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隨處都是我的辦公室

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2020年11月號

【個案研究】董事會潛伏陷阱?

Springboard to a Swan Dive
阿吉特.坎比爾 Ajit Kambil , 布魯斯.畢柏 Bruce Beebe
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《哈佛商業評論》的虛構個案,呈現企業領導人在真實情況下面對的問題,並由專家提供解決方案。
擔任某家高科技公司財務長的約翰,受邀加入一家名列《財星》雜誌五百大企業的公司董事會,這似乎是躋身頂尖企業的機會,但等到他開始詢問對方有哪些要求條件,以及可能的不利情況之後,一連串的疑點漸漸浮現出來……

「約翰,我是湯姆.羅素(Tom Russell)。」

「嘿!我居然有這個榮幸接到你的電話,你怎麼會打來?」

「原因恐怕與我們最喜歡的消遣無關。」

約翰.克拉夫(John Clough)是科技公司NetRF的財務長,公司總部位於美國西部猶他州的鹽湖城,湯姆則是備受尊敬的高階主管獵才公司Moore&Swithins(M&S)副總裁,公司位於美東的紐約曼哈頓,他們兩人都很熱中於收藏航空公司紀念品。

「太糟了,」約翰回答,「我以為你可能會想用你的瑞肯巴克航空(Rickenbacker)螺旋槳飛機,換我的環球航空(TWA)調酒棒。」

「哈!其實我有另一種東西可以給你,我想你會同樣喜歡。基準公司(Benchmark)委託我們尋找董事人選,我們認為,你是很棒的候選人。你有興趣嗎?」

約翰感到臉頰熱了起來,心想:「這會有點挑戰性。」

總部位於亞特蘭大的基準公司,主要業務是包裝商品,名列《財星》雜誌五百大企業,規模是NetRF的好幾倍。約翰在NetRF任職已經六年,在這段期間,他憑藉著財務敏銳度和廉潔度,建立全國知名度,至少在知情的圈子裡是如此。有關這位財務長的口碑很令人驚訝,因為NetRF的營收相對不高,2003會計年度為三億美元。但目前這個情勢下,事實顯示,金融界許多最高領導人行事輕率,而約翰在這種環境下建立了聲譽。但還是很少有人會想到,像基準公司這麼重要的上市公司,會選擇約翰擔任董事,約翰本人更是根本沒想到。

約翰把話筒靠在肩膀上,試著設想該怎麼回答,此時,他的思緒回到了商學院的一幕。那是他在麻省理工史隆管理學院(Sloan)的第二年春天,梅隆銀行(Mellon Bank)財務長打電話到約翰的地下室公寓,邀請他出任副財務長。他記得,那時他認為,視訊電話尚未普及是一件好事,因為他家環境簡陋,令他極為尷尬。現在,約翰也有同樣的想法,他一邊想,一邊看著自己磨損的辦公小隔間,時程表和備忘錄草率地分類,凌亂堆在一起。

「嗯哼,」湯姆清清喉嚨,不知道他的朋友是否還在電話的另一端。

「那有什麼條件?」約翰終於回應。

「要經常飛來飛去,要參加在查爾斯頓(Charleston)舉行的春季會議,還有每年在亞斯本(Aspen)進行的外地策略會議。對於在你這個人生階段的人來說,這是很大的榮幸。而且,認識基準公司的董事,對你會有好處。也許可以說服基準公司,購買NetRF的一些產品。你覺得怎麼樣?」

「這當然是榮幸,」約翰說,努力壓抑自己的熱切心情。他告訴自己,要表現得像他們想找的那種堅忍克制的財務長。「你能不能寄給我一些書面資料,說明我的具體職責會是什麼?」

