我的部屬是公司高層的親屬

How to Manage Someone Who's Related to the Boss
尼哈爾.查亞 Nihar Chhaya
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若你的直屬部屬,是公司高層的親戚,在管理上該如何施展,才能盡可能面面俱到,不至於缺乏自信,並讓其他成員感到公平,順利通過政治敏感地區?你可以採取三項策略:和部屬真誠地談話;採取行動處理有關公平的問題;對於批評要尋求觀點一致,而非尋求贊同。如此,你就可以成為高效能、有自信的上司,同時把周遭每個人的政治敏感度都納入考量。

你若是在大型組織擔任主管,你的成功不僅有賴於團隊的成績,還取決於你的上司,以及其他高階主管對你領導風格的評價。公司評估你的晉升潛力時,一部分是要看你如何對待直屬部屬。因此,當高階領導人建議你,對待表現不佳的員工要更嚴厲,或是給高潛力人才更多支持時,你會認真看待他們的回饋意見。但如果你的員工是公司高階主管的親戚,會發生什麼情況?

傳統上,家族企業的主管,會毫不猶豫地遵照企業主的意思,來進行大部分的業務決策和領導決策。但在非家族企業工作的主管,如果上司是某高階主管,而部屬是那位高階主管的家人,一般會期望這名主管在領導部屬、發揮影響力的同時,能夠順利通過充斥利害關係人的政治敏感地區。你有可能會碰到這種情況,這種可能性高於過去,因為現今有超過三分之一的員工是透過引薦,尤其是透過家人或親戚的引薦而找到工作。而你若是真的碰到這種情況,可能會面臨超出常見管理挑戰的困境。

例如,儘管你擁有職權,但在直屬部屬身旁,你可能永遠無法充滿自信。最近一項研究顯示,有三分之二的主管單是與員工溝通,就會感到不自在,而如果要給員工回饋意見,更有超過30%的領導人會感到擔心,不知道員工會如何回應。想像一下,你若是要與你公司長字輩主管的兒子、侄女或配偶討論他們的績效,應該會感到更加的不安。

此外,如果你在某一個直屬部屬在場時,就會變得比較缺乏自信,團隊成員會開始注意到,你身為上司並沒有對所有部屬一視同仁。如果他們懷疑你偏愛某人,士氣就會受打擊。而從你的上司到你的同儕,再到你團隊成員,所有這些人與你直屬部屬的關係,都對他們的個人聲譽有重大利害關係,因此,你會從四面八方的每個人那裡得到回饋意見,告訴你該如何管理你的部屬。

但你若是採取以下策略,就可以成為高效能、有自信的上司,同時還能成功地處理好你周遭每個人的政治敏感狀況。

和你的直屬部屬進行真誠談話

理論上來說,直屬部屬在公司中的家族關係,不該影響到你們的共事方式。但明智的做法是,即使每個人都設法忽視那些關係,你仍要假設它們會有影響。

想要了解這種工作關係,對你的直屬部屬會有什麼影響,最好的方法,就是縮短你們兩人之間的情感和心理距離。你必須做好準備坦誠表達自己的疑慮,並請你的直屬部屬也這樣做,而這麼做的第一步,就是進行真誠的交談。

柯林(不是真名)是我指導的一位資深總監,他的直屬部屬是他公司一位資深副總裁的女兒。他和這個部屬的關係很好,但他告訴我:「我每天都會想,她會向家人怎麼談論我。」

我們建議他安排在公司外,與那名部屬一起吃一次非正式午餐,討論對彼此共事的一些想法和疑慮。他向部屬表明自己對如何自信地管理部屬的疑慮,然後請她也說說她擔心的事。

她表示,團隊成員在她身邊時總是「如履薄冰」。顯然,有些同事討厭她的身分,常會不提供她工作上需要的資訊。同時,另外一些人設法和她建立交情,,想藉此和她的母親建立關係。

柯林告訴她:「你的家族關係,不該是工作上重要的事,但我們若是忽略這個關係,就可以盡量減少我們內心可能會有的掙扎。我對你的承諾是保持公正透明,並根據你的優點而非家族關係作出決定。我希望你在工作上和在組織內晉升的過程中,也對我保持公正和誠實,這樣我們就能認為彼此都秉持最大的善意。」

對柯林來說,要告訴部屬他擔心如何管理他們,並不是容易的事。但他選擇坦誠,並鼓勵他的直屬部屬同樣坦誠以對。他知道,真誠領導能讓員工維持高度的工作投入和良好績效,更不用提能夠提升員工的個人福祉,這可以確保團隊長期維持高成效。

