【管理用聽的】如何讓虛擬會議更有效率

How to Elevate Your Presence in a Virtual Meeting
1號課堂 Class One
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新冠肺炎導致許多人改為遠距工作,因此視訊會議從原本的部分在家工作者所用的溝通工具,擴大成為多數人工作溝通的選項。然而,視訊會議並非只是對著切割成數個視窗的螢幕說話這麼簡單,傳統的報告技巧,在冰冷的鏡頭之前受到挑戰。本文提供六個小技巧,讓你可以在家裡打造適合視訊會議的專業化空間,並成功抓住與會者的注意力,達到良好溝通的功效。

這次疫情爆發,讓許多公司改變工作模式,在家工作、遠距工作越來越多,視訊會議也愈來愈盛行,從員工會議、腦力激盪會議,到進行重大宣布,虛擬的線上會議逐漸變成日常。

想在Zoom、Skype或類似的虛擬會議中,提升你的論點和存在感,產生實質的影響力,不僅需要採取適合的方法,更需要一些技巧,你可以參考以下六個方法:

方法一, 專注看著你的攝影機,而不是你的同事

每位演講教練都會告訴你,直接的眼神接觸,是強化論點的重要方式。在視訊會議中,這表示你應該看著攝影機,而不是看著螢幕上同事的笑臉。

對著一個冰冷的機器說話,你可能感到不自然或不自在,但你要知道,習慣使用新科技與新技術,是未來職場上必須學習的重要技能,因此,請學習與機器相處,並善用它們。

方法二,維持宏亮的聲音

發言的時候,音量要比平時大聲一點,除了可以讓人聽得更清楚,宏亮的聲音也傳達了權威、可信度和信心。因此,無論你使用的是外接麥克風或內建麥克風,你還是應保持宏亮、清楚的聲音,就好像在大型會議室中一樣。

方法三,把自己放在螢幕裡

與會者如何看待你,「鄰近性」在這方面發揮重要的作用。在畫面中你看起來愈遠或愈模糊,你的吸引力就愈低,越不容易受到注意。因此在視訊會議中,你的頭和肩膀應該占據大半螢幕。

另外,也要注意你的背景,如果背景充滿太多元素,會讓人容易分心,你應尋找一個背景簡單,能反映你專業性的環境。因此在開會之前,應該花點時間選擇適合的位置。

方法四,專心開會

在傳統會議中,參與者通常會很專心開會,但在不必面對面的虛擬會議中,很容易讓人忘記還有人正在看著你。

即使你不必無時無刻專注的參與會議,但如果你看起來不專心,會損害你的專業度。因此,請關閉其他視窗,將手機正面朝下,並記住,你一直「在攝影機前」。

方法五,不要讓自己分心

記得在不發言的時候切換成靜音模式,只有在發言時才取消靜音。保持靜音,可以避免突然出現的噪音,以及你可能沒有察覺的慣常雜音,例如,時鐘的滴答聲、打字時發出的喀嗒聲,或甚至是你自己的呼吸聲。

如果你在家辦公,而且被指派進行重要的報告,請記得先知會家人,並設法讓孩子們待在另一個房間,以避免不知情的家人突然闖入,出現令人尷尬的場景。

方法六,善用聊天視窗

聊天視窗不僅是討論平台,也是報告的附件。當你引用一篇文章或共享文件時,可以在聊天視窗中連結到那篇文章或文件,這麼做,可以在第一時間提供對方更多資訊。

以上摘自〈讓你在虛擬會議中有存在感〉,主題為「如何讓虛擬會議更有效率」。方法包括:方法一,專注看著你的攝影機,而不是你的同事;方法二,維持宏亮的聲音;方法三,把自己放在螢幕裡;方法四;專心開會;方法五,不要讓自己分心;方法六,善用聊天視窗。



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