避免工作分心的十個速成訣竅

10 Quick Tips for Avoiding Distractions at Work
史提夫.葛拉維斯基 Steve Glaveski
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我們在工作上,一天平均被打斷五十到六十次。不斷分心不僅會損害生產力,更會形成工作上的高度壓力。因此,本文提出十個可以在辦公室拿回主控權、發揮最佳工作績效的簡單做法,像是不要急著處理電子郵件、在預定時段查看訊息、追求會議效率、協調一段時間在家工作、不使用「全部回覆」、戴上耳機杜絕干擾等。

在這個有推送通知、電子郵件、即時訊息與辦公室空間縮小的世界裡,我們在工作時變得愈來愈會分心。一般員工每天大約要遭遇五十到六十次干擾,其中大約有80%都是不重要的事情。因此,大家很少處於心理學家所說的「心流狀態」(flow),而根據麥肯錫顧問公司(McKinsey)的研究,人處於心流狀態時,生產力會增加多達五倍。

不斷分心不只會讓人們的生產力降低,也會感到比過去更高的壓力:美國壓力協會(American Institute of Stress)表示,對自己的工作缺乏掌控,是工作場所壓力的主要成因。那麼,我們要如何避免在辦公室裡分心,以便掌控我們的生活,展現最佳工作成果,並提升我們的情緒健康?

1.進行非同步溝通

收到電子郵件時,你其實可以這樣想:「我要等到我方便時再處理它。」

除了給人們更多專注不受干擾的時間,非同步溝通也可以增加我們回應要求所花的時間,因而做出更好的決策。講電話或視訊通話時,你要即時做決策,但如果是透過電子郵件溝通,你會有更多時間思考如何回應。

為了成功進行非同步溝通,我們必須改掉任意宣稱「緊急」的習慣:艾森豪總統(Dwight D. Eisenhower)曾引用美國西北大學(Northwestern University)校長羅斯科.米勒(J. Roscoe Miller)博士的話說:「我遇到的問題有兩類:緊急的和重要的。緊急的問題不重要,而重要的問題從來不緊急。」幾乎長達一世紀之後的現在,這個惡習仍肆虐全世界的工作場所。據說這位前任美國總統就是用這條「艾森豪原則」,來安排工作的輕重緩急。

為了優化非同步訊息,並避免跟催的電子郵件大量出現,你在一開始發送的要求裡就要納入以下項目:

 足夠的細節

 清楚的行動項目

 期限

 收件人如果無法達成你的要求,可用哪些求助路徑

2.用批次方式查看 所有事項

「只是很快查看一下」每一件事情,即使一件事只花十分之一秒,一天累積下來都會減損40%的生產力,而且人們切換工作之後,要花23分鐘才能重新進入狀況。

不要一整天不時就查看事情,電子郵件、即時訊息、社群媒體,甚至是簡訊,都應該在預定的時段一次查看。

如果你不太有自制力,諸如Gmail「暫停收件」(Inbox Pause)之類的外掛程式,能讓你在查看信箱之後暫停收件,等到你準備好了再恢復收件。Blocksite和Freedom等應用程式,也能讓你在設定的期間內封鎖特定網站和應用程式。

3.請勿打擾

如果你讀到這裡時心想:「但我工作的地方是開放式辦公室,不可能避免干擾。」你可以嘗試採用示意機制,讓你的團隊知道你正在全神貫注(或試著全神貫注),除非是真正緊急的狀況,否則他們不該打擾你。做法可以很簡單,像是戴上耳機。

4.避免開放登記行事曆

在今天的工作場所裡,大家普遍都接受可讓別人在你自己的行事曆上預定時段,通常這會犧牲你自己的優先事項。

基地營(Basecamp)執行長傑森.弗萊德(Jason Fried)在我主持的某集「未來平方」(Future Squared)播客節目裡告訴我,在基地營,你如果沒有先得到當事人許可,就不能在別人的行事曆上預定時段。這麼一來,會議就大量減少了,因為本來要召開會議的召集人,通常會選擇改為打電話,或是發送即時訊息。

或者,你可以考慮在行事曆上設置無會議區塊,或是運用Calendly之類的會議排程工具,讓別人只能在你排定的時段登記與你的會議,讓你可以在一天裡的其他時間專注工作,並確保你能避免為了安排會議時間,而一直與別人用電子郵件往來溝通。

5.不讓會議落入無限迴圈

每場會議結束時,務必設定可採取行動的後續步驟、清楚指派責任和完成期限,以免後續追蹤的干擾,並避免再開一次會來討論前一次會議的內容。

6.別再使用「回覆所有人」

用「回覆所有人」當成分攤責任的機制,只會在別人的收件匣與心思裡增加不必要的閒雜內容。請對你的決策負起更大責任,電子郵件只寄給需要知情的人。

7.運用第三空間

一如蘇.薛倫巴格(Sue Shellenbarger)在《華爾街日報》寫的,「所有這種社會工程(開放空間辦公室)創造了無數的分心事物,把員工的目光引開他們自己的螢幕。視覺噪音,也就是員工視野邊緣的活動或動靜,可能會侵蝕專注力,打斷分析思考或創意。」

如果你不適應開放空間辦公室,就試著花更多時間在第三空間裡工作,進行批判思考;試著在辦公室裡找一個安靜的空間,找一個商務中心,或是協商一段時間可以在家工作。

8.關掉推送通知

高階主管平均一天接到46則推送通知。為了免於觸發我們對於提示的反射性反應,只要關掉推送通知即可。

9.運用飛航模式

你也可以在一天的某些時段,使用手機的飛航模式,限制簡訊和電話的干擾。如果這種做法會讓你感到焦慮,你隨時可以設定不過濾某些電話號碼,例如親近的人,或是有價值的重要事業伙伴。你可以在iPhone上開啟「勿擾模式」,以阻擋來電或訊息,但你指定的「最愛」聯絡人,還是可以打得進來。

10.限制批核層級數

雖然實行的難度較高,但成為「最精簡可行的官僚制度」(針對瑣碎事務或無關緊要的事項,取消執行過程中不必要的批核層級),就可以減少公文傳送,也就減少對人員的干擾。

覺察力是關鍵

除了環境的變化,人類演化成為傾向保存精力,以爭取在稀樹草原上存活,因此我們天生傾向先摘取最低枝椏上的水果,或是先從最簡單的事做起,比如先查看電子郵件,而不是先準備簡報。察覺到自己摘取最低枝椏上的水果、為低價值活動而分心的傾向,是改變行為的第一步。

組織若能以盡量減少分心情況為核心,來打造文化,就能享有專注工作場所的加倍效益,也能讓人員感受到較少壓力,最終讓他們感到更充實。

(周宜芳譯)



史提夫.葛拉維斯基 Steve Glaveski

企業創新與新創公司加速器中心「集體園區」(Collective Campus)執行長和共同創辦人,公司總部在澳洲墨爾本。他主持播客節目「未來平方」(Future Squared),並著有《從員工到創業家》(Employee to Entrepreneur: How to Earn Your Freedom and Do Work That Matters)。


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