激勵團隊度過趕工期

How to Motivate Your Team During Crunch Time
芮蓓嘉.奈特 Rebecca Knight
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本文提出幾項訣竅,讓主管冷靜面對緊張焦慮的趕工期,而且能讓團隊的每個人都感到興奮、充滿熱情:展現正面能量、表達同理心、訂定階段性目標、給予員工自主權、賞罰分明、注意危險跡象、讓員工看得到你等等。此外,作者也列出幾項不該做的事,像是說謊或刻意美化事實、忽略明顯的問題等。

有些時候,工作排山倒海而來,你需要團隊所有員工全心投入。理想狀況下,你希望員工投入工作時感到興奮無比、充滿熱情,而不是害怕將到來的工作。那麼,在團隊的工作量特別沉重時,你要如何鼓舞員工更賣力工作?要怎麼告知員工這項專案或交期,以免他們心懷恐懼?此外,你要如何仔細關注壓力程度,而同時又能激勵員工度過趕工期?

專家怎麼說

不論是季節性趕工期,或是要求特別高、截止期限又很緊的專案,在工作量太高的情況下,都很難讓員工保持專注或充滿幹勁。企業顧問暨教練麗莎.賴(Lisa Lai)表示,事實是「多數人本來就已經有很多工作要做」,所以如果要求團隊接下更多工作,「會讓人覺得忙不過來、能力不足」。除此之外,哈佛商學院領導及組織行為教授伊森.伯恩斯坦(Ethan Bernstein)表示,隨著工作步調加速、科技讓人總是離不開工作,現代人愈來愈常面對忙碌時期。他說:「趕工期愈來愈多,而每次趕工要完成的工作也愈來愈重。」而這對身為上司的你有著重要意義。伯恩斯坦表示,如果你能「把注意力集中在你的員工身上」,並展現出冷靜、有信心的模樣,就能讓你團隊裡的成員工更順利度過趕工期。以下就是祕訣所在。

展現正面能量

首先,麗莎.賴提到要「檢視自己身為主管的情緒能量」。如果你對某項專案覺得困難、擔心、焦慮或沮喪,「你就不可能出現在團隊面前」,成為充滿自信的引導力量。要做好領導,你必須「投入、積極」,而且「在情感上獲得支持」。第一步就是「思考這項工作為何重要」。她指出,你應想清楚「為何這個專案有重要性,以及誰會從中得益。」也請記得,趕工期也會是有用的學習機會。確實,重要而又必須搶時間的專案常常令人緊張,但伯恩斯坦指出:「應該要有高峰期和低谷期,高峰指的是人人都十分投入而積極,這對團隊士氣和動力是好事,」但這不該是既定的常態,「中間偶爾休息一下也十分寶貴」。如果你的團隊永遠都在全力趕工,這些員工「就不會處於(最佳)的生產力及效能水準」。

表達同理心

麗莎.賴表示,一旦你個人與這項工作和它的目的產生連結,「你就應該把這項訊息傳達給團隊。不要只說『這些是要完成的事項,這是截止日期』。」相反的,你應「說出一套故事」,告訴團隊為什麼這項專案有意義,以及最終目標是什麼。要「定義成功的樣貌」,而且坦誠面對你的團隊,承認其中會有「負擔與犧牲」,像是在辦公室工作到深夜或週末加班。麗莎.賴也提到,要表達同理心,別怕展現脆弱的一面。「你可以說:『這件事會很困難,我也覺得很難。』」伯恩斯坦說,傳達團結的精神,展現「我們一起面對,團隊一起把這件事做好」的態度。另外,不要總是想著負面事物。告訴你的部屬:「這些事情當中,也會有一些有趣的事情。」維持團隊同志情誼是優先要務之一。這樣一來,「就算有傷害也傷得不重。」

訂定階段性目標

接下來,可考慮把整件工作切分成一些可以處理的部分,好讓整件工作看起來不那麼嚇人。麗莎.賴建議,根據哪些是最重要的工作,「劃分為一些有意義的部分。」為每個階段設定短期目標,如此就能讓團隊工作有重點、負起應負的責任,也有助於推動大家向最終目標邁進。「你可以說:『每完成一個階段,我們就稍微休息一下,並且評估看看,以確認走向正確。如果有必要改變路線方向,我們就改。』」階段性目標,應該要能讓團隊對於逐步推進的工作進展感覺良好,所以在設定這些階段性目標時,務必要發揮適當的作用。伯恩斯坦表示:「別為了想要鉅細靡遺地管理所有一切,所以才設定這些較短的趕工期。」同樣也很重要的是應考量,設定多個截止期限,可能會對你團隊的工作步調造成什麼影響。研究顯示,如果你規定團隊要花多少時間完成某項任務,團隊在上半段時間和下半段時間的工作速度會不同。伯恩斯坦說,隨著截止日期漸漸逼近,「大家就會更認真。」