「當然,當然。但不要猶豫太久,」湯姆提醒說,「你要查核的出缺職位是在稽核委員會,他們非常需要你的幫助。」

湯姆掛斷電話後,立即把他們的談話重點記錄到電子資料表中。幾位高階主管已經拒絕了他的邀約,而委託他的客戶,也就是基準公司執行長查理.杜爾(Charlie Duer)逐漸失去耐心。湯姆知道,M&S雖然只有6%的營收來自尋找董事人選,仍必須有效而迅速地處理這類任務。否則企業就不會再委託M&S,執行更有利可圖的尋求高階主管工作。

「他會上鉤嗎?」這位招募人員很想知道。他心不在焉地擺弄著一直放在辦公桌上的日本A6M零式戰鬥機模型。「約翰信任我,」他想,「畢竟,是我引介他進入NetRF的,現在我們是好朋友。他怎麼會說不?」

誘人但充滿未知的機會

約2,000哩外,約翰正在考慮這項邀請。NetRF坐落在鹽湖城郊區,幾乎在瓦薩奇山(Wasatch Mountains)的山腳下,公司是一層樓的模組化建築物。停車場由高高的鐵絲網圍起來;NetRF員工偶爾會看到飢餓的土狼,潛伏在鐵絲網附近。

約翰喜歡滑雪、他的塞斯納渦輪引擎飛機(Cessna Turbo)的分時使用權,也喜歡他的工作,但他明白,這種環境必定有局限。這位39歲的高階主管過去樂於離開東部往西搬遷,但如果條件合適的話,他當然很樂意回到東部,重新認識那些大企業。

NetRF工程師的主要工作重點,就是設計可用於辦公室和家庭的無線通訊設備。最近,公司擴大產品線,開始製造無線射頻識別(RFID)標籤的讀取器。各家企業愈來愈依賴RFID晶片(下一代的條碼),來簡化本身的供應鏈、打擊消費者和員工偷竊行為,並預測產品缺貨情況。NetRF宣稱自家的RFID讀取器,有最靈敏的拾音器、最優惠的價格,以及最低的維修和召回率。

由於公司獲利能力良好,約翰得以說服執行長和董事會將股票選擇權列為費用,而同時期的高科技公司很少這麼做。他因為這麼做,而獲得許多金融界雜誌報導的讚揚。後來,他帶領公司完成股票首次公開發行(IPO),是2001年最成功的IPO之一。該公司僅發行了17%的股份,但募集的資金,讓公司能將生產週期從十一個月縮短為七個月。

加入基準公司董事會的邀約很誘人,但約翰想知道:「這是否超出我的能力?」他在NetRF董事會任職期間,與大型汽車零件供應商Peyton Rim前執行長戈登.特爾福德(Gordon Telford)成為朋友。戈登已經退休,搬到距離鹽湖城不到40哩的帕克市(Park City),住在一棟巨大的滑雪木屋裡。

過去幾年的冬天,戈登邀請約翰和他的妻子蜜西(Missy),週末到他的木屋去滑雪。其實,他們夫妻倆後天會再度開車去帕克市。約翰知道,NetRF和Peyton Rim首席外部法律顧問菲利普.塔德奇(Philip Tedeschi)也會去戈登的木屋。他提醒自己,記得在週末之前發電子郵件給菲利普和戈登;他可以在滑雪時,與他們討論那個董事職位的事。

約翰把視線從窗戶轉回來,集中注意力在自己的電腦螢幕上。他在搜尋引擎中輸入「基準公司」和「財務」,捲動頁面瀏覽搜尋結果。

提出的疑慮

黃昏時,約翰和蜜西的黃色休旅車在戈登家陡峭車道的最高處停下。戈登和他的妻子迎接約翰夫婦,帶他們走進裡面的大房間,並遞給他們每人一杯馬汀尼酒。

「約翰,你會非常喜歡董事會的那些會議,」戈登開始說:「而且你還會學到很多東西。如果當年我的履歷中沒有董事會任職經歷,絕對無法升到我在Peyton的職位。像你這種有發展前途的人,一定要有董事資歷。」