採取行動,處理有關公平的問題

最近有一項研究顯示,47%的員工認為,他們的上司有特別偏愛的部屬。如果你的團隊成員認為,你團隊裡的一個直屬部屬因為家庭關係而擁有優勢,你就很難擺脫別人認為你偏愛他的觀感。如果你表揚他把一件工作做得很好,你的團隊成員可能會討厭你;如果你批評他,他可能會覺得你刻意嚴厲對他,以證明你沒有偏心。

為了盡量避免在無意中,讓部屬有遭到不公平對待的感覺,你應該把主觀的績效指標變得客觀。如果你制定一些用來衡量成功與否的標準,而這些標準可以被更多利害關係人證明並衡量,而非只是少數人的個人意見,你就可以公正地評估和指導你的團隊。

我曾指導過一位負責企業溝通傳播的副總裁,她的直屬部屬是公司一位董事的女兒。這位副總裁和她的團隊所做的大部分工作,是要為各個高階主管撰寫演講稿和發送訊息,因此,在評估她那名直屬部屬的工作績效時,必然需要接收針對她的藝術風格和語調的意見。為提供更客觀的績效指標,我們建議該公司重新定義成功的傳播總監應該展現哪些行為。

以往,該部門晉升的總監,都是和上司有相同寫作風格的人員。但在公司環境下評量總監時,不僅應根據他們的喜好風格,還應該考量他們的訊息在下列三方面的表現:為各類接收訊息的對象,簡化複雜的商業議題;遵循標準的行銷原則;嚴格遵守製作時間表。

那位副總裁決定為所有總監設定行為的績效標準,這些行為可以由接收訊息的對象來評量,而非依據個人喜好風格來評量。她納入的行為包括:「以非專家能了解的方式傳達技術議題」「以客戶的口吻和需求來撰寫」,以及「準時向高階主管提交經過編輯的最終版本」等等。如此一來,那位副總裁在評估直屬部屬的工作和團隊其他成員的貢獻時,主觀性會降低。

除了清楚說明直屬部屬的績效標準之外,你還可以透過明確描述團隊成員的角色,來減少部屬認為主管有偏私的看法。為避免有人不清楚你劃分工作的方式,並排除任何人質疑各成員在處理本身職位上具體挑戰的績效,你應該讓各成員的角色定義很清晰明確,而且,每個直屬部屬的角色定義要一致。

當角色的模糊性提高,員工的創意就會下降,更不用說,團隊成員彼此厭惡、士氣低落的可能性也會提高。為了維持高昂的士氣,你應該在團隊會議中,強調你想要保持公正。而且,你應該讓每個人的工作都有意義,不會模糊每個職位之間的界限。這樣做,會讓他們更能感覺做好工作,是自己的責任和權益。

面對批評者,要尋求觀點一致,而非尋求贊同

你的同事,從上司到團隊成員都包括在內,可能會基於他們的私利,而批評你和直屬部屬共事的方式。你應該溝通說明你的意圖,讓他們和你的觀點一致,但不見得一定要尋求他們贊同你的每一個領導行動。高效能領導人會以尊重和開放的態度,傾聽別人關注擔心的事項,但也有勇氣,執行經過嚴格審查的行動方案,並溝通說明他們的決定,即使這個決定會惹惱某些利害關係人。

我有個客戶的直屬部屬,是公司財務長的女兒,這個客戶的上司經常告訴他,他的回饋意見不要那麼直言不諱,因為上司擔心財務長可能會得知那些事。這個上司批評我的客戶,其實是因為擔心財務長對他自己的觀感不佳。

但當我們為這名客戶進行360度評量,他的部屬表示很重視他坦率的指導風格,因為公司內不曾有其他人對她說實話。

我的客戶為了和上司保持一致立場,同時維持他認為是管理直屬部屬的正確方式,於是分別和他們討論那份360度評量的結果。他表示,希望將他們兩人的觀點,都整合納入他的管理方法。最後,他向上司保證,他會用比較圓融的手法處理,同時維持直屬部屬想要的誠實對待作風。

你管理的直屬部屬如果是高階主管的親戚,可能會讓你感到畏縮,因為各方都會針對你的領導方法,提出相互矛盾的建議。但你若是採取這些策略,就能去除他人和你自己的不安感受,持續有效地成功領導。

(侯秀琴譯)



尼哈爾.查亞 Nihar Chhaya

高階主管教練,他指導的對象是全球化企業的高階領導人,包括美國航空(American Airlines)、可口可樂(Coca-Cola)、奇異(GE)和戴爾(Dell)等公司。他曾任《財星》五百大企業人才培育部門負責人,現任PartnerExec總裁,協助領導人精通人際關係,以創造卓越的營運和策略成果。


本篇文章主題領導之人員管理