各階層新員工快速上手五大關鍵

How to Onboard New Hires at Every Level
麥可.瓦金斯 Michael D. Watkins , 羅絲.霍利斯特 Rose Hollister
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一家有12萬名員工的企業,如何打造成功的「到職之旅」。

與新進員工簽約、提供新進人員訓練,這方面的基本工作多數大公司都做得不錯,但少有公司設立流程來處理新進員工面對的最大挑戰,包括如何完全融入所屬團隊、對工作迅速上手等。舉例來說,針對人資高階主管的調查發現,雖然許多新主管失敗的一大原因是企業文化,但只有29%受訪者表示公司有提供支持,好讓新員工熟悉公司文化。缺乏員工到職的完整配套措施,大大影響了員工開始展現績效的時間、出錯率及留任率。

公司如果有良好的配套措施,常是為了高層職位而設計。這在某種程度上是合理的,因為高階主管職位可能造成的影響較大,包括他績效不佳所造成的後果。然而,隨著組織內的各個職位日益複雜、爭取人才的競爭日益激烈、人們更了解到職配套措施不佳的後果,現在有愈來愈多企業都開始全面檢討相關政策與實務。

舉例來說,某家有超過12萬名員工的全球多元業務企業,深入研究自身為每年新聘的兩萬名員工提供什麼到職協助,結果發現做法很零碎分散且不一致,各個事業部、地理區域、職能部門與層級的做法有很大差異。雖然這家公司是著名的良好任職選擇,高層仍擔心這樣不一致的做法,總有一天會損害他們的雇主品牌,並影響員工的投入程度與留任情況。

他們決定制定全公司適用的到職系統,希望既能為所有員工提供一致、高品質的支持與指引,還能使用方便,並有足夠的彈性,可配合各單位不同的需求。這項解決方案,必須整合與新進員工簽約過程中的各種程序及法律要求,提供技術、工作空間與其他重要資源,也要提供關於公司文化與職務等新進人員訓練,還要能加速新員工的調適/融入流程,包括與同儕、主管及團隊的關係。

為了滿足全球各地許多不同的需求,這家公司設計出一套架構,包含五項關鍵(但彈性)的元素:

適合所有人的到職歷程。一項重點原則,就是所有新進員工都要完成一段「到職歷程」,從新進人員訓練、融入公司,到最後充分發揮效能。然而,這段歷程的長度與深度,會依員工層級而不同,最初階的員工得到的支持最少。

數量適中而各有特色的「員工性格分類」。該企業列出一套四種員工性格分類(persona):工資收入者、個別貢獻者、群眾領導人、高階主管。根據四種角色不同的需求及複雜程度,會分別提供不同的資源。舉例來說,缺少時間但具備豐富經驗的資深領導人,獲得的到職歷程會有豐富的內容,但不需要他們或他們的主管投入許多時間。

採用可提供主動與被動協助的科技。這家公司體認到,如果要用最少的人力來推動新的到職流程,就需要藉助科技。他們選擇的平台(目前市面可供選擇的平台之一),能以特定頻率主動推送可量身打造的內容,提供最及時的支援,也能提供各新進人員訓練與發展的資源連結,讓新進人員在有需要時主動查詢。

標準化用語及架構。這家公司針對各項關鍵整合融入步驟,都採用相同的規畫架構與工具〔它參考的是《關鍵領導90天》(The First 90 Days)〕,包括學習、打造調適期計畫、進行關鍵對話。

明確的角色及責任。最後,這家公司清楚說明新進員工的上司、輔導者、同儕、前任員工和其他相關人士,應該負起哪些責任。這麼做的重點,在於要為新進員工建立支援體系。

為確保長期的支援與投入,設計新到職系統的團隊,也讓現有團隊成員及新進員工參與,確認他們的需求,並建立相關內容來處理那些需求。舉例來說,新進員工常會拿到一長串的人員列表,讓他們在到職頭幾週與那些人建立關係。現在,這個流程在一開始會讓新進員工與上司討論,由上司說明與關鍵相關人員的相處重點。新進人員會得到對話指引,好讓他們去認識這些重要人員的時候,能談得既深且廣。其中還包括各種反思/準備練習,以及針對後續接觸的行動計畫。

另一項關鍵重點,在於確保新的到職資源,得到重要資深高層及人資部門的明確支持。目標是要打造一種文化,讓人覺得支持新員工調適好接任新職是有貢獻、增加價值的事。

雖然這項專案的重點在於新進員工,但任何接受新職位的人,都會需要得到其中一些支援和指引,而類似的系統也能用來協助內部調動。內部調動可能會發生得比外部雇用更頻繁,面臨同樣大、甚至更大的挑戰,而通常得到的支援較少。

到職歷程也能協助員工學習在新職位上成功需要的技能與行為,因此,到職歷程也可能比傳統的領導力培育做法更節省成本與時間。

各家公司已經不能再漠視各個層級的到職需求。到職協助措施如果能找出目標群體、打造半客製化的到職歷程,並取得相關人士的支持,就能大幅加速新員工適應融入公司,讓他們表現得更成功。

(林俊宏譯)



麥可.瓦金斯 Michael D. Watkins

創世紀顧問公司(Genesis)共同創辦人,瑞士洛桑管理學院(IMD)教授,著有《關鍵領導90天》(The First 90 Days)和《掌握你的下一步》(Master Your Next Move, HBR Press)。


羅絲.霍利斯特

羅絲.霍利斯特 Rose Hollister

創世紀顧問公司領導力顧問。她在美國西北大學(Northwestern University)教授全球領導和變革課程,並從2010到2017年在麥當勞(McDonald's)主持領導研究所(Leadership Institute)。


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