【管理用聽的】如何激勵團隊度過高壓期

How to Motivate Your Team During Crunch Time
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以下提出幾項訣竅,讓主管冷靜面對緊張焦慮的趕工期,而且能讓團隊的每個人都感到興奮、充滿熱情:展現正面能量、表達同理心、訂定階段性目標、給予員工自主權、賞罰分明、注意危險跡象、讓員工看得到你等等。

有些時候,工作排山倒海而來,你需要團隊所有成員全心投入。最理想的狀況是,員工投入工作時感到興奮無比、充滿熱情與幹勁,而不是害怕或逃避工作。那麼,在工作特別沉重的時候,你要如何鼓勵員工更賣力工作?要怎麼告知員工這項專案的工作進度,避免他們過度擔憂?此外,你要如何關注員工的壓力程度,而同時又能適時激勵員工?你可以參考以下這五個方法。

方法一:展現正面能量

首先,要檢視自己身為主管的情緒,思考這項工作的重要性。應該想清楚「為何這個專案重要?能帶來甚麼影響?對誰最有幫助?」

專案進行的過程,通常會有高峰期和低潮期。高峰指的是人人都十分投入而積極,充滿熱情的時候,這是最好的狀態,但可不是常態,員工不可能一直保持熱情,中間偶爾休息一下也很重要。如果你的團隊永遠都在趕工,那麼他們就無法保持最佳的生產力及效率,因此在趕工的高壓期之後,也該有適當的放鬆時間。

方法二:訂定階段性目標

你可考慮把整個專案切分成好幾個階段,好讓龐大的工作看起來不那麼嚇人。為每個階段設定短期目標,如此就能讓員工在不同階段有不同焦點、負起應負的責任。

每完成一個階段就稍微休息一下,並且分階段評估,以確認方向正確。如果有必要改變路線,就隨時調整。

方法三:給予自主權

讓團隊成員自行安排工作進度,好讓他們發揮最大的生產力。在趕工期,應該讓員工自行決定團隊成員、決定專案的進行方式和進度。如果員工能表達意見,依照自己的方式調整,就能更投入工作。

雖然應該由員工主導進行,但你身為主管,仍應為他們排除障礙,這有助於員工專注在眼前的工作上。

方法四:審慎運用激勵誘因

你應該在進行專案的過程中,安排各種獎賞和激勵措施,而不是等到整個專案結束才提供。在趕工的高壓期,不時需要一些慶祝時刻,如此才能讓員工持續投入;像是週五下午放假,或是不時安排點心時間。

但這些外在獎勵還是有些缺點,運用不當,會影響工作的品質。所以,應該「優先重視內在獎勵」,把獎勵的重點放「心理激勵」和「自我成長」,讓完成專案變成「團隊成員成長發展的好機會」。

方法五:讓員工看得到你,自己也要心懷感激

最後一項建議是,要讓別人找得到你,就算其他的事情都做對了,但如果你整天關起門來不見人影,員工需要協助時找不到人,那麼你的領導就不會成功。

你必須讓別人隨時找得到你;讓員工知道,你會是他們堅強的後盾;要四處走動,和員工說說話。當然,你也必須對員工所做的一切心懷感激。

以上摘自〈激勵團隊度過趕工期〉,主題為「如何激勵團隊度過高壓期」。方法包括:第一,展現正面能量;第二,訂定階段性目標;第三,給予自主權;第四,審慎運用激勵誘因;第五,讓員工看得到你,自己也要心懷感激。



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