別再因待辦清單而有罪惡感

Stop Feeling Guilty About Your To-Do List
芮蓓嘉.奈特 Rebecca Knight
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你會因為沒有完成最初設定的目標,而在一天結束時感到遺憾,通常是因為不切實際的期望。若要克服工作上的內疚感受,就必須結合以下做法:更熟練地刪減待辦清單、改善你管理工作期望的方式(包括你對自己的期望與他人對你的期望),以及培養你在無法達成這些期望時對自己的同理心。簡單來說,你必須嘗試與「你永遠無法趕上進度」的概念和平共處。

一天的工作要結束了,而你的待辦事項清單幾乎沒動。你很愧疚沒有完成更多事。但這種情緒既沒用處,也不健康。那麼,你該怎麼做?如果你覺得自己讓同事、上司、顧客失望,甚至讓你對自己失望,要如何處理這種感受?你該如何學習接受自己已經盡力而為?以及,有什麼策略能讓你以更聰明的方式,處理沒有盡頭的待辦清單?

專家怎麼說

美國安永學習中心(Americas Learning at EY)研發主任海蒂.格蘭特(Heidi Grant)指出,你會因為沒有完成最初設定要完成的目標,而在一天結束時感到遺憾,導致這種情況的原因之一,通常是你有不切實際的期望。格蘭特著有《沒人懂你怎麼辦?》(No One Understands You and What to Do About It),她表示:「大多數人都過於樂觀,我們在一天開始時,期望那天可以完成許多事情,並為此制定了計畫。」但麻煩在於,「我們沒有根據工作的實際情形來建立期望。」所以,我們總在六點左右感到焦慮、充滿自責,高階主管教練惠特妮.強森(Whitney Johnson)這麼說。她最近出版《自我突破》(Disrupt Yourself,繁體中文版書名《破壞者優勢》)一書,她指出:「你注意到沒有完成的部分,然後讓自己還不夠好的感受沉入內心深處。但你絕不能認為自己搞砸了。」若要克服工作上的內疚感受,就必須結合以下做法:更熟練地刪減待辦清單、改善你管理工作期望的方式(包括你對自己的期望與他人對你的期望),以及培養你在無法達成這些期望時的自我疼惜(self compassion)能力。以下是具體做法。

重新建構整體情況

格蘭特指出,當你腦內開始絮絮叨叨,說你讓同事失望,而且上司因為你未能完成某項任務而沮喪時,你必須明白這些負面想法實際上是什麼,其實這些都是「你給自己的說法」。畢竟,「客觀來說,你不必一定得對這件事或那件事感到愧疚;只是因為你這樣解讀這個情況,才導致你覺得應該要愧疚,」她說。「是你決定了全是自己的錯。」相反地,你應該把握這個機會,重新建構並重新評估這個情況。「你應自問:是否可以用其他角度來看待這個情況?」例如,也許你會發現「我今天完成了很多工作,也盡力了。希望我明天能完成更多事,而同事應該能夠諒解,因為他們也很忙。」

從整體角度檢視你的生產力

另一個有幫助的做法是,思考是什麼因素妨礙你完成清單上的事項,並理解有些情況是無可避免的。「你思考為何無法完成事情時,答案常是因為你在處理其他人的需求,」強森說。「顧客、同事、上司需要你的協助,或甚至是家人需要你協助,而你伸出了援手。」強森建議不要問「我今天完成了什麼?」,改問「我今天用什麼方式做出了貢獻?」你會發現,你比自己以為的更有生產力。

承認你的極限

格蘭特說,有些與工作相關的內疚感,包含一些因無法發揮全部潛力而產生的愧疚感受,像是覺得「如果我更努力、工作更久,就能完成更多事」。這種焦慮的部分原因,或許在於「成長心態(growth mindset)迷思」。現今的職場,灌輸員工「只要在某方面更努力,就一定會在那方面更進步」的想法。不過,雖然「總有進步的可能,但你還是需要進步的目標」,更別提你還需要有必要的時間、精力與資源這麼做。因此她指出,如果你發現自己因為沒有依設想的方式成功,而感到愧疚,請試著理解這個情緒源於「不想面對自己的極限」。你必須「擺脫對你較不重要的事情,」她補充說。「絕對不要因為覺得自己做不到而放棄;如果要放棄,應該是因為你認為這不值得投入時間與精神。」簡單來說,就是要「選擇你要做的事情,其他的就放下。」

務實面對你的待辦清單

除了處理沒有完成待辦清單造成的心理影響之外,還有一些方法能幫助你更妥善分配時間,而這也有助於你減少一天結束時的愧疚感。首先是要好好掌控你的清單。

進行鑑識分析。格蘭特建議嘗試進行實驗。每天早上,固定寫下一份待辦清單,接著在一天結束時檢視你盡力完成了幾項。持續這麼做一或二週。「然後自問,你平均完成了幾項?」你的目標,是要大致了解自己一天內實際上能完成多少事情,如此才能學習務實地管理你設定的期望。

