代班讓工作爆量?六大策略幫你解套

What to Do When You're Covering for Colleagues — and Can't Keep Up
伊莉莎白.葛瑞斯.松德斯 Elizabeth Grace Saunders
瀏覽人數:3539
管理你的額外工作量,讓你負擔不超載,工作也能跟上進度。

暑假可能已經離我們而去,但年底節慶假日也不遠了。很快的,你的同事就會請你在他們離開工作崗位時,暫時接替他們的工作。突然間你分身乏術,除了自己平常的工作,還要顧及別人的工作。這可能表示會有更多電子郵件、更多工作、更多會議,還要花更多時間為超出你日常工作範圍的問題,尋找解決方法。

你想盡量在你能力範圍內幫忙,也想表現得有團隊精神。但有時候,你就是覺得應付不來。你無法像往常一樣掌握每件事。你不想讓同事失望,也不想讓自己的工作進度落後。

如果不只一人不在辦公室,或有人因病假、公休假或產假而缺席比較久,這種超載的感覺就可能更嚴重。如果你必須接手兩人以上的工作量,該怎麼辦?你是否拚命努力工作,設法為每一個人做每一件工作?你是否直接放棄,然後希望每個人回到工作崗位時,後果別太糟?或者,有沒有折衷的解決方案?

身為時間管理教練,我相信最佳選擇是前述最後一項,也就是找出一個折衷的解決方法,讓你最重要的事都能跟上進度,你也不需肩負數個工作的全部重擔。以下六個策略,能幫助你達成這種微妙的平衡。

接受現實

當有人請你在他們不在時,幫忙處理他們的案子,你要注意自己能幫忙的合理範圍。你無法完成所有事,而這沒有關係。如果這段時間你也要離開辦公室(例如,出差),你可能就無力承擔額外工作。如果你面臨許多重要工作截止期限,而同事請你幫他做的事情,是在同一段時期的工作,那麼你同樣是愛莫能助。在這類情形下,你可能得請他們找別人幫忙。但是,如果你確實接下了額外的工作量,從決定接受的那一刻起,就該有心理準備,同事不在時你要承擔更多責任,而你不該慌亂。你同事的工作,完成度不會像他在辦公室時那麼高,而你的一些工作,可能也要以較慢的步調展開。同樣的,這沒有什麼關係。休假本來就會造成這些後果,我們必須承認這很自然、正常。如果你的辦公室在一年的某些時段常有休假潮,那你規畫階段性目標時,最好把這項變數考慮進去,而且在別人請你幫忙之前就先考慮、規畫好。

請對方制定計畫

你的同事有責任跟你交接,清楚說明他不在時你需要承擔什麼責任。可能做法是由他寫一封電子郵件,詳細列出專案的狀態、接下來有哪些步驟、截止期限,以及關鍵聯絡人,或者你們也可以開會溝通這些資訊。無論採用什麼做法,重要的是應弄清楚你必須完成什麼工作,如此一來,你在處理額外工作時,就不需要再花心力弄清楚要做什麼。如果方便的話,請同事在外出時自動回覆的信件裡放上你的電郵信箱,這樣如果別人要接洽的事情,是那位同事委託你幫忙做的,他們就可以主動聯絡你。

專注在截止期限上

如果你必須同時處理多項工作,那就切換到生存模式,也就是說,極度注重工作截止期限,以及那天或那週必須完成的關鍵事項。如果可能,製作一張截止期限總表,列出你的截止期限,以及你要替別人趕上的截止期限。審視一週行程時,仔細想想你要如何在那些期限內完成。你要應付多個人的工作,因此可能要比平日提前進行,因為這種情況下更容易發生意外狀況,或者多個截止日撞期。每天都應該優先專注於要截止的項目。其他比較不緊急的事情,可能就要等等了。

暫停不緊急的事

如果緊急工作大量增加,你可能就得完全暫停不緊急的工作,例如沒有截止期限的專案、流程改善項目,或是拓展人脈的交流會議。等到你的同事回來上班之後,你就可以繼續專注於這些項目。但是在你同事回來上班之前的這段期間,你最好把這些任務分派出去,或者擱置下來,甚至暫停所有與這些任務有關的會議,等到你比較有時間的時候再做。

限制加班時間

同事不在時,你可能會很想在辦公室加班,但試著別加班過頭。如果你必須多工作幾個小時,挑選一些日子,早點進辦公室,晚點離開,或者在週末完成一些工作。但是別讓加班時間演變成每晚加班,而且整個週末都在工作。這樣你不只會筋疲力竭,心懷不滿,也會降低你的生產力。工作過度且從不休息,會削減動力和專注力。

請求幫忙

你幫忙別人時,有時也需要請別人幫忙。看看上司是否能分擔一些職責,或同事能否幫你做會議筆記,你就不需要親自去開會,或直屬部屬能否承接更多日常工作,或者你也可以聘請一些約聘人員或暫時人力來幫忙。如果你的同事請較長的假,例如病假,暫時幫忙的人力特別重要。如果你的同事要離開辦公室一個月或更久,最好一開始就先向上司坦白說明你能做或不能做什麼,而不是讓你或別人的工作受到重大影響。

同事不在辦公室時幫忙對方,會增加工作量。但只要有正確的策略,你就能維持自己基本工作的進度,同時確保有完成別人最重要的任務。

(游樂融譯)



伊莉莎白.葛瑞斯.松德斯 Elizabeth Grace Saunders

時間管理教練,「現實生活E時間指導與演說」(Real Life E Time Coaching & Speaking)創辦人,著有《如何像投資金錢一樣地投資你的時間》(How to Invest Your Time Like Money)和《絕佳的時間管理》(Divine Time Management)等書。


本篇文章主題時間管理