【管理用聽的】在職場中,何時該採取主動

When to Take Initiative at Work, and When Not To
1號課堂 class one
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工作上採取主動,也會出差錯。畢竟,主動性如果沒有導引到正確方向,可能損及組織及個人利益;況且,有些問題不該由你解決。因此,本文提出包含三項要素的「明智的主動性」:管理自我、考慮其他人、與組織目標協調一致。

主動的員工績效更好、貢獻更多,而且更創新,因為如果要創造正向改變,這類員工不需要指示,就會主動進行,因此,在職場中他們往往很搶手。

不過,太過主動也可能會出差錯。如果沒有將主動性引導到正確的方向,可能會造成反效果,並對組織、領導人、團隊成員與個人,造成意外的負面後果。

近期一項研究發現,想要以主動的工作態度取得最大的成功,必須思考以下三個要素:

第一,管理自我。

採取主動,會花費大量的時間與精力,所以,最重要的是權責要劃分清楚,了解有哪些問題該由你解決,而哪些問題該由其他人負責。同時執行太多項或太大規模的行動方案,容易讓你身心俱疲。

下面就是一個例子。

珍妮在一家科技顧問公司擔任顧問,她認為,如果公司能取得國際標準化組織(ISO)管理系統認證,對於公司未來發展有很大的好處。為了獲得這項認證,珍妮自願領導一項規模涵蓋全公司的行動方案,但這絕對不容易,因為包括總經理在內,大多數人都十分抗拒。

她努力推動,將近12個月長時間工作,讓每個人都參與行動。最後她成功了,但她已精疲力竭,因此,她很遲疑,未來在工作上是否還要採取主動。她說:「這項計畫結果當然是好的,但我不確定是否值得付出身體健康的代價。」

由上面的例子可以知道,在主動行動之前,你應該思考哪些計畫值得推動,並先自問:「我是否具備足夠的熱忱與專業,來領導這項計畫?」、「我是否有執行計畫所需要的時間與資源?」

有些計畫應該讓其他人主導,但如果你確定要親自推動某項計畫,就要做好時間管理,並預先演練,在行動的過程中,可能會出現哪些挫折?在挫折出現時該如何繼續推動?最重要的是,確保你有得到主管的支持。

第二,考慮其他人。

大多時候,你改變工作方法,會牽連到其他團隊成員。然而,許多發起計畫的員工,並未完整考慮,自己的主動性可能會對別人造成什麼影響。

以凡妮莎為例,她剛加入一家新公司,開始工作之後,她得知公司處理員工紀錄的方式,仍是手動輸入資料。對此,她感到非常不適應,她覺得這既笨拙又耗時,而且不負責任。

面對這個狀況,她對上司表示,她願意負責建置新的管理系統,但這項行動需要其他同事支援。不過,同事們在已經很繁重的工作之餘,每天還必須花上好幾個小時補足資料,在需要加班支援的狀況下,只有少數人願意這麼做,導致凡妮莎的這項計畫,沒能完成就放棄了。

以上的例子顯示,在開始一項新計畫之前,先考慮別人的觀點,是很重要的。執行前應該先自問:「誰會受我的計畫影響?」、「我需要請誰加入,才能確保成功?」

回答這些問題之後,再思考你該如何向最重要的利害關係人溝通你的構想,以及必須採取什麼策略,讓他們準備好並接受你的計畫。無論你有多麼主動,缺乏其他人的協助,你的成功機率就會小很多。

第三,與組織目標協調一致。

如果你的計畫不符合公司的關鍵策略,或是不符合組織的長遠目標,這個計畫很可能會浪費時間與資源。

這麼說有點抽像難懂,我以下面這個例子來說明。

新產品開發部門的負責人伊凡,在一項活動中得知,開放式空間現在正流行。他覺得,這種空間格局可以增進各部門之間的協作,也讓視覺便得更遼闊,於是說服上司,重新設計辦公大樓的一整層樓。

這項計畫耗資甚巨,但可惜的是,許多員工覺得這種新設計充滿問題,因為工作時的噪音與干擾不斷,許多人難以適應,並申請搬遷到另一層樓。

如果伊凡在計畫開始之前,留意員工的需求,了解他們工作需要高度專注與集中精神,以提高生產力,那麼,他就可以更明智的將計畫重點,放在改善原有的空間設計,而不是大費周章的重新改造。

主動行動的關鍵,是均衡組合上述三個要素,才能算是具有聰明的主動性。在職場上主動採取行動是對的,但沒有考慮組織情境或別人的需求,這樣的魯莽主動,不太容易成功。同樣地,太過考慮他人,過度發揮主動性,導致自己精疲力竭的人,也不會成功。因此,主動又聰明的人,會先盤點自己的優勢並管理時間,考慮同事的工作狀況和組織目標,再決定是不是要採取主動。

以上摘自〈工作不能永遠主動?除了勇於任事,更要理智思考〉,主題為「在職場中,何時該採取主動」。思考的要素包括:第一,管理自我;第二,考慮其他人;第三,與組織目標協調一致。



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