克服分心習慣,揮別一事無成

How to Overcome Your (Checks Email) Distraction Habit
莫拉.湯瑪斯 Maura Thomas
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好的工作需要深入聚焦。但習慣分心的人維持注意力的時間較短,也比較沒耐心以有意義的方式運用腦力。結果,我們從事考慮周到的工作的能力降低了,而且我們實際執行這種工作的欲望也降低了。因此,提高生產力不是靠時間管理,而是靠注意力管理。要管理注意力,可以做三件簡單的事:察覺分心問題、想出克服問題的計畫、利用活化能量的原則。

你有多常經歷到既感覺精疲力盡,也覺得實際上什麼都沒有完成的日子?如果你的回答是「總是如此」或「非常頻繁」,那麼你並不孤單。在現今大多數的專業職務上,一心多用已成為一種因應策略。我們不斷把注意力轉向別處,而沒有試著完成各項任務和專案、追蹤和回應沒完沒了的溝通訊息,以及管理同事和辦公室忙碌造成的干擾。

持續分心會造成想法零碎分散,以及工作只完成一部分。這使我們感到不知所措和疲倦。我們若是忙碌而疲憊,但沒有成就感,就會覺得自己的工作就算最好的情況也是令人不滿意,最糟則會讓人失去動力。這可能會導致倦怠(burnout),因為工作有進展是推動我們前進的因素。

我擔任近兩千個組織的生產力訓練師和講師,我在工作中發現,若要擁有具有意義、令人滿意的工作,最大的障礙就是分心。葛洛莉亞.馬克(Gloria Mark)及其同事的研究顯示,我們經常每隔幾分鐘就切換手邊所做的事情,而這些頻繁的中斷「使我們工作得更快,這造成更大的壓力、更大的挫折和時間壓力,而且要耗費更多心力。」而這不只是破壞我們的績效,也破壞我們「呈現在外的樣貌」。

相反的,喬治城大學教授卡爾.紐波特(Cal Newport)將「深度工作」(deep work)定義為「有能力聚焦,不會分心到認知要求很高的任務上」。他指出,這麼做的好處在於「讓你能夠快速掌握複雜的資訊,並在更短的時間內產生更好的結果。」

我認為深度工作需要「腦力動能」(brainpower momentum)。你需要花時間才能開始去做、集中注意力,並充分動員資源來處理最重要、最有意義的工作。我所謂的「資源」,指的不僅是我們的知識、智慧和經驗,也指我們的同理心、熱情、仁慈、勤奮,以及我們賦予日常生活的所有其他特質,好讓它們變得獨特、更加豐富,並產生更大的影響。我用一個詞語來說明如何建立這種動能,以處理某項任務、經驗或關係,那就是:「發揮我們的才華」。

想想這個比喻:假設你的任務是騎自行車十哩。你開始踩踏板,就在你加快速度並開始前進時,某項突如其來的事情使你踩剎車。你不得不停下來,因此失去了動能,必須費更大力氣才能重新上路。想像一下,每次你開始騎快些,就被迫踩剎車。你永遠不能滑行前進,而是必須一直用力踩踏板。你認為,到達目的地還要多久時間?你認為情況還會有多麼困難和令人沮喪?這就是你花在分心上的腦力,它會導致日作時感到令人不滿和做不成事情。

你無法在兩段分心時間之間的三分鐘時段,充分發揮你的才華。可惜對許多人來說,分心已成為一種習慣,而且這種習慣經常一再地被強化,所以很難打破。說服力科技產品使分心的問題雪上加霜,這種科技產品利用行為心理學的複雜技巧來「說服」我們持續使用它。因此,久而久之,隨著我們的習慣的增強,我們開始尋找令人分心的事物。當一切變得安靜,或者任務變得無聊或令人沮喪時,我們就會拿起手機。

習慣分心的人,會發現自己維持注意力的時間較短,也比較沒耐心以有意義的方式運用腦力。我們現在把它當成一項令人不愉快且無法克服的任務,這意味著我們較不能培養出發揮才華所需要的腦力動能。因此,與分心有關的問題變得更加複雜:我們從事考慮周到的工作的能力降低了,而且我們實際執行這種工作的欲望也降低了。

因此我相信,提高生產力的途徑不在於「時間管理」,而在於注意力管理和戒除分心的習慣。要展開這個流程,任何人都可以做的三件簡單事項是,察覺到分心,制定克服分心的計畫,並善用活化能量(activation energy)的原則。

第一步是察覺,因為你如果沒有發現自己有某個習慣,就很難改變那個習慣。習慣是由提示所觸發的,因此你應設法注意你有多頻繁分心,以及分心的原因是什麼。每當你發現自己從一項任務切換到另一件事,而且沒有出現刻意的停止點,請將它記錄在一張紙上,然後思考並記下什麼因素導致你分心。

你一旦察覺到這些提示,就可以找到克服這些提示的方法。例如,問問自己和其他人,當你試著專心時,你可能會做些什麼來防止別人打斷你,或者如果他們已經打斷你了,你可能會說些什麼。你也可以詢問,或許可以做些什麼來避免自己去拿手機。記下這些構想,並找機會試試這些構想,然後記錄它們是否有效。經過一段時間,你就會開始了解,針對你自己的情況,哪些方法有效,哪些方法無效。

戒除分心習慣的第三種方法,是「活化能量」的原則,使人們更容易養成更有生產力的注意力管理習慣。例如,若要著手執行那些原本看似困難的須考慮周到、重要的任務,你應把它分拆並具體說明。不要在待辦事項清單中寫下「撰寫文章」,而應該寫「列出文章的四個要點」,不要寫下「分析報告」,而該寫「確認報告第一部分裡的主要想法」。如果列出的工作看起來快速又容易,你就比較可能去執行。因此,你應該要讓所有事情看來都快速且容易。最難的部分是開始著手。

活化能量自然會牽涉到我所謂的「摩擦力」。〔研究幸福的紹恩.阿克爾(Shawn Achor)稱這一組原則是「二十秒法則」。〕這也是你可以使用的工具。比方說,如果你習慣晚上在家不斷用智慧型手機查看電子郵件,那可能不是因為你真的想看電子郵件,而是因為你整天在辦公室都「慣常」查看電子郵件,這是一種習慣。因此當你下班時,要刻意設定放棄這種做法,並製造一些摩擦力來支持你。進入你手機上的帳戶設定,將郵件帳戶從「開啟」變更為「關閉」。之後,即使你發現自己強迫性地點擊電子郵件應用程式,你看到的將是空白螢幕。重新進入你的設定並開啟電子郵件,要額外多花幾秒鐘,這可能足以提醒你記得你的計畫,化解掉查看電郵的衝動。

分心讓我們感到筋疲力盡,而且覺得好像一事無成,儘管我們其實總是很忙。此外,分心已經成為習慣,因此即使別人沒有使我們分心,我們也常會讓自己分心。為了避免倦怠過勞,我們必須認清這個情況,並擬定解決分心問題的計畫,這樣才能夠完成我們最需深思熟慮的最重要工作,並在世上發揮自己的才華。

(林麗冠譯)



莫拉.湯瑪斯 Maura Thomas

曾獲獎的國際演講人和培訓師,專業領域包括個人和企業生產力、注意力管理,以及工作與生活平衡。她曾在TEDx發表演講,創辦RegainYourTime,並著有《個人生產力的秘密》(Personal Productivity Secrets)、《無牆工作》(Work Without Walls)和《注意力管理》(Attention Management)。她經常到主要的商業機構中演講,最近被《Inc.》雜誌評選為2018年頂尖領導力演講人之一。


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