背景調查 – 招募甄選的最後一道防線

鄭晉昌 Jihn-Chang Jehng
瀏覽人數:1557
背景調查 (reference check) 的目的是在人才招募甄選過程中,針對候選人個人的背景進行查核,獲取候選人更全面的資訊,以求對候選人更深入的瞭解。(本文為中央大學人力資源管理研究所 鄭晉昌教授,授權一零四資訊科技刊載文章)

透過背景調查,一方面可以對求職者的個人資訊情況有所瞭解,可發現求職者過去是否有不良記錄;另一方面,也可以對求職者的個人履歷資料是否反應事實進行查核,有助於挑選出合適的候選人。

背景調查一般在複試階段進行,也就是甄選後期的精選階段,針對少數人選進行背景調查,這樣工作量相對少一些,但對於高階管理職位最好在初試時,就要透過管道進行背景調查,這樣可以為後續複試提供更多有助於判斷的資訊。一般說來,背景調查時間最好安排在面試結束與正式錄用前的中間時段。另外,對目前在職卻來應徵的人員應注意保密,以免對其目前的工作造成影響。

實務上,一家企業應針對所有擬錄用的管理職人員都應進行背景調查,但根據不同的職位,背景調查的內容應有不同的重點,尤其是人事(管人)、財務(管錢)、採購(管物)的關鍵職位和中、高階管理人員。

一般說來在進行背景調查時,要注意幾件事情,才能有效收集到所想要得到的資訊。首先,根據求職者應聘的職位之工作內容和公司對該職位的用人要求,熟悉求職者 (也就是被調查對象) 的相關背景資料,確定背景調查的重點內容,找好背景調查的切入點。如果求職者仍在職中,如查證的對象為其現任主管,則調查前務必記得要知會求職者並取得其同意,以免危害他目前的工作。

在進行調查之初,必須清楚地於電話中向查證對象表明身份及來意,明確的告知對方目的,讓對方確知你們之間的對話內容是絕對保密的。如果你已取得求職者所簽署的同意書,就應該提供給對方。如果你認為一直無法取得對方的信任,不妨將你的電話給他,請他打過來查證。告知對方求職者目前所應徵的是那一項職務,好讓對方可以就事論事地評論。當對方在敘述時,絕對不要中途插話,因為一旦被打斷後,有可能對方也不願再繼續原來的話題了。如果你覺得對方似乎有意迴避某些問題時,你仍然應該契而不捨的追究,並誠懇的告知對方,你之所以如此咄咄逼人,無非是希望確定這個錄用的決定對於公司及求職者雙方都是最合適的選擇。同時,儘量尋找可以縮短彼此距離的著力點,讓雙方產生信任。進行調查時,最好是逐項進行問答,並做好記錄。調查結束後記得向受訪者表達誠摯的謝意。

因中高階管理職位特殊,如發生問題,將會造成公司重大損失和嚴重的後果。因此,對他們的背景調查較之一般員工應有更高的標準和要求。除了透用一般員工的背景調查方式外,還要注意以下幾點:(一) 對中高階管理員工的背景調查,從其任職經歷上,一般應不少於3個最近的任職單位,5年以內從事的職位都應列入背景調查的範圍。(二) 為確保背景調查結果的真實性和可信度,求職者先前任職單位的主管和人事單位主管皆可用來進行取證。(三) 背景調查中,如發現有疑問之處,最好追根究柢弄清事實真相,如電話背景調查不清,可以根據問題的性質,可申請進行實地查核。(四) 可以進行全方位背景調查,例如一個負責銷售業務的高階主管職位,在進行特定求職者背景調查時,調查求證的對象應可以擴及其先前任職單位的上司、下屬、同僚、客戶、公司總經理、人力資源部幾個與其工作經常接觸的部門,看看大家對其評價是否一致。另外,如果應徵者所提供之背景調查的名單中沒有出現任何一位任職公司的直屬主管(現任或前任),則人資單位宜特別提高警覺,該求職者之個人誠信是否有問題。

背景調查根據職位以確定需要進行調查的內容與方式,進行的程序如下:

(一) 告知求職者需對其展開背景調查,請其提供名單;

