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面對面會議比較有效率?打破迷思,跟上全球商業新賽局與工作新常態

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疫情已經永久改變了工作型態。當遠距工作、遠距會議成為回不去的「新常態」,也對企業帶來了管理思維、組織文化與工作流程必須跟著翻轉、改變的挑戰。

全球疫情尚未見到終點,但改變已經發生,尤其是在工作型態上,當遠距協同工作、遠距會議成為疫後「新常態」後,企業將打破過往傳統的剛性組織,從由上到下的集中式管理走向「分散式管理」,跳脫既有職能、結果導向的工作團隊與可重組的組織架構,才能夠協助企業適應疫情後被重塑的商業環境。國際市調機構IDC台灣總經理江芳韻點出,在這樣的組織中,透過企業建構的智慧協作環境,加上嚴密防守的資安把關,將大幅提高人與人、人與機器共同工作效率,創造出最佳的協作表現。

打破迷思,導入正確數位工具縮短轉型陣痛期

根據IDC統計,在後疫情時代,全球有60%的企業主確定會走向「遠距工作」的新模式,反觀台灣因為國內疫情相較趨緩,少了「被迫」遠距工作的壓力,卻反而因此出現警訊!台灣微軟Microsoft 365事業部副總經理陳慧蓉就提醒,在被許多管理學家引用、同時也是史上最暢銷寓言經典《誰搬走了我的乳酪?》一書中就點到,如果沒有居安思危、快速試錯,願意跳脫舒適圈的勇氣,就很容易錯過成功的契機,因此,台灣企業主應重視這個問題,以免與數位轉型新動能的關鍵時刻擦身而過。

圖/台灣微軟Microsoft 365事業部副總經理陳慧蓉。

「剛開始公司要推動數位轉型,全面使用Microsoft Teams納入工作流程,的確需要一些時間去適應,但過了這個適應期後,發現工作效率提高很多!」陳慧蓉以自身經驗有感而發地說,也正是這股「適應期」讓許多台灣企業面對數位轉型時遲疑不定,尤其是台灣疫情趨緩,員工大多都已回到辦公室工作下,許多企業主會認為「疫後我們公司就不需要遠距工具了」、「面對面會議比遠距會議更有效率」、或是「看到員工工作才是真的有在做事」,但真的是如此嗎?

實際上根據統計,不管是否遠距工作,高階主管平均每天要花4.5小時開會,然而有高達91%的員工會在會議中開其他視窗,有73%的員工會把其他工作帶到會議上做,加上長時間會議帶來的疲倦感,最終導致有57%的會議根本效率不彰。「面對面的會議若沒有妥善強化效率並善用數位工具,效率上並不會比遠距會議來得高。」陳慧蓉一針見血地點破許多企業主管的錯誤迷思。

Microsoft Teams助企業保持高效生產力、節省成本

陳慧蓉以自己的管理經驗分享,團隊成員在公司鼓勵下熬過適應新工具的陣痛期後,漸漸發現Microsoft Teams帶來的巨大好處,就好像是「開了一扇任意門」,讓員工能隨時隨地參與會議,而且透過會前預告功能,標示出會議議題以及與會者任務分工,預做準備,讓會議更聚焦,會議中可以一邊開會一邊共編檔案,縮短找資料及檔案分享的時間,以及會後專案進度控管的一站式解決方案。江芳韻也分享IDC使用Microsoft Teams經驗,即使開會當下無法參與,也能透過會議錄音、即時稿與翻譯的功能,可以幫助員工突破語言限制、掌握會議重點,快速跟上團隊進度,讓員工更能彈性調整工作配置。「優秀的工作者擺脫了時空限制後,會展現更大的工作熱忱與效率!」陳慧蓉強調。

「而且根據國際市調機構Forrester調查顯示,企業在導入團隊協作平台Microsoft Teams後,大幅減少會議時間,連帶讓決策者的決策時間也跟著縮短17.7%,不只時間成本下降,實際支出也跟著大幅縮水,根據統計,3年內,平均能讓一家企業省下將近7百萬美元的營運成本,而且可以省下一年多達150趟的過夜出差。」陳慧蓉也點出了企業主重視成本效益上的優勢!

賦能員工+安全高效的數位工具,成企業未來應戰秘密武器

圖/IDC台灣總經理江芳韻。

想要導入數位工具、成功啟動遠距工作新模式,該如何開始?江芳韻認為,必須先建立信任、開放的企業文化,並打造一個重視安全、隱私的工作環境,讓公司內部成員可以安心的在其中溝通,才能往上建構一個健康的上下階層交流平台,讓管理者有機會看到基層員工的價值。江芳韻強調,「因為現在遇到的問題都是新的,如果沒有激發出新的點子,就很難做出最好的處理」,像是即將成為職場主力的千禧世代,他們具備靈活應變的特質,加上數位工具激發的火花,或可提供企業主決策時的不同思維,來面對不可預測的未來變局。再加上高階主管對員工從「同理共情」的角度,來思考如何對團隊做最好的管理,滾動出規模化的高效能員工,當員工集體決策參與程度變高,就有助於提升生產力,幫助台灣企業能在這場重塑未來商業面貌的賽局中,搶得一席之地。



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