給予自主權

讓團隊自行安排工作日,好讓他們的生產力達到最大。麗莎.賴指出,在趕工期,不要讓有關待在辦公室多少時間的爭議和在家工作的人資規定,妨礙了工作進展。應該讓員工參與決定如何界定團隊、團隊如何共事。她說:「如果員工能表達意見,就更可能真正投入工作。你應該要讓員工能夠參與,覺得自己有投入這個過程。」雖然應該由員工主導進行,但你身為主管,仍應為他們排除障礙。舉例來說,伯恩斯坦指出,排除障礙有助於員工專注在眼前的工作上。他說,你有權力「排除令人分心的事情」,並「讓趕工期在某些方面令人鬆一口氣。」

審慎運用激勵誘因

各種獎賞和誘因,可以成為重要的激勵工具。麗莎.賴建議,應該在整個專案過程當中安排各種獎賞和激勵措施,而不是等到專案結束才提供。她表示:「你不時需要一些慶祝時刻,如此才能讓員工持續投入。」想些辦法來獎勵團隊的辛勞,像是週五下午放假,或是安排整個辦公室的點心時間。但伯恩斯坦也警告,「外在獎勵有些缺點」。例如,你告訴團隊只要在截止日前完成工作,就能放一早上的假,「這會鼓勵團隊完成工作,而不是鼓勵工作的品質。」所以,他建議應該「優先重視內在獎勵」。把重點放在這項專案代表了「團隊成員成長發展的好機會」,以及「密切合作」為何對團隊的長期發展有好處。

注意危險跡象

很多時候,你只要觀察部屬的表情或走路的樣子,就能知道他們是否感到焦慮。伯恩斯坦表示:「你有能力解讀別人的狀態,因此不妨善用這種能力。」如果看到某位員工似乎遇上困難,就伸出援手。麗莎.賴指出,不要不計代價「埋頭向前衝。最大的警訊之一,就是大家忽然開始不說話了。如果團隊變得沉默」,就代表你的員工「覺得不知所措或壓力過大。」這時要和他們好好談談,「問他們哪些事情進展順利、哪些不順利?是否有什麼事情需要調整?有什麼問題需要排除?」

讓員工看得到你,自己也要心懷感謝

最後一項建議:伯恩斯坦說「要讓別人找得到你」,而麗莎.賴也同意:「就算你其他的事情都做對了,但如果你整天關起門來不見人影」,你的領導只會是「重大失敗」。你必須讓別人隨時找得到你,讓員工知道你會是他們堅強的後盾。她補充說:「要四處走動,和員工說說話。問他們:『有誰需要幫忙?』」她也提到,員工會「重視你陪在他們身邊的時刻」。不用說,你也必須對員工所做的犧牲表達感謝。你應常常說「謝謝你」,並找出各種小方法,讓員工知道你感謝他們的付出。麗莎.賴還提到:「買些甜甜圈給員工絕不是壞事。」

切記幾項原則

什麼該做

 檢視自己的情緒能量。如果你自己對這個專案不投入、沒有熱情,就很難激勵你的團隊。

 把整項任務切分成一些可以管理的部分,好讓整件工作看來不那麼令人卻步。階段性目標能讓團隊聚焦。

 鼓勵你的團隊自行安排工作日,好讓他們的生產力達到最高。

什麼不該做

 說謊或刻意美化事實。你應該向團隊坦誠當中會有的各種負擔與犧牲。

 忽略明顯的問題。如果看到某位員工似乎遇上困難,就要伸出援手。問他們:有什麼問題需要排除?

