讓居家工作也能公私分明

Building Work-Life Boundaries in the WFH Era
南西.羅絲巴德 Nancy P. Rothbard
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攝影:瑪麗安.阿塔納索夫(Mariyan Atanasov)
過往在職場,有兩種工作形態的區分:習慣在工作時間處理私事,也能在私人時間處理公事的「整合者」;與偏向徹底劃分公私時間的「區隔者」。因為疫情而導致大規模的在家工作狀態,對這兩種類型的工作者都產生影響。本文透過「時間」與「空間」兩種層面,指導這兩種類型的員工如何順應現況,也協助領導人適度掌握,並協調這兩者的工作狀態。

在過去,能夠說服主管遠距工作是個好主意的員工,就能擁有這個選項。但在新冠疫情發生後,一切都變了。

對許多人來說,有了科技的幫助,可以非常順利地轉換成遠距工作,這類科技包括快速的網際網路、智慧型手機、影像和電話會議等。然而,讓遠距工作成為可能的那些科技,也造成工作與家庭的角色界線變得更容易跨越。員工經常必須在家人也要在家工作或學習的情況下,參與電郵、Slack、視訊會議。使這種改變更複雜的是,許多知識工作者似乎是一夕之間就收到命令,必須在家工作,而非經過深思熟慮的計畫,能讓員工做好足夠的準備,或者主動選擇加入。所有這些因素加在一起,使人們更難將心思抽離工作,或在下班後恢復精神,也使人們必須更積極地管理工作與家庭間的界線。

我過去二十年來的研究,很多都在探討我們如何形成並管理人生不同部分之間的界線。隨著許多知識工作者與他們的主管必須遠距工作更多個月,很重要的是,應該去了解你與員工在較傳統的辦公室環境中,如何在工作與家庭之間的界線切換,以及強制在家工作會如何影響這些做法。唯有這麼做,你架構出來的遠距工作模式才能既有生產力,長期而言也能尊重每個人設立的界線。

辦公室裡的整合者與區隔者

回顧你以前在辦公室工作的日子,也許你的家人會順道去辦公室看你,或你常會把工作帶回家。或者,你也許曾嘗試分開工作與家庭,在工作時接公務電話,在家裡接家務電話。這些偏好分別被稱為整合(integration)和區隔(segmentation),而這兩者是關鍵要素,會影響我們以什麼方式在日常生活的界線間切換。整合者,就如上述第一個例子顯示的,往往會模糊掉工作與家庭之間的界線,區隔者則會盡力維持清晰的界線。

一般來說,整合者與區隔者必須處理兩個關鍵面向:時間與空間。了解這些面向,能讓你大略知道自己屬於哪一個類型。

時間。整合者通常很樂於在「家庭時間」執行工作任務,在「上班時間」做家務事。他們經常在下班後工作,並在上班時間處理私人事務,例如付帳單或預約看診。整合傾向明顯的人,晚上在家時可能會接工作電話,但也一定會出席早上10點的家長說故事時間,即使那是平常的工作時間。

相反地,區隔者會盡力在上班時間專注工作,家庭時間專注於家庭。區隔傾向明顯的人,致力在工作時處理完工作電話,即使這表示要工作得晚一點,而且他們可能只會在午餐休息時段,參與家長說故事時間。我與翠西.杜馬斯(Tracy Dumas)和已故的凱薩琳.菲力普斯(Katherine Phillips)共同進行的研究也顯示,如果能有彈性時間,區隔者會更快樂且更投入工作,因為這讓他們能在工作與家庭間保有明確的區別,以保護自己的時間。

空間。整合者往往更習慣模糊的空間界線。他們更善於在家工作,而當他們在辦公室工作時,更有可能展示家人的照片。的確,我的研究顯示,整合者若是能夠使用結合了這種空間區分的措施,例如公司附設托兒所,就會更快樂,而且對組織更忠誠。然而,區隔者喜歡讓這些空間維持分開。他們有時會以不同的行事曆來分隔工作與家庭,甚至為各個空間配置不同的鑰匙圈。雖然區隔者不太可能一開始就有居家辦公室,但如果他們被要求這麼做,可能會需要在工作與家庭間設立實體屏障,像是有門的房間。

