創造你的最佳生產力流程

Create a Productivity Workflow That Works for You
亞莉珊卓.塞謬 Alexandra Samuel
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目前有這麼多立即可用的生產力工具和應用程式,許多人會發現,使用市面上現成的產品變得更容易,也更有效,即使它不是完全依照自己的意思運作。但現在,像是Coda、Notion與Airtable這些平台,改變了遊戲規則,使任何人都能打造自己的客製化生產力儀表板,而不需要擁有寫程式的技能。換句話說,你不用成為程式設計師,就能打造出最適合自己使用的完美系統。

如果沒有完美的待辦清單、專案管理平台,或是生產力應用程式,該怎麼辦?

這是異端的想法,尤其對於像我這樣推廣宣揚應用程式好處的人來說,更是如此。在過去15年間,我嘗試了大量的任務管理工具,像是Todoist與Wunderlist,數十個專案管理平台,像是Asana與Basecamp,以及數百個其他的生產力應用程式;它們承諾能讓我更妥善運用時間,或是加強我與同事或團隊的合作。(我把所有這些稱為我的「生產力系統」,內容結合了待辦清單應用程式、日曆、簡訊應用程式、協作規畫、檔案程式等等。)

我很喜歡其中一些應用程式,用了它們許多年,或是推薦別人使用它們,甚至和同事一起使用它們。但我發現,當我的專案或團隊改變時,幾乎總是得隨之改變我的生產力系統,尋找運作得更好的應用程式。

我並不是特例。在2019年的一項調查中,軟體比較網站GetApp發現,97%的專案經理運用不只一項工具,來管理他們的專案。目前科技產品購買指南G7列出272項不同的任務管理工具,以及777個專案管理應用程式,我會懷疑這是因為眾多軟體開發人員發現,他們必須建立自己的專案管理平台。(確實,那就是Basecamp、Rindle與Todoist背後的故事。)

這種不滿背後的一個原因是,人們就是喜歡用許多不同的方法,來組織自己的數位工作,就像你可能選擇把每週的任務寫在便利貼上,而你的同事喜歡寫在白板上。即使你選擇了自己的軟體,在一個專案或任務上為你運作良好的生產力設置,有可能完全不適合下一個專案或任務。也許你可以在上一個專案,讓所有任務都在Google套件上運作;但這次,你合作的客戶非常討厭透過Google Docs協作。或者,你有一部分工作是由各自獨立、有時效性的任務組成,另一部分工作則聚焦在一些大型、複雜且相互依賴的專案上。

但現在,一種新類型的軟體,使得任何人都能打造自己的客製化生產力儀表板,而不需要寫程式的技能。這些工具的例子包括Airtable、Notion與Coda等,它們的運作方式略有不同,但它們都為基本試算表與文字檔案添加強大的功能,好處是你不必麻煩地自己寫程式碼,就能寫出程式。過去六個月裡,我把大部分的工作時間,花在這些工具之一:Coda。我很訝異地發現,使用我自己建立的生產力儀表板,可以完成這麼多事。

我不是唯一善用這個新世界的人:Notion的模板庫Template Gallery,內含社群貢獻的數十個生產力模板,涵蓋了從製作影片的特定步驟,到獨立合約人員的完整工具包等各種內容。Airtable兼容並蓄的「宇宙」平台,包含社群貢獻的多個資料庫,用來追蹤顧客與潛在顧客、管理租賃財產的庫存,以及執行產品發布。Coda社群中專案管理與生產力模板的集合,內容包括一個模仿艾森豪將軍(General Eisenhower)系統的待辦清單追蹤器、一個管理編輯團隊工作流程的系統,以及一個Omnicodoro生產力模板,後者結合了「完成工作」方法學和用於「番茄鐘衝刺週期」(Pomodoro sprint)的工具。

瀏覽這些模板庫,可以讓你了解各種可能性,或是為你自己的生產力儀表板,提供一個有用的起始點。但如果你按照自己的規格打造工具,特別若是你在目前使用的工具上遇到特定困難,或者有未滿足的需求,你就可以從這些平台獲得最大的價值。如果你要這麼做,以下是一些應記住的原則:

