每個新員工都需要一個到任「伙伴」

Every New Employee Needs an Onboarding “Buddy”
多恩.克陵哈福 Dawn Klinghoffer , 凱蒂絲.楊 Candice Young , 戴夫.哈斯帕斯 Dave Haspas
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從微軟(Microsoft)的試辦計畫中,我們學到有關如何協助新員工的心得。

新員工到職是令人既興奮又緊張的時刻。在新員工到職最初幾週和幾個月當中,雖然主管對於塑造新員工在這段時間的經歷扮演關鍵角色,但更廣泛的團隊努力,可以確保這段體驗既正面又有成效。

過去幾年間,我們任職的微軟公司(Microsoft)一直致力改善員工到職流程。一開始我們了解到,一個看似簡單的做法具有極大效益,那就是在新員工到職的第一週,主管就與他們一對一會面談話。我們持續進行的研究,也得到另一個結論:在確保到職經驗成功方面,到職伙伴(onboarding buddy)扮演重要角色。這雖然可能看似明顯,但就像我們針對一對一會面所得到的結果一樣,向新員工介紹新公司時經常會遺漏這一點。我們試辦了一項到職伙伴計畫,參與員工有六百人,結果發現,到職伙伴可以在三個重要方面協助新員工:

到職伙伴提供背景環境。對正式員工來說,他們大部分工作的周遭背景環境已經相當固定,顯現在員工寫的每一封電子郵件、參加的每一場會議,以及報告的每一份簡報檔裡面。對新員工而言,背景環境是珍貴的事物。若不了解背景環境,新員工可能很難充分了解自己的角色,或者不了解如何才能對所屬團隊作出貢獻。到職伙伴可以提供你在員工手冊中找不到的背景環境類型。例如,見多識廣的到職伙伴可以協助新員工判斷,相關的利害關係人是誰,如何應付不同組織的矩陣結構,以及在解決問題時進行策略思考。他們也可以說明文化規範,以及任何實際存在的未明言規則,這可協助新員工更順利地轉換融入組織。

到職伙伴提高生產力。迅速發揮生產力,通常是公司和新員工的關注點。公司找到人擔任這個職位,於是滿足了對某種技能組合的需求,現在想要看到這項投資快速帶來回報。與此同時,新員工可能既想要快點工作上手,又需要花時間了解這個職位,因而感受到這兩者之間的緊張狀況。我們在微軟發現,到職伙伴愈常與新員工碰面,新員工就愈可能認為自己很快就有發揮生產力:到職後的最初九十天至少見過一次到職伙伴的新員工當中,有56%的人表示,到職伙伴協助他們很快在本身職位上變得具有生產力。與伙伴碰面二至三次的新員工,這個比率提高到73%;碰面四到八次的新員工,這個比率提高到86%;至於在到職之後最初九十天當中碰面八次以上的新員工,這個比率提高到97%。顯然,這個額外多了一層的支持,對新員工的成功很重要。

到職伙伴提高新員工的滿意度。面對員工超過12萬人的公司,不難想像新人進入這樣一個複雜的大型組織,可能會面臨難以應付的挑戰。為了真正了解到職伙伴的價值,我們檢視獲分配到職伙伴和未獲分配到職伙伴的員工,以了解他們的差異。結果我們發現,在上班第一週之後,有到職伙伴的新員工對整體到職體驗的滿意度,比沒有到職伙伴的新員工高了23%。這種趨勢持續九十天,滿意度提高了36%。有到職伙伴的人也表示,從主管和更大的團隊得到了更主動的支援。

我們仔細觀察資料後,決定擴大到職伙伴試辦計畫,為招募新人的主管建立一個內部網站,讓他們為新員工與到職伙伴配對,並提供指導說明如何搭配最恰當。例如,到職伙伴應該足夠了解新員工的角色或工作性質,到職伙伴過去的工作績效優異,而且有時間協助新員工。一旦配對成功,系統會自動發送提醒文字給新員工、主管和新員工的到職伙伴,鼓勵他們持續接觸互動,特別是在到職之後的最初九十天內。

我們繼續調整和擴展這項計畫之際,仍有很多要學習,但以下是我們一些初步的見解和要訣:

重新設定工作的優先順序。在搭配新員工與到職伙伴時,請考慮到職伙伴目前的工作量。在某些情況下,你可能需要協助重新分配工作,或降低工作的優先順序,好讓到職伙伴有時間支援新員工的需求。

說明實施的時間。讓新員工和到職伙伴都知道,這是一個有時限的伙伴關係。如果事先設定參與這件事的時間長短,到職伙伴比較可能提供服務。

報告結構很重要。我們的研究顯示,與新員工直屬於同一位主管的到職伙伴,所獲得的評價優於直屬主管與新員工不同的到職伙伴。為什麼?我們認為,原因是直屬於同一位主管的到職伙伴,也可能比較熟悉新員工的職務和責任。如果到職伙伴不了解新員工的職務,可能會給雙方帶來挫敗感。

成為伙伴是互惠行為。不只是新員工可以從這種關係受益。擔任到職伙伴,提供一個機會可展現和培養管理與領導技能。幾年前,我們對員工進行意見調查,以了解成功主管具備哪些特性。最重要的五個特性中的兩個(溝通和支持),也是成功伙伴關係的構成要素。此外,教導別人也可以加強自己的知識基礎,讓伙伴能夠培養更深層次的專業知識。

最後,我們發現,成功到職並不需要過於複雜的劇本。當然,備妥一個多面向的到職計畫很重要,但請記住,新員工成功所需要的最重要事物,就是支持。只要有一位懂得規畫的主管和一位盡責的到職伙伴,就可以確保新員工在到職後的最初幾個月裡,展現正向態度和生產力。

(林麗冠譯)



多恩.克陵哈福 Dawn Klinghoffer

微軟公司人力資源商業洞見(HR Business Insights)團隊總經理。她的職責包括為微軟全球各地事業單位提供高階人員分析與研究,以及提供分析和報告支援給各項人資計畫,例如全球多元性與融合(Global Diversity & Inclusion)、全球人資服務、人才管理、學習與發展等。她還負責人資與員工資料隱私的報告工具/技術。


凱蒂絲.楊 Candice Young

博士,微軟公司的資深資料分析師,擔任專案經理的研究顧問,提供新人到職和主管能力領域的諮詢。她負責開發和執行研究方法,用於提供以證據為基礎的解決方案,以改善會影響企業文化、到職和職涯發展的組織實務與程序。


戴夫.哈斯帕斯 Dave Haspas

微軟資料分析師,從事分析工作,以支援員工任職期間的各個層面、產生資料驅動的洞見,提供有關招募、到職、內部調動和員工投入程度等方面的洞見,供專案團隊參考。


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