● 刪減你的清單。接著你必須「將清單縮減到合適的長度,」強森說。要下班時,列滿二十項的待辦清單只完成一或二項,會讓人士氣低落。難怪你會感到愧疚。「很長的清單不切實際,」她說。精簡一些項目,讓清單裡列出的目標更有可能達成。

● 仔細思考你要專注在哪些事情上。「一天結束時不感到愧疚的關鍵,取決於你如何處理一天的開始,」強森說。「列出待辦清單時,你應挑選幾項你真正必須完成的任務,並專注在這些事情上。」安排時間的優先順序時,絕不能妥協。「一天有幾個小時是固定的,你必須選擇要將注意力放在哪裡,」格蘭特說。

● 留意你的清單如何演變,或是為何沒有變化。如果你注意到,有某幾項任務往往一直留在你的清單上,格蘭特建議你自問,你完成之後劃掉的事項與剩下的事項之間,有什麼差別?是因為你不知從何著手?還是因為任務太難?是否需要把那些事項分割成較小型的任務?或者,我在工作時是否錯失精簡這些任務的機會?「這可能表示,你必須在行事曆中預留時間進行這些事,因為你不會自動自發做這些事。」

● 接納未工作完成的狀態。格蘭特表示,你應嘗試用比較自在的態度面對這種情況:你永遠無法趕上進度,一天結束時,總是會有你希望完成但仍沒做完的事。「與這種情形和平共處。這是現代工作的本質,」她表示,並補充說,你應接受你的待辦清單永遠會處於「未完成狀態」的事實。一旦你晉升到組織的某個層級,這種情形會更常見。「如果你接納它,折磨就會減輕,」她說

設定期望

一旦你開始理解自己的能力範圍,且依此來重新安排你的待辦清單,接著就可以開始設定他人的期望。強森指出,你應「避免取悅他人」,而且「不要過度承諾」。明確說明你在合理範圍內能承擔什麼工作,以「防止不停湧入要求,要你去做你無法做到的工作,」格蘭特補充。「這也有助於你設立界線,再次強調那些界限。」更重要的是,你應明確界定你能掌握的事情,這通常能讓你認清,同事與上司大體上都是通情達理的人。「我們往往將別人的反應想像得比實際更糟。當你告知人們你的侷限,他們通常會心平氣和接受,你就會發現沒什麼需要感到難過的,」她說。

練習對自己保持同理心

當然,你在時間管理方面可以更精明一點,也可以更善於設定期望,但最終「你必須為自己的福祉負責,」格蘭特說。你必須設法「保存你的心智能量」,「別再沉迷於你的待辦清單。」你只能「一次做一件事,而這情況絕對不會改變。」強森補充說,你不應把焦點放在你沒有完成的三件事,而應稱讚自己完成了17件事。此時,正向的自我對話也能發揮作用。試試新口號。「告訴自己,我今天很努力工作;我盡力了;我做得很好,應該對此感到自豪。」

有耐心

同樣地,別期望這問題會有快速簡單的解決方法。「你不會在讀完這篇文章後,就再也不會感受到愧疚,」格蘭特說。與愧疚的對抗會持續下去。「要有心理準備你會產生愧疚感,而且必須一次又一次設法克服,」她說。強森同意這說法。「你有時會更痛苦,有時好一些,」她說。「這是一個過程。」幸好,如果你實行這些方法,特別是接納一定程度的工作未完成狀態,「就會更好過。」

要謹記的原則

該這麼做:

● 重新評估狀況。在感受到愧疚情緒時請自問,我對自己的說法是什麼,因而產生了這種情緒?是否有別的方式來看待這情況?

● 認清你為他人提供的協助,是構成你生產力的關鍵要素;這些貢獻有助於你的組織前進。

● 接納工作未完成的狀態。試著接受你的待辦清單永遠不會清空,而且一定會有一些事,是你真的很想完成但沒有做完的事。

別這麼做:

● 固守冗長的待辦清單。精簡清單,並讓目標變得更有可能達成。

● 高估你擁有的時間、精力與資源。有些目標不值得你投入心力,所以你應選擇不去完成那些目標。

● 期待這些感受會突然消失。努力對抗愧疚感是一個持續的過程,你必須做好準備要一次又一次克服情緒的難關。

個案研究1:

編輯你的待辦清單,讓自己放鬆一點

關於愧疚感,位於美國密西根州的DaySmart Software公司行銷長史帝夫.馬汀(Steve Martin)經常引用他個人主管教練的說法。「他很愛說『盡力就好,其他的就別想了!』」

