組織決定決策的命運?

How Systems Support (or Undermine) Good Decision-Making
朗.卡魯奇 Ron Carucci
瀏覽人數:9055
重點在於你的流程,而不是員工。治理系統,通常主導公司內部較大的決策流程。問題在於,大多數組織的系統就像是無人管理的花園裡的雜草一樣蔓生。但其實,只要設計一個更好的系統,就能讓全公司的決策協調一致。因此,如果組織或團隊正受困於不良的決策流程,應該先決定哪一個治理層級是問題的真正核心,然後開始改善。

有關決策的研究雖然很多,但許多領導人和企業仍然對決策有很深的挫折感。原因可能是,決策科學常把焦點放在決策者身上,深入研究他們的偏誤、焦慮和本能反應。但在組織內,決策常是一種分散各處的能力。在各種不同部門和地理位置交織的龐大網絡裡,同時間會做出上千個選擇。設定優先事項、分配資源、雇用和解雇、解決危機等等,所有這些決策的範圍很廣,從高風險的策略決斷到低風險的戰術困境,都包括在內。

在這個情境脈絡中,儘管很少有關於「治理系統」的文章,但這種系統通常推動了公司內部更廣大的決策流程。問題在於,大多數組織並沒有刻意設計這些系統,所以它們通常就像是無人管理的花園裡的雜草一樣蔓生。麥肯錫顧問公司(McKinsey)一項針對2,200多名高階主管的調查顯示,目前有72%的領導人認為,在他們的組織裡,糟糕的策略決定與良好的決定一樣多,或者糟糕的策略決定其實是常態。

這個現象造成一些後果:

會議失焦。

有效的會議,可以促進誠實的對話,進而產生明智的選擇,而失焦的會議通常會變成冗長、與主題無關的現況更新,而彼此的交流並不誠實,因而癱瘓了有效的決策過程,並且可能讓原本已雜亂無章的治理系統變得更糟。

決策權混亂。

如果你的治理系統失靈,員工可能愈來愈不清楚誰負責什麼事情,導致部門之間或團隊成員之間徒勞無功的角力。

優先事項相互競爭。

員工抱怨優先事項重疊或不斷改變,而他們任職的組織內部,通常對於應專注在哪些事務的看法並不協調一致。

失控的任務團隊和委員會。

如果治理機構管理不當,它們在成立原因消失之後還會持續存在很久,並且產出沒有人在乎的活動和報告。

這些症狀很容易發現,但如果把它們當成個別的問題,而非治理系統不良的結果,就無法解決當前的實際問題。好消息是,不論你的公司有一百名員工還是十萬名員工,你都可以採取幾項步驟以設計出更好的系統,讓全公司的決策過程都能協調一致。請從以下做法著手。

確認必須要做哪些決定

一個很好的著手方式,就是定期分析你組織做出哪些類型的決策。我與客戶合作時,會先將決策分為三大類:

企業決策包括為公司設定願景和方向、任命高階領導人、界定公司的價值觀和文化,以及管理外部聲譽。

策略決策包括公司將進行的投資、要服務哪些客戶、資本支出,以及擬定所有員工必須遵守的公司政策等。

營運決策包括編列預算、開發與推出產品,以及管理人才。

你可以根據你公司的規模和發展程度,選擇不同的類別。關鍵是要採用某種方法來區分待做決策的類型,以確保由合適的人來做出那些決策。

決定誰應該做出哪些決策

分配決策權時,必須思慮周詳,確保每個人都清楚自己部門和職位的界限。決定要把決策權分配到哪裡時,應考慮幾個主要因素。首先你必須決定,不同類型的決策應該在什麼「層級」產生。放在企業層級的決策,是會影響到整個公司,而且必須集中做出的決策。放在部門或事業單位層級的決策,是必須分別針對職能部門或地理區域而做出的決策。放在當地或個人層級的決策,是必須考慮到員工和團隊的獨特性而做出的決策。

接下來,你必須確認哪些決策必須跨職能協作來進行。例如,在行銷、銷售、研發和製造的交會處,可能會需要協調進行有關創新或產品推出上市的決策。如果組織正處於高度成長的模式,就可能需要一個跨職能的委員會,負責引進和留住頂尖人才。你的目標,應該是盡量讓跨團隊和跨部門能夠順暢而高效率地進行決策。

連結所有治理小組

一旦你確認哪些小組有權力和資源做出哪些決策之後,下一步就是連結他們,以確保有效的協調。這些小組都不是憑空做出決定,許多小組都相互依賴以執行他們的選擇。

通常需要建立兩種類型的連結。首先,必須建立「會議節奏」,以創造可預測的商業節奏。掌管短期優先事項的團隊,必須較頻繁地開會,而會議時間較短;聚焦在較長期優先事項的團隊,則應該較不常開會,但會議時間較長。有些公司規畫這個流程的方式,是定期舉行站立會議,並把會議通知發布在全公司員工都能看到的年度治理行事曆上。這樣可以確保每個員工都了解,哪些決定會在何時做出,由哪些人來做。

其次是「資訊連結」,必須確認各個治理小組之間有哪些資訊連結。每個小組都有可預測的一組資訊進入他們的會議,會議則會產出一組確定的決策和結論。這些輸入和輸出所包含的資訊,對其他決策小組很重要。設定各項資訊在這些小組之間如何移動、由哪些人在什麼時間範圍內移動,有助於確保你的組織維持一致方向。資訊連結包括:擔任其他小組聯絡人的小組成員、會議後的簡明現況通報,以及發布即時決策和會議紀錄的線上入口網站。此外,透過共享行事曆和提高透明度的技術來連結治理小組,可以讓整個組織隨時了解決策是在哪裡做出,以及決策背後的思路和理由。

內建品質控制

最佳的治理設計,會監控並追蹤本身的成效。做法可以是收集員工的回饋意見,也可以是對現有系統進行年度評估,無論採用哪一種做法,你都必須定期評估自己決策流程的品質,以確認哪些做法有效、哪些無效。我合作的某家公司監控本身決策流程的方式,是在每次站立會議的最後,保留十分鐘的討論時間,以評估他們這場會議是否達到了想要達到的目標。在這段時間,他們評估會議中做出的決定,並徵詢員工的意見,以評估員工是否了解,這些對他們影響最大的選擇是如何做出來的,以及背後的原因。他們也想知道,員工是否覺得自己能為這些選擇做出足夠貢獻。透過這個方式,公司就能夠持續重複進行並改善各項流程。

不論你擔任的是高階主管,還是小型團隊的主管,你都有能力改善自己控制範圍內的決策流程。這並不是說,設計和執行良好的治理系統是很容易做到的。這需要時間、紀律和認真投入。不過,任由不良的治理抑制績效,付出的代價會高出許多。如果你的組織或團隊正苦於不良的決策流程,你不該只處理症狀。你應該先判斷,問題的真正核心在於治理的哪一個層面,然後開始朝改善之路邁進。

(蘇偉信譯)



朗.卡魯奇 Ron Carucci

Navalent顧問公司共同創辦人暨執行合夥人,協助執行長和高階主管為他們的組織、領導人和產業推動轉型變革。他著有八本暢銷書,包括最近在亞馬遜網站排行榜第一名的《登上權力高峰》(Rising to Power)。


本篇文章主題決策