讓你在虛擬會議中有存在感

How to Elevate Your Presence in a Virtual Meeting
約爾.史瓦茲伯格 Joel Schwartzberg
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新冠肺炎導致許多人改為遠距工作,因此視訊會議從原本的部分在家工作者所用的溝通工具,擴大成為多數人工作溝通的選項。然而,視訊會議並非只是對著切割成數個視窗的螢幕說話這麼簡單,傳統的報告技巧,在冰冷的鏡頭之前受到挑戰。本文提供六個小技巧,讓你可以在家裡打造適合視訊會議的專業化空間,並成功抓住與會者的注意力,達到良好溝通的功效。

根據2018年美國人口普查報告,即使在嚴重特殊傳染性肺炎(Covid-19,簡稱新冠肺炎)危機開始之前,就已有5.3%的美國人在家工作(超過820萬人)。隨著這次疫情爆發,使得愈來愈多辦公室員工轉變成在家工作,視訊會議也愈來愈常應用在許多不同的目的,從員工會議、腦力激盪會議,到進行重大宣布。

但在會議室裡,同事之間相當有效的溝通手法,可能無法順利轉換為電腦螢幕上多人分割畫面之間的溝通。組織行為學教授安迪.莫林斯基(Andy Molinsky)建議把虛擬會議視為「完全不同的環境,而不僅是在螢幕上的一場面對面會議或課程」。

想在Zoom、Skype或類似的虛擬會議中,提升你的論點和存在感,不僅需要採取適合視訊會議的手法,你也應該排除對這項媒介的一些可能有害的誤解。

參與虛擬會議時,若要產生實質的影響力,你不妨考慮以下六個建議:

1. 專注看著你的攝影機,而不是你的同事

每位演講教練都會告訴你,直接的眼神接觸,是強化論點的重要方式。在視訊會議中,這表示應看著攝影機,而不是看著螢幕上瑪西亞、葛雷格、辛蒂、彼得、珍和鮑比等人的笑臉。對著一個冰冷的黑圓圈說話,不會讓人感到自然或自在(我們人類被訓練成要看著我們交談的對象),但你要知道,演藝人員和政治人物這樣做已有數十年。

在整場會議中都專注對著攝影機(尤其是當其他人正在講話時),是很有挑戰性的,但你要知道,專心注視那個圓點,會加強你的論點影響力。

請練習在視訊會議中發言時注視著你的攝影機,即使是短暫的發言。你愈常運用這個技巧,做起來就會愈自在。

2. 維持宏亮的聲音

我總是建議我的學生和客戶,發言時要比平時大聲,因為除了可以讓人聽見之外,宏亮的聲音也傳達了權威、可信度和信心。這個概念適用於虛擬會議,就像適用於實際會議一樣。因此,即使你使用的是外接麥克風或內建麥克風,因而可能會想要以平常交談的音量說話,但你仍應保持宏亮、清楚的聲音,就好像你在大型會議室中一樣。

運用宏亮的嗓音,也會讓你因為需要呼吸較大量的空氣,而得以避免喃喃自語或說話太快。

3. 明智地把自己放在螢幕裡

觀眾如何看待你這個溝通者,「鄰近性」在這方面發揮重要的作用。你看起來距離愈遠或愈模糊,你的吸引力就愈低。在視訊會議中,你的頭和肩頭應該占據大半螢幕。

如果螢幕顯示你的頭在頂部或底部被鏡頭切掉,就表示你太靠近攝影機。如果你整個上半身都出現,就表示你距離太遠了。如果只看到你一半的頭部,請調整一下攝影機。

另外,也要注意你的背景。房間雜亂無章,會使溝通者顯得雜亂無章。令人分心的元素,會使大家把注意力從你身上移開。你應尋找一個背景簡單,能反映你專業性的環境。

事前的準備很重要,因此在開會之前,應花點時間選擇你的位置,讓你的頭部完全在畫面內,以確保你展現最佳面貌。

4. 專心開會

在傳統會議中,與會者通常會很專心開會。但在你設定靜音(也許還穿著睡褲)的視訊會議中,你很容易就會忘記還有人在看著你。你可能很想查看電子郵件或處理其他工作,但一心多用很危險,因為你不會想要在突然被問到問題時措手不及。

即使你不必全神貫注地參與會議,但如果你看起來不專心,也會損害你的專業聲譽。因此,請關閉其他視窗,將手機正面朝下,並記住你一直在「攝影機前」。

在虛擬會議中你比較不會注意到社交線索,所以,另外也很重要的一點是,注意你發言的時間長短和頻率、是否打斷其他人的話,以及你的言論是否可能冒犯有參與會議、但不在你視線範圍內的人。我的建議是:不要認為自己是「在家裡」,要認為自己「在上班」。你的行為就會按照這種思路來表現。

5. 不要讓自己分心

在現場會議中,你從來不必擔心自己會在靜音狀態時說話、煩人的環境噪音,或是寵物和孩子的干擾。但這些都是虛擬會議的常見陷阱,它們可以迅速破壞你的論點。你應確保人們記住你的,是關於你做對的事情,而不是出錯的事情,因此,請注意你對虛擬環境和實體環境的掌控。

首先,要訓練自己在不發言時保持靜音功能,只有在發言時才取消靜音。保持靜音,可以擋住突然出現的噪音,以及你可能沒有察覺的慣常噪音,例如,壁鐘的滴答聲、打字時發出的喀嗒聲,或甚至是你自己的呼吸聲。取消靜音顯然可以讓你發言,但或許更重要的是,這樣也可以讓你避免聽到同事異口同聲說「你在靜音狀態!」而感到尷尬。

當你進行一些在視覺上會使人分心的事情,例如,移到另一個房間或吃東西,此時請確定已將攝影機關閉。(喝東西不會很讓人分心,但嚼食東西則完全不同)。

最後,如果喧鬧的孩子(或寵物)想參與你的會議,你的同事可能會笑或表示理解,所以不必擔心自發性令人分心的事物,或是為此感到尷尬。但如果你被指派進行重要的報告,請設法找人看管他們待在另一個房間裡,以免他們看到你就很想來找你,或至少為他們安排一個能吸引他們專注進行的活動。育兒和報告不能同時進行,而真正重要的訊息,不僅需要同事全神貫注,也需要你全神貫注。

6. 把聊天視窗當做你的伙伴

將聊天視窗(chat window)不僅當成討論平台,也是報告的附件。當你引用一篇文章或共享文件時,可在聊天視窗中連結到那篇文章或文件。如果你主持會議,請在聊天視窗中加上一個議程連結。其他人發言時,可在聊天視窗中回應以提供支持或提問。在虛擬會議中,聊天視窗是一個獨特的機會,可以提升你的存在感,為你的構想增加一些層面,並證明你非常專注參與。

無論你參加虛擬會議已有多年,或是這個月才開始,重要的是,應了解視訊會議不僅是透過視訊舉行的會議,也是全新的互動式體驗,需要你調整觀點、習慣和運用手法,讓它為你有效運作。

(林麗冠譯)



約爾.史瓦茲伯格 Joel Schwartzberg

為一個大型的全國性非營利組織督導高階主管溝通,也是專業的簡報教練,著有《講重點!精煉你的訊息,讓你的談話很重要》(Get to the Point!Sharpen Your Message and Make Your Words Matter)。


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