「我同意,」菲利普附和著說。這名律師走下樓梯說:「不過,別低估那個職位的工作。可能要花很多時間,最近當董事每年要花的時間多達250小時。戈登記得的那個年代,情況稍微比較悠閒,而且彼此信任;後來我的法律同業建立了一個小小的產業,業務包括股東代表訴訟、罷工訴訟,還有對董事會提名的代理挑戰。你在NetRF的職責非常重要,或者只是我猜想是這樣,因為打電話很難找到你。」

約翰對於這小小的奚落,不知道應該如何因應,是微笑還是怒視。

「你會有時間研究他們寄給你的一大堆報告資料嗎?」菲利普繼續說:「你知道他們會不會像有些公司現在那樣,希望你每年參觀幾座工廠?」

「我不確定參觀或開會的事,」約翰回答,「湯姆告訴我,我應該在12個月內購買五千股的股票,但願這些股票會上漲。」

「天哪,菲利普,你把董事職位說成是一種負擔,而不是特權,」戈登評論說。

「這比以往都更像特權,」菲利普說:「沙賓法案(Sarbanes-Oxley)和目前法院更嚴厲的作風,都讓董事負起重大職責。但也伴隨著風險。」菲利普開始解說法律現況,最後大概說明他最了解的地區,「你知道,猶他州對企業很友善,這裡的董事受到保護,即使企業的公司章程,並沒有把豁免權擴大到陷入麻煩的董事。基準公司在哪裡登記註冊?當然,它的股東到處都有。」

菲利普列出一連串不加入董事會的有力理由,約翰覺得很奇怪,「他為什麼這麼擔心我的處境?我又不是他的客戶。」

「如果我加入基準公司董事會,NetRF不是會受益嗎?」他問。

「嗯,你別想要向他們銷售RFID產品,」菲利普回答,「否則會違反你獨立董事的地位。」

「我想我們已經確定,未來大部分的成長,會來自對零售商的銷售。我們想從基準公司的角度來了解零售業,所以我認為,這可能是很好的學習經驗,」約翰說。

「不過,我想知道,你對基準公司到底了解多少?」菲利普問,「我可以提醒你注意一般性的問題,但你還是得盡量找到有關基準公司情況的所有資訊,包括未決訴訟、任何有關環境的問題,還有你的同事會是哪些人。你應該先弄清楚你和他們能不能合得來,然後再做決定。我會給你一張小抄,列出你應該要問的問題。」

「我認為,我們應該要知道,他們提供哪一種董事及高階主管責任保險,」蜜西插話說。她是當地一家會計師事務所的合夥人,一想到約翰和她建立的一切可能被拿走,就感到很不安。

「蜜西、菲利普,你們真讓我沮喪,」戈登打斷了這場談話,「我們換個話題。有人會雕刻雉雞嗎?」

安排正式會面

「他想做什麼?」基準公司稽核委員會主席林頓.弗茲(Linton Folds)驚呼。

「他說,他要跟你的委員會開會,另外還要跟查理開會,然後才能給我們答覆,」湯姆說。他希望手機上的靜電,不會模糊掉他的訊息。將近兩週前,約翰飛往亞特蘭大,去跟提名委員會開會。那次拜訪很友好,但從約翰的角度來看,那次見面並沒有提供應有的資訊。

「拜託,別鬧了!我知道稽核委員會只有我們三個人,但實在很難讓大家的行程表剛好都能配合,」林頓惱怒地說。

「約翰很精明,」湯姆回答,「他知道你們更換了很多高階主管,也知道你們的一些爭議。」

「我想這是可以預料到的,」林頓漫不經心地承認。在沙賓法案後,為了加強股東信心,基準公司必須證明它已為稽核委員會指定一名財務專家,而約翰似乎符合這個要求,他會取代林頓,林頓將退出委員會。

