你的生產力足夠嗎?

Are You Productive Enough?
伊莉莎白.葛瑞斯.松德斯 Elizabeth Grace Saunders
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回答三個問題,協助你了解自己的生產力狀況。

●生產力:達成或產出可觀的結果。

●足夠:達到要求的程度或數量。

身為一位時間管理教練,我非常清楚你可以運用幾種不同的方法,回答「我有足夠的生產力嗎」這個問題。我也深知生產力光譜上,不同人會處於不同位置。特定環境下,某人擔任某個角色時的極限生產力,可能與另一人非常不同。主要因為個人的內在能力、經驗、整體辦事能力,以及渴望,造成這些差異。

為了方便討論,我把「有足夠生產力」的定義,縮小到「當你以個人最佳狀態工作時,可以符合職務要求」。推導過程可以概括成如下的流程圖,接著我們會回答一連串問題,一步一步走完這個流程。完成之後,你應該能清楚知道,自己是否生產力充沛地度過一天,或是還有進步空間。

問題1:我是否符合期望?

如果「足夠」代表「達到要求的程度或數量」,一開始最重要的問題就是,你是否符合職務要求。對工作範疇明確的人來說,要回答這個問題可能很容易:你有達到專案里程碑嗎?你有在一定時間內回覆顧客嗎?你有達到銷售目標嗎?如果你的工作範疇比較模糊,要回答這個問題就比較困難,但從主管是否指出你有需要改進之處,答案應該也很明顯。

如果和工作主要職責相關的問題,答案都為「是」,你就有足夠的生產力。你可以做得更多,但目前做的已經符合期望了。如果答案為「否」,繼續看第二題。

問題2:這些是我自己設下的期望,還是其他人的要求?

對自己期許很高,可以是正向的特質。但如果你為了達成其他人不太重視的期望,而繃緊神經,或是不得不長時間工作,這項正向特質,就可能變成負面特質。

這些情形下,你需要認真自問:這些是我自己設下的,而不是其他人要求,或者,其他人根本不會注意的期望嗎?如果答案為「是」,你很可能已經有足夠的生產力了。別在沒完成的事上鑽牛角尖,是時候降低自我期許,將期望設定成不超過自己負荷,而且和其他人要求相當的程度。如果答案為「否」,其他人的確很重視這些期望,那再繼續看下個問題。

問題3:我是否充分管理時間,且善用資源提升生產力?

一旦認清自己無法符合某些期望,而且這些期望攸關能否履行工作職能,你就必須進一步評估,自己是否有充分管理時間,並有善用資源提升生產力。讓我們再深入一點,討論這個問題的兩部分。

第一個部分是:「我是否充分管理時間?」以我時間管理教練的觀點,這是在詢問你是否能主動分配時間與精力。包括決定優先順序、規畫時間、劃定界線,以及工作時可以保持專注。(提示:如果你瘋狂查看電子郵件、社群媒體,或是手機,而且只有一點點,或是根本沒有專心的工作時間,你大概無法符合這方面的期望。)這是你與時間的關係中,策略性的部分。

第二個部分是:「我是否善用資源提升生產力?」以我的觀點來說,這代表你必須善用手邊的工具,協助你提升效率。可能包括寫下待辦事項,而不是把所有事都記在腦海,或是使用SaneBox之類的電子郵件過濾系統,或是分派更多工作,或是學著更有效率地使用既有工具。這是時間管理中戰術的部分。

面對這兩部分的問題,如果依目前的技能組合,能讓你有信心地回答「是」,我會說你應該具備足夠的生產力了;你已經在這個環境中,盡力做到最好。上述問題中,如果你回答了一個,或是一個以上的「否」,你可能生產力不足,在這個環境中,沒有盡力創造最多成果。

如何讓生產力轉為足夠

如果你進行到流程圖的最後,認清自己很可能生產力不足,可以開始評估你創造的成果,並決定下一步該怎麼做。

一個可能的做法,是協商是否能調整期望。如果你覺得自己已充分管理時間,也善用資源提升生產力(也就是說,你在個人層面已有足夠的生產力),但仍擔心無法符合期望,就可以和主管談談。列出你負責的各種專案和截止期限,以及你預估的工作量和這段時間內的最大產能。接著,爭取看看是否能對你的職責做一些調整。如果主管希望能用一套簡單的系統來規劃整體資源,float.com這類的工具很有幫助。

另一個可能的做法,是磨練你的時間管理技巧。如果你缺乏規畫、沒有決定優先順序,以及無法在一天的某些時段集中精神,而且你的職務還要求你必須主動積極工作,那麼我98.2%確信,你沒有發揮應有的生產力。得到你需要的幫助來改善這些技巧,是你的責任。

尋找提升生產力的資源,一樣也是你的責任。如果你沒有運用任何工具提升生產力,連紙本工具都沒有,來幫助你條理清晰地工作,就很可能有疏失和浪費時間。提出大幅調整期望的要求之前,我會先努力改進這些方面。

如果你一直想知道自己是否有足夠的生產力,本文從時間管理的角度,提供你一種回答問題的方法。希望答案能讓你放下心中的大石頭,或是讓你更有動力,來著手改善自己的情形。

(游樂融譯)



伊莉莎白.葛瑞斯.松德斯 Elizabeth Grace Saunders

時間管理教練,現實生活E時間指導與演說(Real Life E Time Coaching & Speaking)創辦人,著有《如何投資你的時間如同投資金錢》(How to Invest Your Time Like Money)和《絕佳的時間管理》(Divine Time Management)等書。


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