【管理用聽的】啟動重大專案之前,請先思考這六個問題

6 Questions to Ask Before Starting a Big Project
1號課堂 Class One
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決定在何時將公司的稀少資源投注到某個專案,具有策略重要性。但目前沒有可用的管理架構,來協助高階主管或個人,恰當作出「時機已到」的重大決定。

知道何時該啟動專案,是專案成功的關鍵因素,然而,卻很少有公司培養出這種策略性人才。要決定是否開專案,請先回答以下六個基本問題:

問題1:這個專案以前有人做過嗎?

你應該盡可能確定正在討論的新產品或新服務是否有市場,並找出它們的獨特利基。為此,你應該先了解,它將為目標顧客解決什麼問題,顧客對解決方案是否有需求,或者,你是否將和競爭對手正面交鋒?你的新方案或新產品是否有與眾不同的功能,使它具備競爭優勢?

問題2:這個專案是你核心事業的一部分嗎?可以利用你的優勢嗎?或者,你將冒險進入一個全新的領域?

專案離核心事業愈遠,你就需要耗費愈多時間。此外,也要考慮你在核心事業之外的工作量,若是已有太多其他業務,就會影響各個專案的進度。

對專案的配置,一些頂尖組織的原則是:核心事業的專案占工作量的60%,相鄰業務領域的專案占30%,遠離核心事業的專案占10%。

問題3:你是否可以明確界定專案範圍?你知道專案完成後將產生什麼成果?

你對於這項專案完成後的成果了解多少?傳統的專案管理理論告訴我們,在專案展開時,就要百分之百清楚專案的目標,但我們知道,情況通常並非如此。因此,在專案全面展開之前,應該先定出80%到90%的目標,例如專案可以讓業績成長多少,或是可以解決產品的哪些問題。同時,確認團隊成員都清楚,並能接受這個目標。

問題4:投資成本是多少?

投資成本指的是需要哪些資源,包括財務、人力、專業知識、執行時間。同時也要確定這些資源是可以從組織內部取得,或是必須從外部取得;並先釐清:這些成本是我們能投入,而且想要投入的嗎?

要記得,通常專案的成本都非常高昂,除了財務之外,還占用更多的資源和時間。因此,在啟動專案之前,務必要先弄清楚誰將為此專案支付費用,並確保資源的投入都沒有問題,尤其是高階主管需投入的時間。

問題5:這個專案,是否得到關鍵領導人和組織的支持?

是否能獲得關鍵人物的支持?在組織內部,這個構想是否吸引人們採取行動,或是大家興趣缺缺?如果組織願意推動,其他必要的資源可能就會源源而來。

許多優秀的構想和出色的專案,都是缺乏關鍵領導人的支持,導致最後慘敗收場。在籌備階段,應盡量結合關鍵人物來支持專案,以增強可行性。

問題6:如何安排時間表?

在應該勇往直前時,卻態度消極、裹足不前,這會錯失最佳時機,耗費很多成本;在專案啟動之前,應針對必須達到的標準,建立一個明確時間表和工作計畫。設定出時程緊湊的階段性目標,會使組織和團隊更有急迫性,把焦點放在那些目標上。

仔細思考過以上六個問題,你就可以清楚判斷這個構想應該要放棄,還是該積極發展。

以上摘自《哈佛商業評論》全球繁體中文版,主題為「啟動重大專案之前,請先思考這六個問題」。包括:第一,這個專案以前有人做過嗎;第二,這個專案是你核心事業的一部分嗎;第三,你是否可以明確界定專案範圍;第四,投資成本是多少;第五,是否得到關鍵領導人和組織的支持;問題六,如何安排時間表。



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