「我會催瑪麗和西格在接下來的兩週內找出時間,」林頓告訴湯姆,「我們會在麗思卡爾頓酒店(Ritz-Carlton)訂一間套房,讓他先跟查理見面,接著再跟我們碰面。」

不甚理想的談話

上午7點,約翰與基準公司執行長查理在該公司位於市區的總部開會,會議並不順利。查理和約翰一樣都有財務背景,因此,他們就像兩個會計專家在爭論基準公司的理想資本結構,而不是一位執行長和一位準董事在討論。當約翰提到想與幾位事業部經理和新任財務長聊聊時,查理非常生氣。他上任才六個月,每天壓力都很大。

查理是在基準公司前執行長、財務長和審計長被解雇後進公司的;公營的員工退休基金,質疑基準公司認列收入的方式。一些分析家認為,基準公司的獨立董事們,解雇該公司的高階主管,可能反應過度。但公司業務前幾季強勁復甦,查理覺得有壓力,必須要向董事會證明,聘用他並沒有白費。

上午8點25分,約翰回到麗思卡爾頓酒店,與稽核委員會成員會面。

「你好嗎,約翰?我是瑪麗.托利弗(Mary Tolliver)。這是西格.拉斯姆森(Sig Rasmussen),這是林頓.弗茲。」

約翰事前在網路上查了資料,發現瑪麗是建設家銀行(Builder's Bank)的行銷執行副總裁,西格是服裝連鎖店黛利拉(Delilah's)的創辦人,而林頓曾經領導基準公司直到1996年,在那些高階主管被解職後又回任。「在查理獲聘之前,林頓在經營時總是注意每個小細節,」瑪麗主動說:「如果西格或我不能回答你的問題,林頓一定可以回答。」

「這樣很令人放心,」約翰說:「因為我和提名委員會見面時,並沒有機會仔細查看帳目。的確,我在上市公司的經驗有限,但我已經待了夠久,知道怎麼應付大眾的嚴格審查。我想這方面我一定可以對你們有些幫助。

「首先,我們來談談收入認列的問題。基準公司列出的擔保索賠率(warranty-claims rate)是否反映了實際情況?每個季末都有大量的銷售訂單。我看到這一點時,想再看看銷售分類帳。你們也有仍被視為資產的應收帳款,儘管這些應收帳款的期限很長。」

西格笑了。「瑪麗和我不是會計師,所以我們需要你,好讓我們按規定做事。」

「我聽得出你有疑慮,約翰,」林頓插話,「而且我猜,你擔心的,不僅僅是維持基準公司的利潤和聲譽,但你沒有什麼好擔心的。」林頓強調關注德拉瓦州的司法發展情況很重要,而基準公司是在德拉瓦州登記註冊的。「你對基準公司有忠誠義務(duty of loyalty),這表示你代表公司行事,而不是代表你自己;你也有注意義務(duty of care),這基本上是要求你必須出席各項會議,並且多加注意。你只要做到這些事情,法院就不會質疑你的商業判斷。」

約翰臉上的表情顯示,應該要有進一步的保證。「請記住,」林頓繼續說:「我們並不是要你當我們的財務長。當然,你是專家,但我們也希望你仰賴其他專家,例如我們的新稽核機構Walters&Bluitt。」

「查理也是這麼想的嗎?」約翰看著瑪麗問道。

「董事會並不對查理負責,」她略顯僵硬地回答,「董事會成員不是他挑選的。聽著,約翰,沙賓法案開啟了一個新世界,對遵守法規的企業更安全的世界。而且,你在稽核委員會任職,就會比任何人都更清楚、更快就知道有哪些問題。」

大約一個小時之後,約翰與其他人交換了聯絡資訊,和大家握手之後,就走向飯店大廳。

「你認為我們通過面試了嗎?」約翰離開後,瑪麗問其他人。

前景是否明朗?