要知道你試圖解決的問題是什麼

你對目前使用工具的不滿之處,是你建立自己的客製化儀表板的最佳指引,因此首先應記錄這些不滿之處。然後根據各個平台為你解決這些問題的容易程度,來評估不同的自製生產力平台。以我為例,我長期使用Google Sheet來追蹤我所有的故事構想與宣傳用語,現在嘗試要解決其中幾個限制:我想要一個更大的編輯視窗,以及更容易處理包含許多欄的試算表。Coda解決了這些問題。

從小處做起

若要判斷某個生產力平台是否適合你,最好的辦法就是開始使用。因此,即使你有一些宏大的計畫,想製作非常繁複的儀表板,以便自動化執行你工作的不同部分,但最好還是從簡單的事情開始做起,像是一個你能客製化的任務清單,呈現出你想用不同方式分類與檢視你的任務。我開始使用Coda時,首先只是簡單導入包含我各個故事構想的試算表,然後打造幾個不同的客製化瀏覽畫面:一個畫面能讓我看到自己所有的構想,一個只列出我的最佳構想,另一個列出準備好給編輯看的構想。

為不同類型的專案,打造各自的儀表板

打造你專屬生產力儀表板的樂趣之一,就是你不必對每個專案使用相同的設定。根據你的工作內容(以及和你一起工作的人),你可能只需要一個簡單的任務清單和數位筆記本,或者你可能想要一組更複雜的試算表,裡面還內建一些自動化的功能。我針對每一個工作領域都有客製化的Coda儀表板:一個用於共同擬定客戶提案(列出各項責任、規畫預算,以及草擬提案文件),一個用於規畫網站的改善(包含不同部分,分別針對網站架構、網站內容和技術要求),還有一個儀表板是要向未來的編輯人員呈現我的工作內容組合(用不同的資料夾,分別儲存網路連結、工作樣本和社群媒體指標)。我甚至使用Coda來規畫我們的家庭旅遊(可集中儲存我們的旅遊預定項目、餐廳評價與活動行程表)。

尋求整合

這些自製的生產力平台的真正力量,在於自動化執行你各個部分工作的能力,但自動化的程度,可能取決於你所選擇平台與你使用的其他工具的整合程度。例如,我已經把我的Coda故事追蹤器與我的Gmail帳戶整合在一起,所以當我有一組可以交給編輯的故事構想時,就可以點擊一個按鈕,將我選擇的所有故事提案結合成一封電子郵件的草稿。然後我用Coda連結到Zapier,以建立更多整合,像是把行動表單工具Jotform連結到Coda,這樣我就能用手機快速加入新的故事構想。

建立撤退計畫

正因為我們常常更換使用的生產力工具,所以當你開始使用某個平台時,必須嘗試把你的數據從那個平台取出來。不只是文字部分,我希望這個平台能保存我各項工作的結構與組織、筆記和聯絡紀錄。要確保有辦法能取出你的工作成果(就算是要手動把你的辛苦工作成果從一組試算表,複製黏貼到另一組試算表),並經常這麼做,即使只是作為備份。

目前有這麼多立即可用的生產力工具和應用程式,許多人會發現,使用市面上現成的產品變得更容易,也更有效,即使它不是完全依照自己的意思運作。但對於那些有興趣打造最恰當解決方案的人來說,像Coda、Notion與Airtable之類的平台,絕對會改變事情的運作方式。你不再需要成為程式設計師,就能打造符合你需求的應用程式或儀表板。

(王怡棻譯)



亞莉珊卓.塞謬

亞莉珊卓.塞謬 Alexandra Samuel

演講人、研究員、作家。她與全球領導企業合作了解他們的線上顧客,並根據數據資料來製作報告,如「分享是新的購買行為」(Sharing is the New Buying)。她著有《善用社群媒體聰明工作》(Work Smarter with Social Media, HBR Press, 2015)。她的新課程「工作生產力:運用收件匣更聰明地工作」,現在已經在Skillshare上架。


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