大體上,這些時間與空間的差異,也代表整合者更有可能分心或被打斷,因為他們通常容許工作與家庭活動重疊。然而,區隔者往往能極度專注於優先任務,因為他們在工作與家庭之間維持更嚴格的界線。不過,比起區隔者,整合者更容易在不同角色間轉換,即使在新冠疫情之前就是如此。

那麼,當員工被要求在家工作,這兩種工作風格的特質與需求會如何變化?我觀察到,現在這兩種工作類型都面臨一些新挑戰,並提出一些實用的解決之道。

新冠疫情時代的整合者與區隔者

今日,區隔者想要區分工作與家庭生活的強烈渴望,在居家工作的狀態下幾乎無法實現。至於整合者,如果過去從未感到需要區隔工作與家庭,但現在可能必須區隔,那麼工作與家庭的界線像這樣突然全都交融在一起,界線變得模糊,會令他們難以應付。以下是區隔者與整合者(以及他們的主管)必須重新思考的時間與空間議題。

時間。無論你是整合者或區隔者,為你的時間設立界線都很重要。這對於渴望明確界線的區隔者來說比較容易。整合者可能就要建立更多行事曆與例行公事,來磨練這項技能。

尤其是堅守預先安排好的工作時程,對區隔者很重要,這讓他們有掌控工作生活的感覺,特別是在家工作時,周遭都是會讓他們想起家人的事物。但仍然很重要的是要體認到,你可能會需要根據你照顧家人的職責,來調整任何預先安排好的時程。與家人、同事協商出你的「上班」時間,並好好遵守,能協助你按部就班工作,改善在家工作的感受。

第二項技巧,也許有助於區隔者滿足擁有明確界線的需求,那就是著裝上班,無論這表示你要如何裝扮自己。也許你可以打扮得比較像是在悠閒的週五去上班,而不是整日穿著睡衣和運動服。這樣能幫助你抽離,感覺像是「要去上班」,特別是一旦你關上居家辦公室的房門,感覺又更逼真。

另一方面,整合者也許不需要嚴謹的時程表。他們穿著睡衣工作可能很有生產力。但是在家工作時,他們也必須設下一些界線。例如,他們必須刻意保留時段來參與重要會議,或獨自專注工作。若要這麼做,也許需要重新安排行程,以配合家人的時程安排。

至於時間方面,主管對員工的行為也必須改變。例如,在疫情大流行之前,某位區隔者的上司也許會要求他在下班時間回覆電郵。現在,這位上司也許想將互動升級成隨時都能視訊通話,但區隔者可能比較想要用語音通話或電郵往返,以免妨礙到家庭生活。一名身為整合者的主管,也許很難接受區隔者的顧慮,因此必須釐清,哪些慣例做法能幫助每位團隊成員發揮最佳表現。

要做到這一點,領導人能採取的一種方式,是詢問員工比較喜歡的開會時間與形式,並且理解如果每位團隊的時程表與需求都不同,就無法讓每個人都以自己最喜歡的形式進行。例如,主管可以告訴團隊:我想盡可能提升所有人的專注力,你們認為哪個時段你一直都有空?如果大家的時程表各不相同,你就應每週讓大家票選出最佳時段,但要輪流選擇不同時段,確保沒有團隊成員總是被迫接受最不喜歡的安排。

空間。無論你是整合者或區隔者,都必須慎選在家工作的空間,但這兩種人在家中設立工作區的位置可能不太一樣。整合者也許很樂於在住家的中央設立居家辦公室,像是廚房或餐廳,這些位置讓他們能留意家人的動向。然而,就像我之前提及的,如果情況允許,區隔者應該選擇有門的房間。他們也該注意辦公室裡與家庭有關的物品,考慮將它們移到別的房間,以免家人在他們工作時進來房間找東西。

主管若要協助區隔者更順利處理界線的挑戰,可以定期清楚說明團隊成員必須完成的目標與任務。這麼做有助於讓工作本身建立結構;這不一定能明顯影響有關空間的顧慮因素,但確實能盡量減少與模糊界線有關的壓力,讓區隔者更容易調整適應共享空間。

主管也應更包容和鼓勵區隔者,讓他們以符合自身需求和偏好的方式工作。如果有整合者在出席虛擬會議時,必須照顧小孩或其他家人,請了解對這位員工來說,將全部的自己都帶進工作之中非常重要。如果可以讓他們展現這一面的自己,並且知道會被接納,他們對組織會更滿意且更忠誠。

