格管理學院(Kellogg School of Management, Northwestern)全球管理課程兼任教授,以及加州大學柏克萊校區哈斯商學院(Haas School of Business, UC Berkeley)講師。


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