善用行事曆應用程式,化身超級職場父母

How Working Parents Can Get the Most Out of Calendar Apps
約翰.霍爾 John Hall
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你可以運用這項工具,列出優先事項,並預留時段處理。

專業人士或許自認掌握了自己生活中的許多面向,但他們的行事曆常常似乎不在自己掌握之中。想要好好維繫專業職涯,取得工作與生活的平衡就變得極為重要。2014年,蓋洛普公司(Gallup)發現美國人平均每週工作47小時,將近十分之四的人每週工作超過五十小時。彭博(Bloomberg)也特別指出,汽車工廠的常態做法是一個工作班次12小時,矽谷也以工時超長而惡名昭彰。

長工時成為常態,因而個人的優先事項常常受到忽略。然而,研究顯示(特別是關於臨終遺言的研究),人們不會記得董事會議,而會記得孩子的棒球賽。領導人(特別是職場父母)在行事曆中都必須同時妥善處理很多事項,要如何才能把行事曆化為助力,讓私人生活也能受到重視?

蠟燭兩頭燒

想想職場父母需要花心力承擔多少責任:常常是兩份職涯、孩子和父母自己的各種活動、兼差工作或其他雜事。把這一切都塞進每日工時(甚至超過),顯然,職場父母要兼顧這麼多事情,就無法留給私人生活太多時間。

想掌控這一切,最好的辦法就是把行事曆轉化為計時器。行事曆工具在這方面可以很有幫助,因為它不只能讓你記得各項會議或截止日期,也能呈現你如何運用時間。(資訊揭露:我與人共同創立了Calendar.com,我認為這可以讓你的行事曆安排得井井有條。)如果你清楚看到,在哪些時候自己的優先事項與行程安排搭配不佳,就該採取行動:

先確認自己的優先事項。

錯誤運用時間的最大原因何在?就是讓別人來決定你的優先事項。如果不採用一些準則,你很容易就會答應忽然落到手上的計畫或機會。這些機會也許可以推動你的職涯,但也可能沒有幫助。

最好的做法,就是在別人告訴你答案之前,先問問自己下面這些問題。有什麼事,你不做就會後悔?答案可能是擔任高階主管、跑馬拉松、參加孩子的大部分比賽,或是開始經營副業。接著倒過來思考:要如何做到這件事?接下能見度很低的專案,或是把自己的行程塞滿而無法充分發揮創意,都可能弊大於利。

那些你覺得自己應該要追求的東西,是你真心想要的嗎?這也值得你自問。如果你已經不再那麼有興趣每天做瑜伽、追求再升職,或駕駛接送學童的交通車,就顯示你可以用更好的方式運用時間。

預留時段。

預留時段(time blocking,又稱timeboxing),可說是職場父母的救星。保留一些時段進行特定活動,就能限制這些活動消耗你多少能量、造成多少影響。

若要決定時段該設得多長,一個好方法是追蹤一、兩週你運用時間的情形。Toggl或Timely之類的追蹤時間應用程式,能協助分析你使用時間的情形。真的值得每天花兩小時處理電子郵件嗎?需要花很長時間的工作報告,如果交給還在職涯早期、能從延伸型任務(stretch assignment)當中得益的員工,是不是更明智的做法?

我預留時段的方式,是標注出「會議日」,其他人只能預約行事曆上的這些日子和我開會。這讓我得以在其他日子處理需時較長的工作。另外,我在Google 日曆(Google Calendar)上也會開啟「縮短開會時間」(speedy meetings)的選項,把開會時間從30分鐘調成25分鐘。如此我就能在會議之間處理一些雜事,於是我每天幾乎都能在5點下班,不會因為要加班而錯過晚餐。

事先排好行事曆。

這件事聽起來或許有點嚇人,畢竟沒有人會想在月初就面對滿滿的行事曆,但這項技巧能確保優先處理你認為最重要的事項。每月1日前一兩天,就先把必要事項的時段排上行事曆:足球練習、一對一會議、重要大會、與另一半的約會等。這麼一來,你和所有其他人,都能真正看到你在最優先事項之外,還剩下哪些時間。如果其中有些事項後來取消或調整時段,你就能重新獲得那些時間。用這種方式,你就不太需要「擠出時間」才能做你真正想做的事,像是上健身房、回家看爸媽。我認識的一位主管,甚至會保留睡眠的時段。對職場父母來說,這可能是提醒你該上床的絕佳做法,好讓你隔天過得更順利。

創造一些小機會。

孩子很快就長大了。一年都沒去看他練習棒球,你可能連他的投球姿勢都記不得。此外,孩子的上學時間其實也有很多空檔,像是教師備課日、假日、半天課,只要事先在學校行事曆上查清楚,就能和你自己的行事曆做搭配,運用這些小時段給孩子一些驚喜,不論是一起去喝杯奶昔,或是逛動物園。雖然這會讓你用掉帶薪假(PTO;許多父母除了病假之外很少請假),卻可以在休兩週的長假之外也能創造回憶。像是去年,我就讀幼兒園的女兒很期待下課後和我去吃蛋奶凍的時光,雖然只有短短半小時,但我的注意力全都放在她身上。

有人說「愈忙的人,愈能把事做成」,職場父母尤其是如此。但如果你不滿意自己過日子的方式,就很難拿回對生活的控制權。這個時候,行事曆可以成為你的幫手,確保最重要的事能得到優先處理。

(林俊宏譯)



約翰.霍爾

約翰.霍爾 John Hall

Influence & Co.執行長,該公司協助品牌建立影響力。


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