熬過工作爆忙期五大祕訣

How to Get Through an Extremely Busy Time at Work
愛麗絲.博耶斯 Alice Boyes
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在不可能減少工作的時候,不妨參考本文的建議。

你可能是個在報稅季忙得焦頭爛額的會計師,或是年輕的住院醫師,又或者是得兼顧新創公司和家中新生兒的創業者。很多人在人生的許多階段裡,幾乎沒有個人的時間。另有一些人從事的職業,就是得長時間、高強力地工作,導致長期休息不足。

雖然工作過度並非理想狀態,但絕對有些時候這是必要的,或是對個人是必須的。以我為例,我這輩子有很多個時期就是如此,像是準備重要考試的階段,或是最後潤飾自己的書的時候。在這些時候,想要整個週末都休息似乎是奢求,有關生活與工作之間達到平衡、減輕壓力、睡眠要足夠等建議,都像是一種侮辱。因為你並不需要別人責備你該減少工作。你需要的是一些實用的祕訣,好讓你能夠順利度過必須全力投入工作的時刻,並表現優異。下面就是一些可能幫得上忙的策略:

運用普墨克原則

普墨克原則(Premack's principle)在這方面的運用方式,就是把一個較簡單的行為,當成是一個較困難行為的獎勵。舉例來說,每次做完極耗心神的事(例如寫複雜的報告),給自己的獎勵就是去做某件不那麼耗神、但必須要做的事,例如,出門辦些必要的行政雜事。這種方法能讓你調整全天的工作步調,確保你能固定得到一些休息時段,讓腦筋放鬆一下,同時仍能維持生產力。你可以把這想成是在跑步衝刺之後改為走路,而不是完全停止不動,以恢復體力。

劃分出喜歡的部分

就算是你真的很喜歡做的事,如果你在做的時候心不在焉,覺得有壓力,而且很焦慮你的待辦事項還有一大堆,那麼你喜歡的那些事也會變得讓你緊張、不愉快。有什麼事即使很花時間,仍能讓你感到愉快而滿足?可能是思考如何把複雜的資料用視覺化方式呈現,也可能是在親友面前練習演講。

如果你知道某件事情很重要,而且你是用有效率的方式在處理,就要讓自己好好享受這件事。對於重複出現的困難任務,你可以想想它的開始、中間、後段等階段裡,各有哪些部分是你最喜歡的。舉例來說,我在最後階段修改我的部落文草稿時,喜歡讓蘋果電腦把稿子大聲唸出來。如果我發現重複了某個字、打錯了某個字,或是某個句子的抑揚頓挫不佳,我會覺得很滿意。進行寫作計畫時,我喜歡在開始階段上「Google學術搜尋」進行廣泛搜尋,讓大腦活絡一下;我也喜歡在中間階段努力修改我寫得不好的段落,但全文結構已經很清楚扎實。找出你喜歡工作的哪些明確面向,你就能更專心去做,並且享受這個過程。

找出零碎的空閒時間,讓頭腦休息一下

非常忙碌的時候,每當有了零碎的空閒時間,你可能會很想再塞一些有生產力的活動進去,例如,回覆電子郵件,或是思考某些決定。這種空閒時間,可能是在超市排隊結帳時、等待簡報開始前,或是剛做完一件事,到參加下一場會議之前的那五分鐘。如果你的工作已經滿檔,看來似乎需要把這種時間也拿來工作。然而,你不需要這麼做。你應考慮把這些短暫的等待時間,拿來讓頭腦休息一下。慢慢呼吸、放鬆肩膀,總之放鬆就對了。

當然,你不必完全嚴格遵守這項建議。如果你覺得,有時候用零碎時間來讓工作有進展很適合你,那麼就在週一到週五這麼做,但到了週末,不妨讓自己在零碎時間放鬆一下。要找到適合你的平衡做法。

在每天的行程裡,加上身體舒壓行程

工作超過負荷時,我們的身體裡會累積很大的壓力。有部分原因在於,我們天生就會對恐懼或壓力有種「抗拒/逃跑/呆住」的反應。舉例來說,人類演化之下的握拳動作,就是從洞穴時代以來,準備著不是要逃跑,就是要起身揮拳。有些人面對壓力,就會呼吸加速。有些人是語調或肢體開始變得更有侵略性、主導性。你往往不會意識到這些反應,因此需要有人提醒才能改正。

不妨使用一些情境來督促你放鬆,決定你一天中有哪些時刻要用來讓身體放鬆。舉例來說,在上洗手間、剛起床或正要上床時,做幾次緩慢呼吸。也可以用「情緒」做為促動因素,例如「只要覺得感受到壓力,就要檢視自己全身覺得哪裡緊繃,然後放鬆這些地方。」如果不知道怎麼做,只要握緊再放鬆拳頭、緊咬再放鬆下巴,或是聳緊再放鬆肩膀,重複做幾次。人類的思考、情緒及身體反應,都是個回饋迴路。你若是模仿比較放鬆的人的身心狀態,你就會覺得自己的思路變得不那麼封閉,而那些對心理會產生壓力、需要你用更開放態度去思考的事情(例如,接受他人的回饋意見),也會變得似乎比較好解決。

把愉快的經驗與其他活動結合

我的著作《健康心靈工具箱》(The Healthy Mind Toolkit)裡指出,許多人一旦太過忙碌,或是覺得自己做得不夠多而沒資格享樂,就會選擇延遲享樂。你若是把幾件可為你帶來樂趣的簡單事情,與你不是那麼樂意去做的事情結合起來,就可以減少因覺得匆忙和工作過多而感到的壓力。舉例來說,我每次要搭機出差的時候,都會帶著花生醬三明治,而這幾乎是我吃花生醬三明治的唯一時刻,現在這兩件事在我心中已經連結起來。於是,不論我對於出差,或是出差前中後要完成的所有工作感到多大壓力,我都會因為已準備了這個美食禮物,而覺得輕鬆一點。或者,如果你喜歡聽播客(podcast),或許可以安排在每天下班通勤時收聽特定的節目。如果你喜愛的不是像三明治或播客這麼簡單,也可以固定保留一小段時間投入你的興趣,不再讓作決策阻礙你從事自己有興趣的事。舉例來說,如果你很喜愛烹飪,不妨週日大煮特煮,當作週間的午餐。

但別誤會:我並不是說有什麼小祕訣可以讓你一直當個工作狂。而是如果在某些時候,工作過度在短期或長期來看是合理的(或是有必要的),你就需要一些策略來盡量減少傷害。重要的是,你應好好調整步調,別讓工作耗盡你的心力。

(林俊宏譯)



愛麗絲.博耶斯 Alice Boyes

擁有博士學位,原為臨床心理學家,目前是作家,著有《健康心靈工具箱》(The Healthy Mind Toolkit)以及《焦慮工具箱》(The Anxiety Toolkit)。


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