一個簡單矩陣,解鎖待辦清單

Conquer Your To-Do List with This Simple Hack
艾倫.奧斯特 Ellen Auster , 夏儂.奧斯特.魏斯 Shannon Auster-Weiss
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在疫情大流行的影響之下,我們的工作與生活都變得更加忙碌與充滿挑戰,很容易感到不知所措,不確定從何處開始。結合二戰時期的將軍艾森豪,與成功學大師柯維的方法,可以得到一個簡單的矩陣。透過這個矩陣,我們得以釐清每個待辦事項的重要性和緊急性,確定優先順序的架構。這個方式也適用於團隊,讓我們把精力投注在最需要的地方。

新冠疫情大流行,已迫使許多人持續很認真地將各項任務和獲指派的工作分類。例如,改為以遠距方式與團隊共事、努力留住和獲取顧客,或者加速趕工以滿足激增的需求。這只是工作部分而已。在家庭方面,我們繼續應付無數挑戰:設法保持生產力、照顧所愛的親人,以及盡力保持健康。現在,就在我們可能開始找到某種節奏之際,又必須為某種形式的復工制定分階段的計畫。

面對所有這一切,很容易感到不知所措,不確定從何處開始著手。在危機時期(就如同這次),美國前總統和第二次世界大戰將軍艾森豪(Dwight Eisenhower)把重點放在兩個標準:重要性和緊急性。柯維(Covey)使用這兩個標準設計了一個矩陣,讓這個矩陣變得很普及。這個矩陣可以針對目前的情況來調整。其中一個軸是重要性,另一個軸是緊急性。當你需要為你獲指派的工作設定優先順序時,這個矩陣可協助你決定何時把工作委派出去、排除掉,或者延後較不重要的任務,以便專注於關鍵任務。

如何確定優先順序

首先,寫下一份完整的「待辦事項」清單,包括每場會議都是熱門主題的那些工作任務,以及讓你徹夜難眠的任務。把它們從你腦海中叫出來,寫在紙上。如果這件事太繁雜,難以處理,請嘗試根據不同的專案、團隊或領域(例如工作、家庭、孩子)來組織整理這些待辦事項。

接下來,花一些時間界定兩個軸。首先,要了解如何衡量任務的重要性。考量因素可能包括:成功的概率、影響(結果或領先指標)、競爭優勢、價值觀一致性、成本、風險,或者必備項目相對於可有可無項目。然後考慮你要如何衡量緊急性,做法可以是界定時間範圍(例如,今天上午、一天結束時、本週、本月),或者也可以是完成或延後任務的後果或好處。

最後,你必須把那些任務標示在矩陣上。在右上角放入既重要又緊急的任務。這些是最高優先事項,具有時間性且非常重要,必須執行。不要一再談論要去執行這些任務,而應該直接去做。這些任務可能是關鍵的顧客問題,或是供應商庫存期限,或者是從前一週延到現在、如今變得既重要又緊急的待辦事項。

有太多待辦事項時,請設定優先順序

2×2矩陣可協助你做決定。

左上角放入重要但較不緊急的任務。這些任務是你達成目標的關鍵,但不必立即完成。為防止你忽略它們,請安排明確的時間來執行,而且設定一個絕對、較遠的截止日期。這類任務或許是,你必須為即將到來的策略性轉向擬定計畫,安排產品發布後的顧客訪談,或與新員工談談他們最近的情況。通常,如果忽略這些項目,它們會從略為緊急慢慢發展到最後變成十萬火急。

右下角是較不重要的緊急任務。這些任務不是你目標的核心,而常是授權和團隊合作的機會。若要完成這些任務,你可以為一些能促成他人成功的專案排除障礙、鼓勵他人培養自主性,或者與別人合作解決問題。這些待辦事項通常可以在其他人的幫助下輕鬆解決。

最後,在左下角放入較不重要和較不緊急的任務。你應該設法快速解決這些問題。首先應排除過時的任務。至於其餘的任務,你應判斷延後執行是不是正確決定,判斷方式是評估延後的負面影響和後果的可逆性。我們也可以探究,是否能花費較少心力來完成某些任務,藉以把它們轉化成可以很快完成的「快速致勝」。

確定優先順序也適用於團隊

當團隊失去方向和混亂失序時,這個重要性/緊急性矩陣也可以有幫助。以虛擬或面對面的方式召集團隊,使用Zoom白板、便利貼和活動掛圖,一起檢視針對不同象限的提示。

如果你的「待辦事項」清單仍然讓你覺得難以應付,請嘗試再全部檢視一次,找出那些顯然在我們控制範圍內的任務,並享受那種自我賦權(self-empowerment)。對於你無法控制但可以影響的任務,請找出一些具體方式,可用來推動這些任務進展。對於你無法控制也不能影響的待辦事項,請暫時擱置,等待情況發生變化。

在你完成待辦事項、新任務出現,以及我們的環境轉變時,請定期重新檢視和調整這個矩陣,讓它保持動態調整。有了這個緊急性/重要性矩陣,你就可以將精力投注在最需要關注的地方。

(林麗冠譯)



艾倫.奧斯特 Ellen Auster

加拿大約克大學舒立克商學院(Schulich School of Business at York University)策略管理教授,也是約克大學變革領導力(Change Leadership)執行主任。她的研究和諮詢服務聚焦於策略轉變、轉型和業務重整。她已發表超過45篇學術論文和實務文章,以及四本書,包括與麗莎.希倫伯蘭德(Lisa Hillenbrand)合著的《策略敏捷:善於策略變革》(Stragility:Excelling at Strategic Change)。


夏儂.奧斯特.魏斯 Shannon Auster-Weiss

科技新創公司CareGuide旗下共享保姆平台Nanny Lane的主管,以及加拿大領先的產品管理訓練計畫Associate Product Managers的計畫協調人。她曾參加「加拿大創投」計畫(Venture for Canada),這是一項全國性的職涯加速計畫,以培養加拿大年輕人的創業技能。


本篇文章主題自我管理