【管理用聽的】如何讓你的團隊負起責任?

Does Your Team Have an Accountability Problem?
1號課堂 Class One
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用言語表達你的團隊「沒有負起責任」,很容易會讓聽的人覺得是在威脅或輕視他們。如果你的本意是想促進改變,這就很難有效,而更重要的是,這無法讓你找出問題的根源。更好的做法,就是用領導人心態來處理這項議題。運用以下步驟做為指引,協助你開始談話、找出真正的問題,並執行一套可以解決這個問題的計畫。

要團隊成員「負起責任」,這種呼籲很容易會讓其他成員覺得你在指責團隊,會讓人灰心喪氣。

如果你的目的,是督促身邊的人創造更好的成果,比較好的做法是,用領導人心態和立場來處理這個議題。運用以下步驟做為指引,可以協助你開始談話、找出真正的問題,並執行一套可以解決問題的計畫。

步驟1:從內省開始

如果某項工作造成你的壓力,一般人常見的直覺反應,是「向外」指責別人。但你如果想和某個看起來「就是沒把事做好」的人進行有意義的溝通,首先應該想想,自己是否也是造成問題的原因呢?你不應該問:「為什麼他們沒把自己的事做好?」,而是要問:「是否我可以換個方式做,說不定有所幫助?」

「自覺」是強大的領導力量,而像這樣自我反省,也能幫助你進行更有效的溝通。

步驟2:打造安全的溝通環境

經過自省,覺得準備好可以溝通之後,在邀請對方進行會談時,請記得注意自己說話的語調。比較好的邀請方式,是先問對方是否方便安排時間,討論業務上遇到的某個問題。安排一個時段,顯示你願意花時間傾聽。此外,如果以業務挑戰來規畫討論主題,就能避免互相指責的風險,也能展現你尊重對方,要與對方繼續合作的誠意。

步驟3:確保雙方都清楚接下來要怎麼做,並對此達成共識

找出問題背後的原因之後,就可以直接表明,你進行這次談話的目的,是要處理這個問題,並確定雙方都同意未來的做法。不論你的目標是協助部屬如期完成工作,或是與其他團隊成員有效合作,重要的是,要確定你們雙方都了解問題所在、如何處理、預期目標,以及雙方該扮演什麼角色。

步驟4:努力幫對方達成目標

開始制定計畫的時候,要和同事一起設定務實的期望。只有這樣,才能確保雙方都有清楚的目標和成功的決心。不論你合作的對象是部屬、同事,甚至是上司,你都應該在達成共識之前,先問問對方及自己:考量我們目前手上的工作,這項計畫是否可行?只要任何一方覺得不可行,就應該回頭重新規畫。

不論情況為何,你都必須謹慎行事,包括在必要的時候調整工作、提供支持,或把工作轉派給其他人。

步驟5:定期追蹤並評量進度

雙方同意的計畫內容,務必要以文字記錄,才能在出現疑問的時候進行查閱。不要訂了計畫就放手不管,而是要找出一個適當的查核工具,定期檢視進度。可以運用的工具包括:對彼此角色及責任歸屬的書面紀錄、定期的進度會議、追蹤績效的指標、檢核清單……等等。

以上摘自〈你的團隊能負起責任嗎?〉,主題為「如何讓你的團隊負起責任?」。包括:步驟一,從內省開始;步驟二,打造安全的溝通環境;步驟三,確保雙方都清楚接下來要怎麼做,並對此達成共識;步驟四,努力幫對方達成目標;步驟五,定期追蹤並評量進度。



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