在家工作的常規,會因為疫情出現什麼變化

請記住,這次疫情期間強制在家工作的規定,有一個最獨特之處:在辦公室工作與遠距工作的人,只有很細微的區別,甚至沒有區別。許多公司的大多數人正是後者。這帶來幾項優點。

首先,主管不會再揣測人們想要在家工作的原因,這在過去可能會導致人們對某人的組織忠誠度,做出偏頗的推論。第二,員工對於錯過資訊與被忽略的憂慮,可能會降低,或者大家的情況都一樣,因為沒有人在辦公室。因此,FOMO(害怕錯失)減少了。

但這也表示,主管與員工必須更刻意努力建立與維持關係。安排虛擬「茶水間」時間,能讓團隊成員有機會交流近況,並更了解彼此。非正式的聯繫與關係有助於促成更有效的溝通,讓人們在溝通時即使分隔兩地,也能解讀彼此的意思。

這次的新冠危機,讓許多主管與組織,拓展了對於「哪些工作可以遠距進行」的看法。這可能導致更多主管更能接受在家工作的選項,為許多員工創造未來提升工作彈性的機會,而我們知道,區隔者對這一點會特別高興。

同時,新冠疫情的世界中,工作與生活的界線極為模糊,這也許會推動社會觀點朝向「整合這兩者是常態」發展,特別是那些源於工業革命認為工作與家庭必須分開的觀點。小孩打斷工作談話,也許不再那麼讓人忌諱。知道同事的家庭生活,也許這一點會變得可以接受,甚至在預期之中。

這麼做有潛在的成本與好處。一方面,與同事不一樣的團隊成員,像是在種族、社經地位或其他與身分相關的層面不一樣,也許會覺得難以應付這種隱私變少的情形。另一方面,有了組織的支持,這也許可協助那些不一樣的團隊成員找到一些策略,以揭露他們文化背景的一些面向,讓隊友能以更理想的方式與他們建立關係。

此外,讓別人稍微了解我們的家庭生活,也可讓區隔者更容忍家人的打擾,包括來自他們自己家人和來自同事家人的打擾。整合者也許會發現,在接受考驗時,他們對於模糊工作與家庭界線的程度,發展出新的界線,並找到方法可以運用區隔策略來改善在家工作的成效。在這些極端情形下,整合者與區隔者在一段時間之後,或許能逐步建立更深刻的見解與更廣泛的技能。

我們仍在探究,哪些與工作無關的話題愈來愈被接受,而哪些可能太超過了,以及更廣義來說,在家工作對打造團隊和真誠產生了什麼影響。隨著你與你的團隊和公司開始發現並探索這些議題,請質疑為何某些事物感覺比另一些事物更恰當。正如這種強制不進辦公室的生活告訴我們的,許多人對於工作與家庭應該分開的一些假設,已被證實其實缺乏根據。

隨著許多員工開始零零星星回到辦公室,最終,其中有些發展動態會繼續存在,有些則會改變。渴望重新建立工作與家庭之間界線的區隔者,也許會比整合者更容易接受搬回辦公室。但主管應該注意,必須定期與仍在家工作的員工溝通說明辦公室裡發生的事情。這種混合形式的遠距工作,讓清楚溝通與定期確認進度變得比以往更重要。此外,虛擬茶水間對於形成與維持人際關係,也變得更加不可或缺。

雖然新冠疫情導致我們面臨危機,讓工作與家庭界線模糊不清的挑戰更嚴重,但也讓我們以更有系統的方式,思考要如何面對工作空間的彈性與遠距工作。現在正是時候,可以更了解自己與團隊伙伴的整合者與區隔者傾向。領導人若能了解每個人在家工作的最佳方式,未來隨著我們發展出更好的新工作方式,領導人就能把這次的意外危機轉化為機會。

(游樂融譯自2020年7月15日HBR.org數位版文章)

2020年9月數位封面故事「居家工作新常態」系列文章:

系列文一:〈我們真的需要辦公室嗎?

系列文二:〈有辦公室不如無辦公室?

系列文三:〈微軟切換遠距模式,工作形態大不同

系列文四:〈讓居家工作也能公私分明〉



南西.羅絲巴德 Nancy P. Rothbard

美國賓州大學華頓商學院(Wharton School, University of Pennsylvania)管理學系講座教授與主任。她研究人們如何在個人生活與職業生活的界線間轉換,以及科技如何改變我們的工作方式。


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