與會人數爆多怎麼辦?

What to Do When Your Meetings Have Gotten Too Big
安.蘇格 Anne Sugar
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本文提供三種選項,解決會議室爆滿的問題。

從議程到發言順序,領導人通常會細心規畫會議。但有件事常被忽略,那就是出席名單。有時候,發起人或許覺得直接邀請整個團隊會比較輕鬆,因為既能確保該參與的人有出席,也能避免冒犯其他人。但這可能會造成嚴重的問題:無法做出貢獻的人可能會感到不滿,其他人的參與方式可能不合適,還有一些人可能覺得你在浪費他們的時間。當你發現自己判斷錯誤,會議室擠了太多員工,會發生什麼事?以下是一些挽救的方法:

依與會人數調整會議

一種方式是遵循「8-18-1800」指導原則,這個原則建議,可以根據會議目的,來安排適當的出席人數(或者,如果你已經邀請了太多人,就反過來做)。根據這套做法,如果你開會是為了嘗試解決問題或做決策,就不該邀請超過八個人出席。同時,如果要進行一場有效的腦力激盪會議,參與人數最多18人,當人數是好幾倍時,高達1,800人左右,適合請他們聆聽資訊分享或近況更新。因此,如果你原本想召開決策會議,但與會人數太多,不妨重新設定集會目的,轉而針對那個議題的一個尚未解決的部分,請大家進行腦力激盪。調整你的會議目的,能幫助你挽救這次集會。

把與會人員分成小組

另一項管理人數過多會議的方法,是把會議室裡的人員分組,這對在公司外部舉行的會議與腦力激盪特別有效。例如,在我最近主導的一場科技公司外部會議中,人力資源長與我發現,現場人數太多,無法深入討論與辯論,於是,我們依桌次快速幫現場的人分組,組成人數較少的多個腦力激盪小組。會議尾聲,每個小組都要提名一位成員,以更有組織、更有效率的方式,向全體人員報告他們的進展。

視實際情況而定,這項策略也可作為培育領導力的小型活動。一位與我合作過的高階主管,將人數太多的群體分成一些小組之後,說明他希望每個小組在二十分鐘內,針對公司面臨的一個特定問題,提出至少一項可行的解決方案,但他沒有明確指示,各小組該如何組織與管理自己的小組。這些剛成立的團隊必須找出有效合作的方式。這項活動激盪出新構想,同時也是深刻的學習經驗。如果你事後慢慢剖析各小組提出的不同做法,能產生更有用的見解。

縮短(或取消)會議

企業界有開不完的會,因此很少人會介意開會時間比預期短;所以,縮短時間是另一項管理與會人數過多的方法。對我指導的某家公司的人資長來說,情況的確就是如此。當她發現自己的專案啟動會議有太多人參加,就把會議從一小時縮減到三十分鐘,而且她發現仍能傳達所有重點。

如果考慮過上述各種不同做法之後,你仍然擔心會議會浪費時間,而且出於政治因素,讓你不邀請某些同事又會很尷尬,你也許可以考慮乾脆取消會議。之後你總是可以再重新召開人數較少、較容易管理的會議。當然,只有在來得及取消行事曆中的會議時,這麼做才行得通,以免對特地趕來開會的同事造成困擾;此外,你若是經常取消會議,聲譽必然會受損。所以,盡量少用這項策略。

(游樂融譯)



安.蘇格 Anne Sugar

高階主管教練和演講人,與科技、行銷和製藥公司高階領導人合作。她是哈佛商學院高階主管學程的高階主管教練,也曾擔任麻省理工學院(MIT)客座講師。


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