別讓「瀑布」闖進敏捷流程裡

When Waterfall Principles Sneak Back Into Agile Workflows
史蒂芬.布蘭克 Steve Blank
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當心「敏捷瀑布」,應讓專案管理變得更精實。

對計畫管理來說,「敏捷瀑布」(AgileFall)是個具有諷刺意味的詞,因為你設法要維持敏捷精實的做法,但仍持續使用瀑布式開發技巧。這麼做的常見結果,就像是把地板蠟和甜點配料結合在一起。

我剛參加過一場專案管理會議,會中親見看到了敏捷瀑布的現象。好消息是,略微調整流程之後,我們重回正軌。

那場會議在某家《財星》前十大企業裡舉行。我們協助那家公司把一個既有事業部裡的一個關鍵產品線,從傳統的瀑布式專案管理流程轉變為精實管理。

我們的客戶是那個事業部的產品負責人,他聰明、創新、積極主動。他的公司正面臨新競爭對手的破壞。他明白,那個問題和解決方案存在許多未知因素,因此不適合採用傳統的瀑布式開發。

我們工作重點的那條產品線有15位專案經理,負責監督六十個專案。過去幾個月裡,我們已協助他把精實的基本原則注入這些專案之中。這些全都是屬於現有產品和下一代產品的專案,也就是針對既有顧客、為既有產品創造新功能,或者為新顧客修改既有產品、工具或技術的用途。那些團隊目前正在創造「最精簡可行產品」(minimum viable product),他們離開辦公室,實際與使用者和利害關係人交談,並取得許可得以調整方向。這些全都是良好的精實法的基本做法。

但在我們最近一次的會議中,我發現那位產品負責人仍使用瀑布流程,來管理他那些專案經理。團隊坐等每三個月一次的正式審查會議召開,才開始檢討專案。我聽那位客戶提到,團隊抱怨他要求他們為了這些季度檢討會而進行大量文書工作。他很不滿意那些報告的品質,因為他覺得大多數團隊都是在審查前一天晚上才寫報告。他問道,要如何才能從那些專案經理那裡,得到更多的績效衡量指標和及時的報告?

我剛聽到這些話時的第一個想法是,更多資料沒什麼不好吧?這不正是我們想要的、基於證據的決策?正當我忍不住要建議採用更多指標來衡量成效的時候,我突然明白,我們那位客戶仍然有一個流程,是根據報告內容而不是實際結果,來衡量成功與否。這種報告流程,與線性、逐一按照步驟進行的瀑布式管理法,在衡量專案時所用的報告流程一樣。

(說句公道話,在這家仍由瀑布式管理主導的公司中,這個團隊是採用精實法的孤島。雖然這個團隊已經改變了組織的心態和行事節奏,但他上司都還不了解敏捷/精實學習方式和成果。他們只想看書面報告。)

在向下和向上管理方面,我們需要一個截然不同的專案管理心態。

隨著討論繼續,我們同意使用精實/敏捷專案管理的少數幾項作業原則,來管理專案(我們沒有提到精實或敏捷這兩個詞)。

1. 創造價值(找到適合任務的解決方案)的是個人,而不是流程和報告。

2. 然而,這個流程和報告對他的上司們仍很重要。

3. 讓團隊反覆打造出逐漸有改善的最精簡可行產品,比執著於早期文件/報告更加重要。

4. 最基本的是,應允許團隊轉向他們在「探索顧客」時得知的東西,而不是盲目遵循專案一開始他們向你說明的計畫內容。

5. 結果的進展(適合任務的解決方案)是非線性的,並非所有團隊都以相同的速度前進。

我們相當容易就說服客戶同意,領導團隊不再每季進行審查,而是每週與四到五名專案經理溝通交流,檢討16到20個專案。這表示互動週期的時間雖然仍然很長,但可從目前的三個月,縮短到每個月至少一次。

更重要的是,我們決定他在進行這些討論時,會把重點放在結果,而不是報告,而且會有更多的口頭交流,文書作業會減少很多。這些檢討會的重點是要頻繁提交成果、漸進式開發,以及領導人如何移除障礙。我們客戶的團隊將繼續與所有團隊分享進度報告,好讓他們互相學習。

總而言之,這個激進的想法是,產品主管的職責並非要求部屬進行文書作業,而是向下推動結果導向的流程,然後向上傳達這方面的進展。雖然這對團隊來說非常好,重擔卻落在產品負責人身上,他必須用上級主管希望看到的方式,向他們報告進展情況。

我知道在會議接近尾聲時,大家都有種豁然開朗的感覺。那位客戶問自己的團隊:「未來最適合由誰來管理精實流程,而非瀑布流程?」他們得出的結論讓我會心一笑:精實流程可以由較少的人管理,這些人能夠在混亂的學習環境中履行職責,而非流程驅動的執行環境。

我等不及要參與下次的會議了。

(劉純佑譯)



史蒂芬.布蘭克 Steve Blank

史丹福大學(Stanford University)兼任教授、哥倫比亞大學(Columbia University)資深講師、加州大學柏克萊校區(University of California at Berkeley)講師。他曾擔任八家新創公司的共同創辦人或初期員工,並曾協助創設美國國家科學基金會創新中心(National Science Foundation Innovation Corps),以及駭客國防(Hacking for Defense)和駭客外交(Hacking for Diplomacy)學程。


本篇文章主題專案管理