【管理用聽的】用近藤麻理惠的整理心法,清理企業數據

Tidy Up Your Company's Data Marie Kondo-Style
1號課堂 Class One
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整理達人近藤麻理惠,居家或個人清理的專長家喻戶曉。但你知道嗎,處理企業內部日積月累的數據資料,也可以沿用近藤麻理惠的整理心法。你可以將近藤麻理惠的六項整理規則,逐一應用在企業上,讓領導人從分配預算開始,到留下「令人喜悅」的有用資料,實現有效率的資訊管理。

你一定沒想過,企業在管理自家的數據資料方面所面對的挑戰,跟整理個人雜物很類似,只不過規模大得多,而且要求更複雜。

多年下來,多數的大型企業都累積了好幾千兆位元組的「資料」,像是網路日誌、舊的電子郵件、過時的顧客檔案,這些資料都是在日常業務過程中收集的,可能再也不會派上用場。隨著資料累積的速度持續加快,對於這種不斷擴張、像山一樣多的數位資料,相關的法規和法律要求也不斷升級,使得資料清理躍升為企業的首要任務。

儘管在家中清理垃圾與在企業中清理資料,進行的規模和難易程度有非常大的差距,但我們還是可以將近藤的六項整理規則應用在企業上。該怎麼運用呢?請聽以下說明。

原則一:下定決心整理

在進行清理時,一開始先下定決心很重要,否則各項努力可能會失敗,熱情也會逐漸消失。成功的資料清理計畫,需要最高階主管投入支持,包括分配適當的資源和預算。設立「資訊治理」委員會,有助於確保這項專案長期的成功,委員會成員應包括不同的利害關係人,來自法律、法規遵循、紀錄管理、隱私、安全,和許多不同的業務部門。

原則二:想像你(或是公司)的理想生活方式

近藤建議,要設定明確的目標,否則整理行動可能很快就會失去意義,清理公司的資料也不例外。你應該設定目標;規劃並遵守流程;定期評估進度;不怕困難,持續進行。

此外,在最初的清理流程之後,必須有一個長期且持續的計畫。否則,你的資料會迅速回復原本的混亂狀態。

原則三:先丟棄

近藤主張,要把焦點放在擺脫不必要的物品上。這是個很有用的建議,適當刪除資料,是讓清理更有效率的方法。例如,在將資料移到雲端之前,先確定有哪些是不必要的、可以刪除的檔案。將不需要的資料先刪除,就不用浪費金錢和時間,把「垃圾」移到雲端。

原則四:根據物品類別,而不是位置來整理

在居家整理時,近藤主張應該按照衣服、雜物等物品的類別進行整理,而不是依照居家空間,一個房間一個房間的整理。

類似的規則也適用於企業界,尤其是在處理全球化的資訊科技平台時。如果全球各地的辦公室都使用相同的資料平台,例如電子郵件,那麼最好一次處理全球所有電子郵件,而不是一次整理一個國家的所有資料。

原則五:遵循正確的順序

近藤建議,你應該從最簡單的物品類別著手。在家中,最簡單的類別是指衣服;在企業內部,這種方法也很合理。人們應該從較簡單的資料類型開始,像是內部檔案硬碟。接下來,你可以處理電子郵件、即時訊息、社群媒體資料,最後再進入更複雜的環境,像是雲端應用程式、工作日誌、企業資源規畫系統的資料、電腦等各項設備產生的資料等等。

原則六:問問自己,這項物品是否能「觸發喜悅」

一般並不建議用「情感」當作資料使否該保存的衡量標準,但其實「觸發喜悅」這個概念,可以貼切地反映在公司環境中,只要你把「喜悅」定義為公司的某項成就。

以上摘自《哈佛商業評論》全球繁體中文版,主題為〈近藤麻理惠助你整理企業數據〉。這六項原則包括:第一、下定決心整理;第二、想像理想的生活方式;第三,先丟棄;第四、根據物品類別,而不是位置來整理;第五、遵循正確的順序;第六、問問自己,這項物品是否能「觸發喜悅」。



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