工作不忙時,該忙些什麼

What to Do When Work Is Slow
伊莉莎白.葛瑞斯.松德斯 Elizabeth Grace Saunders
瀏覽人數:7105
本文提供你幾個因應策略:建立待辦事項清單、學習新事物……或是去度假。

當工作蜂湧而至時,你知道必須非常迅速執行各項工作。當截止日期迫近,你不僅忙碌也投入,有時候,幾乎趕不上期限。在工作排程中有喘息空間,簡直像是個夢。

但是當工作減少時,你可能會發現自己懶洋洋的,無法對自己能做的事感到振奮,動作比平日慢,還會看與自己工作沒有特別相關的文章與影片。你就是感到很無聊。

我們都會感受這般起落,不論它是季節性,或是由會議、專案或新客戶加入等事件所造成。大多數人都能在忙碌高峰期專心完成工作。但你處理低谷期的方式,對你的整體生產力與快樂也都有重大影響。我身為時間管理教練,經常建議人們如何充分運用工作淡季的時間。以下是幾個策略:

擬定計畫

當壓力解除,任何小事都容易讓你分心。你可能會花太多時間在電子郵件、上網亂逛,或把注意力放在不重要的事物或跑腿的差事上,想著「我時間很多」。為了克制這種傾向,你每天都要有個清楚的計畫。寫下兩、三件最重要的任務,以及任何你想完成的小型待辦事項。你必須比忙碌時期更仔細做規畫。

另一個好主題,是估計你在每項活動要花多少時間。舉例來說,我想要在早上11點之前,完成我第一個最重要的任務。從11點到中午,我要解決三個小的待辦事項。午餐時間休息。然後1點到3點,我要進行我第二個重要的大型任務。這個詳細計畫有助於把可能會很無聊的一天,變成一系列的小型衝刺時段。

自我培養

如果你好好利用,工作淡季是提升你整體生活的好機會。不妨考慮一下你平日沒有時間從事的專業發展活動,把它們加入你的每日計畫中。這可能包括參加產業會議、與前上司會面、潤飾你的簡歷與LinkedIn個人檔案,或是參加網路課程。你所投資的時間可以對你現在的工作有幫助,或是為你打開未來的大門。

提前完成

淡季時間也提供一個機會,可在緊急情況發生前,完成家庭與辦公室行政工作。在五月的淡季期,你可以先提交六月截止的文件,或是終於修好那部老舊的印表機,這樣就不會在重大截止期限前引起焦慮與煩惱。或是你可以在休息一天沒什麼關係的時候,安排你的年度健康檢查,或是跑一趟去換新駕照。主動積極可以避免你把這些必要任務,擠在特別忙碌的時間去做。

建立關係

如果你時常拒絕同事的午餐邀約,現在是答應的時候。你不忙的時候,可以藉由一起吃午餐、喝咖啡,或順道拜訪同事的辦公室,來了解他們。用這個方式建立情誼,可以為日後的有效合作做準備,為你將來工作壓力大時準備一些關係資本。

休息一下

最後,淡季提供機會讓你花時間在工作外的生活。這是個度假或休息的理想時機,或是在淡季的週五只上半天班,我的一些同事在夏天時就這麼做。你甚至可以在工作當中抽出更短的時間,來加強個人關係,像是跟另一半共進午餐,或是和朋友一起喝杯咖啡。或者你可以處理家庭雜務,像是清理壁櫥。

別在工作壓力較小的時候浪費時間,應該選擇保持專注。然後把多餘的精力,用來做那些你在忙碌高峰期做會覺得有壓力的活動,但在你有喘息空間時去做,就會非常滿足。重要的是,要刻意管理你的時間,讓你的產出不論在淡季或旺季都能極大化。

(王怡棻譯)



伊莉莎白.葛瑞斯.松德斯 Elizabeth Grace Saunders

時間管理教練,也是「現實生活E時間指導與演說」(Real Life E Time Coaching & Speaking)創辦人,著有《如何投資你的時間如同投資金錢》(How to Invest Your Time Like Money)與《絕佳的時間管理》(Divine Time Management)。


本篇文章主題生產力