【管理用聽的】如何用情境規劃,向未來學習

Learning from the Future
1號課堂 Class One
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面對各種不確定性,我們如何制定策略?這是領導人為未來做準備時,必須要問的基本問題。面臨新冠病毒疫情在全球肆虐,回答這個問題,變得前所未有的迫切。

近年來,科技和全球政經局勢快速變化,加上年初開始的疫情肆虐,使得企業領導人愈來愈難預知趨勢和掌握未來。

「策略前瞻」是一種可以讓企業判斷趨勢、制定政策的方法。它的目的不是預測未來,而是讓人以充滿創意的方式,想像未來的多種可能性,並事前規劃因應措施,加強應變能力。

策略前瞻最為人熟知的工具是情境規劃。1970年代,荷蘭皇家殼牌公司就是運用情境規劃,為油價的衝擊做好準備。當時的成功經驗,使得情境規劃正式成為企業經理人的策略工具。

想制定完整的情境規畫,做法應包含下面幾個階段:

第一、邀請合適的人選參與。

情境演練的主要目的之一,是挑戰人們想像世界如何運作。為了創造成功的條件,參與者必需要具備不同的職能、觀點與個人經歷;另外還須具備以下三種能力,分別是:感知力、思考力和行動力。如此一來,才能進行有效的策略對話。 

第二、找出變數、驅動力量,與不確定因素。

明確指出當前策略裡的變數,以及你預期實施這項策略之後,會導致什麼樣的結果。別忘了,無論你假設的情境是什麼,都只是未來的眾多可能性之一;你的重點,是要判斷應重新檢視哪些變數,對於組織才有幫助。

第三、想像一下,可能出現哪些截然不同的未來。

這或許是演練中最困難的部分,尤其是對那些習慣於分析思維模式的人。

讓自己想像一下,五年、十年,甚至二十年後的未來會是什麼樣貌;盡情發揮你的想像力,而不只是從當前的趨勢中推斷。這除了需要高度的創意,還需要有判斷力,以區別不同的情境。

第四、思考有哪些不同情境下都適用的策略。

建立團隊,讓他們置身於你設想的每個未來世界中,給予他們一些挑戰,例如:我們現在應該做些什麼,可以讓我們在那個特定的未來裡運作得更好?

營造一種氛圍,讓所有參與者都可以毫不猶豫地提出想法。一旦各組人員都為自己的世界制定好策略,再將他們聚集在一起,從大家的想法中尋找共通點,確認有哪些計畫和投資是在不同的未來情境中都是合理可行的。

第五、實施這些策略。

這是大多數公司最容易失敗之處。為了把前瞻的策略與行動結合在一起,領導人應建立正式制度,要求主管明確說明,自己的計畫將如何成為推動公司的新策略。

第六、把流程制度化。

從長遠來看,若要從情境演練中獲得最大的價值,最好的做法是建立一個反覆實施的週期,也就是建立一個流程,以便持續讓你的組織面向未來,同時也著眼於現在。

這種兼顧現實與未來趨勢的觀點,可以讓你即使在最惡劣的條件下,也能做好最充足的準備。在當前情況和多個想像的未來之間循環往返,有助於你不斷調整和更新策略。

以這種方式,動態地使用情境規畫,我們就能想像不斷變化的發展樣貌,讓我們找出機會,並訓練自己抓住機會的能力。組織不只要為未來做準備,更要創造未來。

以上摘自〈向「未來」學習:讓你的想像力制度化〉,主題為「如何用情境規劃,向未來學習」。方包括:方法一,邀請合適的人參與情境規畫;方法二,找出假設、驅動力量,與不確定因素;方法三,想像一下,可能出現哪些截然不同的未來;方法四,思考有哪些不同情境下都適用的策略;方法五,實施這些策略;方法六,把流程制度化。 



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