約翰等待麗茲飯店門口的員工為他叫計程車時,他的手機響了,是蜜西打來的。

「你打來的時間太剛好了。五分鐘前我才離開他們。」

「那麼,你的問題有得到答案嗎?你覺得如何?」蜜西問她丈夫。

「嗯,這要看你怎麼看這件事了。如果當董事只是另一個獎杯,有收藏價值,就像我上個月購買的Fokker DR1高度計一樣,那我們也許就可以輕鬆坐著,看著我們的淨資產提高。但如果這是一場冒險,就像我們去年開著塞斯納飛機到墨西哥的那趟旅行,我就有機會培養駕駛技能,但途中可能會有一些顛簸。」

就在這時,計程車停下來。約翰跟蜜西說再見,坐進計程車,然後請司機載他到迪卡爾布–桃樹(DeKalb-Peachtree)機場。到達機場後,他坐進他塞斯納飛機的飛行員座位,啟動引擎,將飛機對準跑道,展開西向之旅的第一段航程。

問題:約翰是否應該加入基準公司的稽核委員會?

應婉拒的四大理由

約翰.奧爾森 John F. Olson:曾擔任美國律師協會(American Bar Association)商業法部門的公司治理委員會主席。他經常就公司治理議題發表演講、撰文和教學。

約翰對於加入基準公司董事會應該三思,而且他或許應該拒絕,主要理由有四個。

第一,雖然基準公司執行長查理的財務背景與約翰相似,但查理和他的公司,似乎更偏好西部大膽風格的財務報告,而約翰和他的公司不是。在現今的公司治理環境下,在挑選董事會成員時,獨立董事應扮演最重要的角色。董事與執行長之間若相處不融洽,就無法發揮預期的功能,受到諮詢的頻率也會不如預期。

第二,面對約翰提出有關公司財務報告品質和透明度的合理問題,現任董事並沒有正面回應,而是輕率地為約翰提供關於董事法律責任標準的祕方,他們沒有體認到這不只是約翰的責任,也是他們自己的責任。

第三,NetRF是否會獲得約翰預期的好處,情況還不清楚。如果NetRF把大量的RFID讀取器賣給基準公司,根據證券交易法規,約翰將失去獨立董事的身分,進而喪失在審計委員會任職的資格。往昔董事的高檔生活和擦亮履歷表的效益,也不是接下董事職務的好理由。

第四,約翰的財務背景,可能讓他成為審計委員會的關鍵人士,並負責管理該委員會與外部審計人員的關係。結果可能會導致他投入更多時間。如果發生任何股東訴訟或政府調查,他也將是最先被傳喚作證的人士之一。

不過,約翰可能也有很好的理由加入基準公司董事會。他可以學到更多有關零售業的事務,以及大型上市公司的內部控制和財務報告實務。至於約翰擔任基準公司董事,是否會干擾他對NetRF的忠誠和責任義務,應該由NetRF的執行長和獨立董事來進行最終判斷。

如果約翰和NetRF的執行長與董事會得出的結論,都是約翰成為基準公司董事的好處高於風險,約翰就應該完成一些關鍵項目的基本審查。他應該把基準公司董事會和委員會開會的時間表,與他自己在NetRF的時間表進行比較。特別是對財務長來說,季末、年度財報公布、證券交易委員會報告截止日期,都是最忙碌的時間。約翰是否能同時兼顧兩邊的職責?應該請經常處理這類問題的律師(也許是菲利普),來審閱基準公司的公司章程、細則、董事及經理人保險政策,以確定基準公司董事是否有獲得足夠的責任保護和保險範圍。

約翰也應該會見基準公司的新任財務長,以及外部審計機構的的查核團隊,並評估他們執行透明報告的情況。而且,正如他顯然已著手進行的那樣,約翰應該閱讀過去12個月內發布、具代表性的分析師報告和新聞報導,以清楚了解金融界對基準公司的看法。他也應該取得基準公司最新財報、季報和年報等,尤其要注意在會計原則,或有事項(contingency)的附注、「管理討論和分析」部分有出現哪些更動。

