設定界限,捍衛你的時間

Protect Your Time at Work by Setting Better Boundaries
伊莉莎白.葛瑞斯.松德斯 Elizabeth Grace Saunders
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同事突然要求你撥出時間,可能會妨礙你完成重要任務,導致你晚下班,或甚至打亂你與家人相處的時間。其實,你有權收回自己的工作日。本文提供一些策略,像是找出你無法開會或不想開會的時間,保留為「忙碌」時段等等。設定更明確的界限,不僅能讓你取回工作時間的掌握權,也能跟同事維持更好的關係。

你傍晚的會議預定要開一個小時,如今已不知不覺逼近75分鐘,而且沒有要結束的明顯跡象。你知道你還有一封有時限的電子郵件要發送,現在你必須作出選擇,是要晚一點下班完成事情,還是要在晚餐後用你的筆記型電腦處理。你表面上保持禮貌、參與討論,並對主持會議的同事提出周到的答覆,但心裡卻惱火不已,因為這個人大幅逾越了你的時間界限。

這類情況可能令人沮喪。同事突然要求你撥出時間,可能會妨礙你完成重要任務,導致你晚下班,或甚至打亂你與家人相處的時間。在這種情況下,你可以做些什麼來設定和傳達界限,以免你覺得日後別人會不尊重你的時間?

我身為時間管理教練,曾看到人們成功地對同事設定界限的各種方式。可能的做法,會因你的職務、職場文化和同事而異,但以下一些例子說明你可以設定的界限,以及向他人傳達這些界限的策略。

出席會議的可能性

直接把行事曆中的某些部分保留為「忙碌」時段,是很好的第一步。找出你無法開會或不想開會的時間,例如特定時間之前或之後。在行事曆上保留時段的原因有很多,像是要配合通勤時刻表、送孩子上學,或者只是想在一天的開始能夠專注於某件事。這麼做的目標,是在你的行程表上留下一些空檔,這樣其他人就會知道你在忙,沒有時間給他們。

你收到的會議請求若是在保留時段內,你可以建議對方另找時間開會。如果你沒有權限可重新安排會議時間,或是受邀開會的人很多,你就必須決定這次會議是否對你重要到必須參加,或者是否可能讓你用電話會議的方式參加。在某些情況下,你可能沒有那麼多能力可針對會議時間來設定界限,例如你要跨越國際時區來協調,或是一週裡的中段時間,要用來協調一項諮詢專案。在這種情況下,你必須根據你的情況來斟酌判斷。如果可能的話,你應避免開會時間可能會讓你錯過偏好的就寢時間,或需要你在半夜起床開會。如果開會剝奪了你的睡眠時間,而導致你的生產力下降,那麼開會帶來的額外好處,很可能不值得這個代價。

會議時間的長短

長時間的會議,可能大幅影響你的行程安排。只要有三場會議比預期延長15至20分鐘,就會使你一天的工作時間減少一小時。一些策略有助於維持會議時間長度的界限。

首先,設定你主持的會議要開多久。例如,發出三十分鐘會議的邀請,其中包含清楚、明確的議程,而不是慣性地規畫六十分鐘的會議。其次,預定的各項會議要排得很接近,以促使你在正確的時間或提早幾分鐘結束目前的會議,以免下一場會議遲到。(請記住,這也可以協助其他與會者,因為他們接下來也可能有其他會議要參加。)最後,在會議一開始就說明你的意向。例如,「我在2點半還有個會要開,所以我們一定要在那個時間之前討論完最重要的項目。」然後,在會議預定結束時間之前五至十分鐘時,請說:「我們還有大約十分鐘的時間,在會議結束之前,要討論的最重要事項是什麼?」從頭到尾妥善安排會議進行速度,對於準時結束會議很重要。

專注的工作時間

擁有不被打斷的時間來完成任務,對許多人來說是一大問題,因此在這種情況下,你必須特別努力設定界限。第一個做法是在行事曆中保留某些時段為「忙碌」。有些人保留每週某個固定時段這麼做,例如一星期兩個早上,從上午9點到11點。另有一些人選擇每週都按照完成專案所需的時間,來保留時段。你應採取對你最有幫助的方法。

如果同事想在你的專注時段當中安排會議,或者事先未通知就到辦公桌旁閒聊 ,那麼你可以建議他另找時間這麼做。其實,為了協助你貫徹執行專注時段的做法,你可以建立某種實體障礙。如果你的辦公室有門,就關上門。對你的團隊來說,讓你花幾個小時專注工作,比讓他們隨時都可以來找你更有價值。如果你沒有門(或者即使你的門關著,同事也一樣會進來),不妨躲到某個地方,比方說會議室、另一間辦公室,或甚至咖啡廳。離開視線範圍,是設定界限的最有效策略之一。

儘管上述訣竅可以控管你的時間,但工作中另一個常見的分心事物,就是同事不斷傳來的訊息,無論是透過電話、線上聊天、電子郵件,還是親自傳達。你的同事與你溝通的方式,會影響到你對這項訊息的破壞程度的感受,但是,透過控管這些訊息傳達給你的方式,你可以減輕它們的影響。

例如我在執業時,鼓勵我指導的客戶主要透過電子郵件與我溝通。這樣一來,他們可以隨時與我溝通,無論是白天或晚上的任何時候、一週中的任何一天都可以,但是,我會等到我方便回覆的時候才看那些訊息(通常是週一至週五在我的辦公室中)。如果有人透過另一種方法與我聯繫,我通常會使用電子郵件回覆,並在適當的時候,強調我偏好的溝通方式是電子郵件。等到下一個工作日才看訊息,我就不會忍不住在夜晚和週末回覆。這也有助於我避免一直想著尚未回覆的訊息,因此我就可以完全遠離工作。

即使你不一定能決定人們與你的溝通方式,但有很多時候,你可以設定有關你會在何時回覆的期望。例如,你可能是在晚上10點收到與工作相關的簡訊,但你可以到隔天早上才回覆。或者,你也許可以等到週一再回覆週末收到的訊息。當然,有些情況下你實在不可能設定這種界限,比方說,如果你負責國際貨運的運輸問題。但是在許多情況下,訊息可以等待,而且你只要在你覺得適合自己的時間範圍內作出回應,就可以向其他人展現你的個人時間界限。在某些情況下,你甚至可能應該明確地說:「我現在回覆你的訊息,但我希望你知道,我通常會等到週一才回覆週末收到的訊息。」

你需要什麼界限,以及你可以設定什麼界限,都取決於你的個人偏好和你的職務。但透過這些策略,你可能可以開始對同事設立更多的界限,這樣一來,你不僅表面上顯得有禮貌,內心也會感到平靜。

(林麗冠譯)



伊莉莎白.葛瑞斯.松德斯 Elizabeth Grace Saunders

時間管理教練,「現實生活E時間指導與演說」(Real Life E Time Coaching & Speaking)創辦人,著有《如何投資你的時間如同投資金錢》(How to Invest Your Time Like Money)和《絕佳的時間管理》(Divine Time Management)等書。


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