(二) 檢視求職者的各種履歷資訊以及盤點所需查證的額外資訊;

(三) 開展員工背景調查,查證的對象至少要2名以上;

(四) 根據調查結果,填寫背景調查表;

(五) 根據背景調查之結果做出錄用與否之判斷。

調查方式有以下幾種:

(一)電話查核:適用於所有人員,可以用於查核確認學歷證件、工作經歷等。獲取電話號碼的途徑可以是求職者在職位申請表上提供的連絡人電話、透過電話簿或電信公司查號台查詢求職者先前任職的公司部門或人事單位的電話號碼、透過求職者先前任職公司的網站或各大招募網站來獲取求職者先前任職公司部門或人事單位的電話號碼、直接詢問求職者本人。(二) 實地查核:主要針對應徵高階管理職位或先前任職公司是近距離的求職者。(三) 運用類似google的搜尋引擎或社交網站進行線上查尋,調查求職職者原工作單位的資訊和學經歷證明。社交網站的內容更可以透露出個人的社交狀況及平日工作生活的處理方式。

背景調查的內容應以簡明、實用為原則,內容簡明是為了控制背景調查的工作量,降低調查成本,縮短調查時間。一般調查的內容分為兩類:一是個人資料,如畢業證書的真實性、任職資格證明的有效性;二是工作經驗、技能和工作績效方面的真實性,內容涵蓋如下:

• 學歷證明;

• 在原單位工作時間;

• 在原單位任職是否屬實;

• 工作績效表現;

• 個人特質與人際關係;

• 專業能力表現有什麼優缺點;

• 薪資水準;

• 辭職原因及時間;

• 與公司之勞動關係是否解除。

運用電話進行背景調查是最常出現的方式,本文舉出的一些人資單位可以提出的問題,僅供參考。

1. 李XX在貴公司服務時,其職稱為何?工作內容涵蓋哪些部份?他於貴公司服務的時間是始於xx 時間到xx時間?

2. 他的起薪為何?離職前的待遇為何?

3. 請就李XX在以下各方面的表現給予評論:

 (1) 出勤狀況

 (2) 工作上的表現:

   是否能夠自主?

   是否具備決策及判斷能力?

   專業能力上的表現如何?

   人際關係/團隊精神表現得如何?

 (3) 管理(領導)能力的表現:

   如果與其它負責相同或類似職務的人相較,您認為他的表現如何?

   他在貴公司服務時曾獲得晉升機會嗎?有一些值得稱許的表現嗎?如果有,是哪些呢?

 (4) 他具備其他長處嗎?或展現出其他傑出的表現嗎?有沒有還可以再加強、改善的地方呢?

4. 請說明一下李XX離開貴公司的原因?

5. 如果有機會您還會考慮再一次雇用李XX嗎?如果不會,原因是甚麼?

6. 對於李XX,您覺得還有哪些是我們應該知道的呢?

如果對方給你一些模擬兩可的回答,或者無關緊要的訊息,這時你可以試圖提出一些問題追問,迫使對方不得不做出明確的回應,例如

(1) 就我們剛才的對話來看,您似乎對於李XX的評價並不高,是吧?或者 (2) 如果我沒有瞭解錯誤,就我們剛才的對話內容聽來,您願意極力推薦這李XX,對吧?”

  背景調查一般說來所花費的時間並不是很長,但是可以讓企業的人資單位深入的探索求職者的履歷資料所沒有透漏的一些細節,可以更精確地瞭解求職者的個人特質與過去工作上的表現。身為一位專業人力資源工作者,應學習如何正確且詳實地進行背景調查,有效率地守住企業招募選才的最後一道防線。



鄭晉昌 Jihn-Chang Jehng

(本文為中央大學人力資源管理研究所 鄭晉昌教授,授權一零四資訊科技刊載文章)
一零四整合招募團隊隸屬104人力銀行旗下之事業體。擁有20年跨產業招募廣告服務實戰經驗及數萬筆人才招募成績,為HR招募服務第一品牌!
造訪我們的網站:https://www.104.com.tw/imc


本篇文章主題人力資源管理