開會開到做不完待辦工作?

How to Get Your To-Do List Done When You're Always in Meetings
伊莉莎白.葛瑞斯.松德斯 Elizabeth Grace Saunders
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本文教你用有創意的方法騰出時間。

每天早上,你在待辦清單開頭果斷寫下「準備簡報內容!」甚至可能畫了一、兩條底線來強調。但一天結束時,你的決心已變成灰心:又一次,整天大多數時間都花在開會。而且,兩場會議之間有點空檔時,你也沒有善用時間讓簡報內容有進展。

你一直在等待一個「完美時段」,以便坐下來一口氣完成這整件事。但會議不停打斷你,你的簡報繼續在待辦清單上苦苦等待,讓你心神不寧,直到再也無法逃避。一陣忙亂中,你夜以繼日把這件事做完。你趕上截止日期,但過程痛苦,你對進行下一次大工程感到恐懼。

明知道最優先的重要事項是什麼,卻感覺一直被會議阻撓無法工作,這種循環會令人很挫敗。根據我擔任時間管理教練的經驗,即使這種工作方法一直以來都是你的工作模式,但你還是能發展出一套更持久、更沒有壓力的方法,來完成各項專案。以下是一些訣竅,讓你即使必須不時暫停專案工作去開會,也能完成專案。

首先,我想質疑有「完美」時間可推動專案進度的想法。沒有會議的一天,或甚至半天,可能是你的理想時段,但你可能永遠不會有這種時間。一直等待適合進行專案的完美時刻,會讓你無法在可以工作時就開始工作。比較好的做法是,接受就是要開會的事實,並在這種情況下工作。

下一步,要了解如何在會議之間的小空檔進行大專案,就要先把大項目拆分成較小的單位。你可以用檢核清單做指引,以了解如何利用會議之間的三十分鐘休息時間,逐步推動進度。例如,若要準備簡報內容,你也許應該寫下:

● 搜尋上司提到他希望內容涵蓋什麼重點的郵件

● 看看上次會議的筆記

● 和建築專案經理談談

● 仔細構思簡報的架構

● 撰寫投影片

● 插入圖表

● 仔細檢查引用資料

● 編輯錯字與行文順序

● 寄給上司批准

● 在董事會議舉行前,先安排內部會議審閱投影片

● 編輯內容

● 撰寫議程

● 在會議前一天發送投影片與議程

即使一次只能勾選完成其中一、兩個項目,你仍然是有進展的。而且,在離開一段時間回來繼續準備簡報時,你會知道自己已經完成了什麼,以及下一步是什麼。

另一項策略,是把專案時間當成一項會重複發生的事件,在行事曆中留下一些完整的時段來做這件事。例如,某些接受我指導的客戶,會在每天早上保留一、兩個小時專注工作。其他一些客戶每週留下兩段午後時間,每段長達兩小時,標示為「忙碌」。安排專案時間,讓你每天至少有一小時可以做事(長於一小時更好),讓你每一天、每一週都能建立一些進展的動能。別人可能會想在那些時段安排會議,但如果可以,你該堅守這些界限。

固定為專案保留時間,可以開始在會議之間開闢一些空檔。但要真正完成專案,你必須預先決定要在這些空白時段做什麼事。如果不先決定好,最簡便的做法就會是先做你最先想到的工作,像是回覆郵件。

有幾種不同的方法,可用來決定這些專案時段該進行什麼工作。一種策略,是在接下任務時就把專案排進行事曆。例如,如果你向董事會報告你新建案最新數據的會議時間確定了,你就可以立刻把事曆中排定的一些專案時段,分配來做你要做的準備工作。你或許可以標記二或三個專案時段,用來製作PowerPoint簡報,然後安排另一個專案工作時段,用來在同事面前進行會前練習。我經常採用這種排程策略,也就是一得知要進行某項專案和截止期限,就立刻在行事曆上安排時間寫作、為客戶規畫日程等。

另一種安排專案日程時段的方法,是以週為基礎,評估你的優先順序。你可以獨自規畫,雖然在某些工作環境中,整個團隊一起規畫比較合理。一旦決定優先事項,就把它們放進行事曆中的空白時段。這讓你有實際概念,知道哪些事項真正適合放在那些時段,也讓你更清楚知道要完成什麼事,才不會又度過沒什麼進展的一週。接著,你坐下來開始進行專案時,可以參照檢核清單上列出的小型任務。先完成這些任務,等到下一場會議開始前五至十分鐘,才查看電子郵件。

還有,確保你有儲存已完成的工作內容,以及為自己留一份已進行到哪裡與下一步是什麼的筆記。你可以在任務清單上寫下任何新進展,像是「留語音訊息給建案經理,如果週五還未收到回覆就進一步詢問」。當然,成功完成任務時,就打勾或刪除那些項目。

雖然你可能很渴望沒有會議的完美日子,但即使有會議打斷工作,你仍能完成專案工作。運用上述策略,現在就開始推進專案進度吧。

(游樂融譯)



伊莉莎白.葛瑞斯.松德斯 Elizabeth Grace Saunders

時間管理教練,現實生活E時間指導與演說(Real Life E Time Coaching & Speaking)創辦人,著有《如何投資你的時間如同投資金錢》(How to Invest Your Time Like Money)和《絕佳的時間管理》(Divine Time Management)等書。


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