加入另一家公司董事會的決定,與決定和該公司成立合資公司一樣重要。 兩者都可能讓個人和公司的聲譽及未來,面臨風險。

應深思的四個問題

大衛.柏格 David J. Berger:律師事務所Wilson Sonsini Goodrich&Rosati的合夥人,事務所位於美國加州帕羅奧圖(Palo Alto)。他曾代表惠普公司(HP)成功贏得收購康柏腦(Compaq)的委托書爭奪戰。

即使在當今這樣的時代,受邀擔任像基準公司這類企業的董事,仍是很大的肯定。受邀擔任審計委員會主席,更是令人印象深刻。遺憾的是,正如約翰與菲利普的討論指出的,是否要接受這樣一個職位,並非容易做出的決定。我贊同戈登對任職董事會的正向看法:一般來說,只要你願意妥善執行職責,那麼接受董事職位的好處會遠大於風險。約翰若要弄清楚自己想要什麼,以及是否能妥善執行職責,就必須問自己四個問題。

最重要的一個問題就是:「我有時間擔任這個職務嗎?」約翰擔任上市公司的財務長,工作必定已經非常忙碌。他必須決定是否願意如此額外付出。

假設他有時間為董事會服務,接著就必須問自己:「基準公司這樣的企業是否適合我?」不應讓有關這家公司會計違規的指控,阻止約翰成為董事,但他應該更深入了解,董事會和管理階層如何分析這類違規行為,以及公司的決策流程,是否符合他的專業標準和道德標準。他也應該諮詢NetRF的律師,以判斷自己若在基準公司的董事會任職,是否會引發利益衝突。基準公司無法承擔新任命的審計委員會主席辭職的代價,因此董事會必定會接受他提出的任何改革措施,因而保護他不會陷入職業上令他尷尬的情況(或更糟的情況)。

約翰若是在這些方面可以放心,接著就必須問自己:「我能否自在地扮演自己被要求扮演的角色?」約翰擁有財務和會計專業知識,而且,基準公司需要審計委員會成員,這些理由還不夠。約翰應該思考自己是否能為這個職位設定正確的期望,以及自己的個性是否適合這個工作。例如,在行使NetRF財務長的營運職責之後,他對於以監督為主的基準公司董事職責,是否感到自在?他與執行長查理的口角顯示,他可能不會感到自在。他是否能自在地提出新董事必須提出的基本問題,以便了解公司的經營方式?同樣地,約翰的冷靜固執和嫻熟財務,也顯示他可能不會感到自在。但約翰似乎真的願意提出一些管理階層不想聽到的問題,這是成為優秀董事的必要條件。

約翰必須自問的最後一個問題,是古巴導彈危機時尼基塔.赫魯雪夫(Nikita Khrushchev)問自己的一句話:「基準公司是否為最壞情況做好準備?」為了找出答案,約翰必須運用自己的財務專業知識,搜尋基準公司過去幾季的資產負債表,看看是否有任何潛在問題。他也應該讓律師確定,如果作為董事被起訴,基準公司的董事及經理人保險政策和賠償協議,是否會為自己提供保護。

即使在今日的商業環境中,董事若能投入時間,真誠行事,並具備理解公司業務所需的技能,就可以將個人責任風險降到最低。他們也從任職董事會當中獲得無形的好處,其中有一些可能很有價值。在約翰的例子中,這類好處包括接觸到各式各樣的商業問題,有機會建立個人和專業人脈,也可能會得到一些樂趣。

(林麗冠與劉純佑譯自 “Springboard to a Swan Dive” HBR, February 2005)



阿吉特.坎比爾 Ajit Kambil

任職於德勤(Deloitte),撰寫本個案時,擔任德勤旗下研究機構的全球總監,派駐在美國波士頓。


布魯斯.畢柏 Bruce Beebe

位於紐約的德勤(Deloitte & Touche)公司治理中心研究總監。


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