 關起門來不見人影。你應該讓團隊找得到你、看得到你。

個案研究1

展現熱情,告訴團隊這項工作為何重要

賽耶德.艾爾凡.阿傑瑪(Syed Irfan Ajmal)是巴基斯坦的一位數位行銷創業者,擁有在趕工期鼓勵團隊的許多經驗。

他說,如果「要把這事做對,就得要很了解你的團隊。你必須知道他們會對什麼事情感到興奮、感到恐懼,以及他們最深的期許和最大的挑戰。」

在2013年1月,賽耶德與另一位創業者耶瑟爾.侯賽因.謝克(Yasir Hussain Sheikh)合作一家科技新創公司,兩人組織了一個八人小團隊,打造一項有特殊功能的空間智慧產品,並申請相關許可。

這項產品的靈感來自CNN的觸控螢幕「神奇牆」(Magic Wall),能協助電視主持人使用多點觸控螢幕上的地圖及資料視覺化做法,報導巴基斯坦的選舉結果。

當時壓力非常大,選舉將在五月舉行,因此團隊只有幾個月時間就必須交出成果。賽耶德表示:「我們的工作時程非常短,如果沒辦法在2013年3月之前打造出產品、取得許可,一切努力就會白費。」

賽耶德和耶瑟爾一方面擔心步步進逼的截止日期,一方面也知道自己得在團隊面前展現正面能量。於是,他們一起反思一旦成功,對於他們這家新創公司會有什麼影響,以及對巴基斯坦有什麼意義。他們也思考自己的目標與使命。賽耶德回想當時說:「我們想做的事,過去在這個國家從未有人做過。」

他們向工作團隊說明這項產品的重要性,結果「一切朝著正面的方向而改變,」賽耶德說。

他說:「我的合作伙伴很擅長激勵團隊,他會和團隊分享他的願景,說明如果準時完成這項專案,對所有人有什麼意義。耶瑟爾的熱情極具感染力,很神奇地提升了大家的能量與熱情。」

賽耶德也很坦白地提到要做出的犧牲。他說:「我並沒用任何恐嚇手法,但我告訴大家,這項專案確實需要我們日夜趕工。我想,整個團隊很欣賞我坦誠相告。」

這兩位事業伙伴也試著培養團隊的同志情誼和協作,方法是把這個已經不大的小組再細分,讓組員之間的技能可以互補。這樣一來,每位組員都有權能對工作進行的方式發表意見。賽耶德說:「他們總是能找到耶瑟爾和我,我們會提供即時、有建設性的回饋意見。」

最後,團隊成功達成任務,很自豪所達到的成果。「我們成功了,而且看到自己的產品用在全國性的電視上。」

個案研究2

思考哪些做法對你的團隊有幫助,而且別忘了說「謝謝」

卡爾.萊登(Carl Ryden)是商業銀行人工智慧驅動軟體公司PrecisionLender的共同創辦人及執行長,他表示如果在趕工期要激勵員工,必須記住的最重要事情就是「趕工不可以是常態。」

他說:「人們不可能每一天都整天全力以赴。趕工必須是暫時的狀況。必須讓(員工)相信這不是常態,而且(他們所任職的)公司尊重工作與生活的平衡。」

最近,他位於美國北卡羅萊納州的公司,準備在產品裡首次推出虛擬數位助理Andi。卡爾表示:「我們有個不能錯過的期限。」而隨著期限愈來愈近,顯然情況是「還有許多工作必須完成,才能趕上進度,許多開發人員必須週末加班。」

卡爾知道團隊的壓力沉重,也希望自己能盡力協助。他說:「我希望展現團結,但也希望不要妨礙他們,讓他們好好工作。」

卡爾表示,如果他待在辦公室,陪在同事旁邊,「會讓人覺得(他)在那裡監督員工」,希望有人不斷向他提出「現況報告」。於是,他決定給予團隊自主權。「我說『我相信大家能做得到,而且我希望確保大家取得一切所需資源。我可以取消你們的哪些工作,好讓你們更專心?』」

「我不想把事情弄得更糟。」

工作團隊很感謝他對他們的信心。等到事情結束,「團隊準時完成工作,大獲成功」,卡爾也不吝於表達他的感謝。他說:「我對他們說謝謝,一一對每個人說,也對整個團隊一起說。我希望表揚他們的優異工作表現。」

(林俊宏譯)



芮蓓嘉.奈特 Rebecca Knight

住在美國波士頓的自由撰稿人,同時也是衛斯理大學(Wesleyan University)講師。她的作品曾發表在《紐約時報》、《今日美國報》、《金融時報》。


本篇文章主題激勵員工