這建議很明智,但史帝夫承認這不一定很容易做到。「以前有段時間,我常常都不確定自己是否已盡了全力,」他說。「我一開始總是打算要盡全力做到最好。每天一開始我就會列出長長的待辦清單,上面滿滿都是高價值的任務。但我總是因為在走廊上碰到同事跟我談話、顧客出現危機與堆積如山的來信,結果分心去做別的事。」

等到他要關上電腦收拾東西準備回家時,就會因為未能完成的那些事情而愧疚。職涯多半任職於新創公司的史帝夫表示,這種感受反覆出。「我稱這種感受是『一天結束時的無能感』。」

為了心理健康,他知道必須採用不同做法。首先,他進行「根本原因分析」來幫助自己釐清發生了什麼事。「我必需仔細分析真正的問題,」他回想。「是什麼阻礙了我,讓我無法完成必須做的事?我的期望不切實際嗎?我是否注定讓自己失敗?」

在那段反思期間,他發現自己的待辦清單太冗長。「上面列出的事情實在太多了。正常人都無法做得比我更好,」他說。

因此,他做出一些改變。他的清單不再列出二十個項目,現在只列出六或七件事。他也確保每天至少會花一小時,處理最重要的任務。

接著,他發展出一套應對機制,幫助他用整體觀點來看待自己逐漸形成的清單。「我首先是認清現實,現實就是,我在某個時候覺得某件事將會產生重大影響,但其實沒有這麼嚴重,」他說。「所以,雖然我可能因為無法完成當天的所有目標而愧疚,但我也必須接受,無論某些事情看起來有多『重要』,一個月或一年之後它一定沒這麼重要。」

最後,他知道必須讓自己喘口氣。他的待辦清單上永遠會有未解決的事情。「也許我盡力了仍不夠好,而這不是因為任何個人的失敗,而是因為工作量超出了目前的資源處理容量,」他說。「我永遠做不完。」

「也許我的教練是對的。」

個案研究2:

用你的貢獻來衡量你的價值,而不是根據你在框框打勾的數量

凱特琳.霍爾布魯克(Katelyn Holbrook)說,待辦清單上所有未打勾的事項所帶來的愧疚感,隨著她的職涯進展而加重。霍爾布魯克是位於美國波士頓的公關公司V2 Communications資深副總裁。

「當我從個人貢獻者,晉升到職責更重的領導職位時,壓力也跟著累積,」凱特琳說。「當我有了孩子之後,挑戰又更艱巨。」

凱特琳有三個年幼的孩子,過去當她的待辦清單上有些工作拖了太久,沒有在她想要完成的時間如期完成時,她會感到很難受,現在她仍鮮明記得當時那種感覺。「我真的無法排定每件事的輕重緩急;總是會冒出更緊急的事,」她說。「所以,不緊急的事會留在我的清單上,而當同事來問我進展如何時,我會很緊張地告知他們我還沒開始做,或是還在進行中。」

但這些年來,她改變了自己的做法,愧疚感也逐漸淡去。她的第一步,是堅持明確地溝通說明自己能做與不能做哪些事。她說,這讓我鬆了一口氣。「我讓同事清楚知道我的行程:我在9點30分之前或4點30分之後,可以透過電話召開內部團隊會議;其實我喜歡在這些時段開會,因為這通常能讓我在白天騰出更多時間處重大事務。任何需要我親自出席的會議,都必須安排在9點30分到4點30分之間的某個時段,除非是客戶會議,因為我通常是依照他們的行程來工作,」她說。

她也不再試圖自己承擔所有工作。「我發現,比起直接請一位同事幫忙,讓他們乾等反而會造成更大的傷害,於是出現了重大突破,」她說。「我之前覺得這樣會增加他們的負擔,但大多數情況下,資淺團隊成員都很急切想接下那類任務,因為能讓他們磨練新技能。」

最後,即使常見的情況是,她計畫好的待辦清單在早上10點之前就亂了步調,但她仍謹記這通常是情有可原的。「因為有更緊急的事發生,」她說。「若不是意外出現的客戶問題,就是需要我回覆的突發事件,或是同事要尋求建議,或是需要我處理的其他事,」她說。

如今,凱特琳不會根據她從待辦清單上完成後刪去的事項,來衡量自己的價值,而是檢視她對組織、同事與客戶的貢獻。「如果我被捲進不是我預定要做的事,那是因為我有辦法藉此增加價值,」她說。

(游樂融譯)



芮蓓嘉.奈特 Rebecca Knight

住在美國波士頓的自由撰稿人,也是美國衛斯理大學(Wesleyan University)講師。她的作品曾發表在《紐約時報》、《今日美國報》、《金融時報》。


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