「為何」說分明,展現領導力

Good Leadership Is About Communicating “Why”
南希.杜爾特 Nancy Duarte
瀏覽人數:614
領導人時常只忙著解釋工作內容是「什麼」與「如何」執行,就把工作交付給部屬,然後發現員工並沒有積極行動,甚至完全不做。問題的根源之一,在於領導人並沒有說明「為何」要做那項工作。解釋一件事情背後的動機,常常就能連結到某個人,讓員工明白,這個人會因為領導人要求執行的工作而受益。意義由此產生。想要激勵人心、鼓勵大家做對的事,就該說明其中的「為何」。

在危機持續進行期間,「清楚溝通」的重要性和困難度,都比平時更高。員工和顧客急切想要得到資訊,因此我們會很想要緊急地匯集各種報告和溝通材料,而不是仔細規畫溝通內容。但如果我們提供的內容,並沒有針對溝通對象的核心提問,包括「何事」、「如何」與「為何」,那麼我們做過報告之後反而會引發更多困惑,而非釐清情況。

我們公司每年為各大品牌及重要高階主管修改幾千份演講內容。如果客戶的溝通內容攸關重大,大多數客戶來找我們的時候,常常已經想好了必須要做「何事」以及「如何」做,卻很少有人已經想好如何說明「為何」。

那麼,為何必須回答「為何」這個問題?

這麼說吧:如果上司來找你,說「我希望你在現有工作之外,再負責這件事」,你的第一反應會是什麼?你大概不會立刻開始設鬧鐘、調整行程表,或是做任何關於該「如何」完成這項新增工作的事情。如果有人要求你調整現有的行為,你的第一個問題通常是「為什麼?」因為你必須要有動機去做這件新的或困難的事,否則就不會嘗試去做。

聽你簡報的人也是如此。他們若是不知道「為何」必須採取某個新的行動,就不會有動機協助你去執行那個行動。他們會繼續維持目前令他們放心的行為,對其他事情敬謝不敏。

打算溝通的人,時常忽略了應回答「為何」該做某件事,這有兩大原因:

■ 他們以為,說明「何事」和「如何」,是影響聽眾的最快方式。

■ 他們以為,「為何」的理由,已經很顯而易見,不需要多做解釋。

請設想一個艱難的情況,人們必須集結起來,朝共同方向努力。這情況可以很簡單,像是內部要組織團隊,也可以是很重大的情況,像是要度過目前全球面臨的經濟危機。假設你有信心,只要聽眾能執行你的計畫,你的公司就能度過難關。你知道該怎麼做。你把這一切重要見解都納入一份簡報,熱情洋溢地作完報告。全場掌聲雷動,然後……什麼事都沒發生。

你遇過這種狀況嗎?你已經考慮過各種情境,做了規畫、研究、確認,而且投注心力溝通說明該做「何事」和「如何」做。只要這些人按照你說明的方式,去做你告訴他們該做的事,他們的生活就能大有改善,可是他們對你溝通的內容沒有反應,你終究失望地離去。

讓我們稍微再剖析一下這個例子。

領導人解釋了自己見解的「內容」(該做何事),以及「如何」執行這些見解。許多領導人都是用這種方式來談話,尤其是很專精某個領域的專業人士。他們專注在自己想要分享的內容。許多領導人甚至沒有從聽眾的角度,去思考「為何」應該做這些事,因為他們覺得理由已經顯而易見,以為每個人都已知道。

另一方面,如果你在說明當中放進很有說服力的「為何」,像是「這樣就能將續發性感染的情形減少40%,拯救數以千計的生命」,或是「如果能免費釋出這些內容,就能接觸到更多人,並協助他們推進職涯」。說明「為何」,常能連結到某個人,這個人能因為你要求人們採取的行動而受益。這個行動突然就變得很重要了。

但你提出的「為何」理由,很有可能並不像上面的例子這麼清楚。因此,以下有三項策略,可協助你在下一次簡報時,切入「為何」的核心。

問幾個關於「何事」的好問題

「為何」的答案,常常隱藏在我們的潛意識中,你可能必須把它們引出來。有時候,你若要得到「為何」的答案,可以自問幾個有關「何事」的好問題,例如:如果我們做或不做這件事,會造成什麼後果?如果我們做這件事,未來會怎樣?如果我們做或不做這件事,人類的處境會怎樣?另一種方式,是找個人來問你「那又如何?」一直問到你再也答不出來。這會讓你達到「為何」的核心。

接著解釋「因為____」

只是考慮「為何」還不夠,你必須說清楚那些理由。想想你要聽眾做的事,然後再加上「因為____」。

舉例來說,「我們必須改善流程,因為____。」像「我們必須____,因為____」這樣的句子,一定會導出一個理由。第二個空格就是「為何」的答案。

提出其他觀點

說明你刪除了哪些可能的觀點,如此就能減少聽眾的懷疑與抗拒。提出你想說服聽眾採取的行動以外的任何事情,這做法可能聽起來有點違反直覺,但你若是提出你已放棄的構想,(你可能也猜到了接下來要這麼做)然後說明你「為何」排除這些構想,如此就更能說服聽眾。你告訴聽眾你曾經思考、探究、測試,最後放棄了哪些構想,就能讓他們知道你已經仔細考慮過所有的可能。

說明「為何」,是一種展現同理心的行為,並讓你的溝通內容更具說服力。聽眾如果知道你要求他們做某件事的原因,就更有可能去做。

在目前這種情況下,你的顧客與員工都比以往更需要你的智慧和領導,而你擁有一個獨特的機會,可帶領大家在不確定情況下向前邁進。你在設法激勵、鼓勵大家去做對的事情之際,請不要忘記說明「為何」要做那件事。

(林俊宏譯)



南希.杜爾特 Nancy Duarte

暢銷作家,擔任企業執行長達三十年。她領導的杜爾特公司(Duarte, Inc.)協助創造商業和文化中一些最有影響力的訊息和視覺圖像,是這個領域的全球領導業者。杜爾特公司是矽谷最大的設計公司,也是該地區頂尖的女性經營企業之一。她撰寫了六本暢銷書,其中四本獲獎,她最近出版的新書是《資料故事》(DataStory: Explain Data and Inspire Action Through Story)。


本篇文章主題溝通