【管理用聽的】這五個方法,讓你工作再多也不愁

5 Strategies for Getting More Work Done in Less Time
1號課堂 Class One
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時間管理是一門藝術。如何在龐大的工作量下,仍兼顧工作效率?除了安排輕重緩急,你得先學會自我評估:第一步,從釐清對方真正的需求開始...

工作量太大,事情多到做不完,是職場上常見的狀況。即使你已經安排好事情的輕重緩急、做了詳細規畫,甚至試著把工作分派出去,仍然無法每次都在期限內完成工作。或許,你該改善的是你的工作效率,試著在更短的時間內,把工作做得更好。

以下提供五個方法,讓你在龐大的工作量中,提高你的工作效率。不過,這些方法不見得適合每個人,也不見得適合每一種工作情況,你可以自行評估哪一種方法最適合你。

第一,釐清對方真正的期望

當你執行某項專案時,應該和主管、客戶或相關同事討論他們對你的期望。他們需要的只是簡報檔,還是一份詳細的評估報告?他們希望你把工作做到滿分,或是85分就可以了呢?主管想知道的是完整的全盤計畫,或只是初步的草案呢?

其實,在某些情況下,只需要提供足夠資訊,讓對方可以評估和做出決定即可,並非每一次都需要提供深入的完整報告。

釐清對方真正需求,和你需要準備到什麼程度,可以為你省下大量的工作時間。

第二,重複使用手邊的資源

頂尖的演講人或講師,往往一再講述同樣的內容,因為熟能生巧。

你也可以將這種模式運用在你的工作上,你可以善加利用手邊的資源,盡可能的複製、貼上和編輯現有資料,例如電子郵件、簡報內容、訓練課程、提案…等,或是參考其他內容相似的的活動。

這個方法最適合用在簡報或教學上,尤其是在時間緊迫的時候,更應該使用既有的資料來節省時間,製作出最佳的內容。除非舊資料和準備的主題差異太大,或是出現錯誤,想要完全更新,或大幅修改內容,可以等到時間充裕的時候再進行。

第三,製作範本和檢查清單

如果想要加速完成例行工作,不妨製作一份你專屬的範本或檢查清單。規格化的範本適合用在常態性的事情上,例如製作每周結算的報告、簡報內容,或會議議程。檢查清單則適合用於每週規畫、一對一會議,或其他重複性的活動。

範本和檢查清單都能將重複性的工作簡單化,讓你節省工作時間,因為你不必花時間去記該準備什麼,或決定下一步要做什麼。

第四,用討論取代書面報告

如果工作性質允許,你也許可以直接報告你的進度和規劃,而不是花時間製作報告。

例如,主管要求你研究某個主題的時候,你可以先準備資料,然後在會議中說明你的發現。也許口頭報告就能清楚傳達你的結論,更快的達成老闆的要求,不必撰寫正式報告。

如果你必須溝通說明的是較抽象的概念,像是平面設計、空間規劃等等,這個方法也很有效。透過對話直接討論雙方想法,能夠更快速的溝通,遠比寫一份完整報告更有效率得多。

最後,訂出工作的期限

想在短時間內把工作做好,就要在事前先決定要花多少時間在這項任務上,然後嚴格遵守時間。

例如,如果你通常在研究階段就投入過多時間,那麼下次在開始工作之前就要做好規劃,將研究時間限定在一至二小時之內。或者,每天一上班就做好當天計畫,規劃一項專案要進行到某進度,需要花多少時間。

設定時間,並不能保證你一定可以在期限之內完成工作,但這絕對能協助你專注重點。

以上摘自〈運用五大策略,再多工作也不愁〉,說明「如何有效提高工作效率?」方法包括:第一,釐清對方真正的期望;第二,重複使用手邊的資源;第三,製作範本和檢查清單;第四,用討論取代書面報告;最後,界定工作的時間。



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