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哈佛教你精修管理力

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第8章 自我發展

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如果你希望自己的職涯有成就感,積極管理自己的成長,就極為重要。人們往往都以為,如果他們努力工作,職涯就會以他們希望的方式發展。但由於全球創新和變革的飛快步調,專業人士必須比過往更頻繁地更新技能,以及拓展能力。

你就是自己利益的最佳倡導人。你的主管同時處理多項責任和優先事項,可能只會在年度績效評估時,才討論你的職涯抱負。你的主管也會感謝你主動設定目標,讓自己的專業知識維持最新,並尋求成長機會。雖然許多組織會透過訓練和其他方案支持員工職涯發展,但許多自我發展的工作,取決於你自己的選擇和行動,促成哪些事情發生。

對大多數人來說,「終身」事業的想法已經過時。相反地,想像你的職涯在一個「格架」(lattice)、而非「梯子」(ladder)上展開。相對於梯子單純地必須「向上移動」,格架是一種寬廣、靈活的結構,允許多條路線通往多個目的地。本章會透過發現你的興趣和價值觀、尋找發展機會、培養你的組織和行業未來會需要的新技能,以及在你的公司和產業內建立關係,協助你沿著自己的職涯格架前進。

職涯目的

自我發展的第一步,是清楚說明你的職涯「目的」(purpose)。你想要從工作中獲得什麼?你的職涯應如何融入整個生活?身為領導人,你希望完成什麼?

哈佛商學院教授克雷頓.克里斯汀生(Clayton Christensen)表示,這是他每年教導學生最重要的一件事:「在他們決定如何投入時間、才能和精神時,永遠把生命目的放在首要位置。」那是因為一旦沒有目的感,你便不知道如何回應自己面對的挑戰和機會。

如果想培養自己的目的感,你要思考我們經常在日常工作中忽略的重要問題(見邊欄:「問卷調查:找到你的目的」)。

問卷調查:找到你的目的


當你規畫自己的個人發展和專業發展,思考下列這些問題。■ 你擅長哪些事?在這些事情上,你如何精益求精?對於哪些事情值得精進,你有什麼偏差看法?
你樂於從事哪些事?在這個世界告訴你應該(或不該)喜歡或做什麼事之前,在你還是個小孩時,特別喜歡從事哪些活動或休閒?
你跟其他人如何合作會最好?你比較喜歡獨自工作,還是和別人一起工作?身為部屬、主管、同儕或協作者,哪種關係會讓你最有創意?身為決策者還是顧問,你會產生更好的成果?
情況模糊時,你是否表現良好?還是你需要一個高度結構化和可預測的環境?
你的價值觀是什麼?每天早上,你想在鏡子裡看到什麼樣的人?什麼樣的組織使命或文化,符合你的價值觀?
你屬於哪裡?對於下面這些問題,你的自我認知告訴你什麼:你在哪裡可以獲得成功和快樂?什麼類型的組織、從事什麼類型的工作、和什麼樣的人在一起,會產生什麼樣的正向成果?
你應該貢獻什麼?想想你在目前的工作,還有你在生命中的整體位置。在周遭看到什麼需要?考慮到你的強項、你的表現方式,還有你的價值觀,可以做出哪些獨特且重大的貢獻,來滿足這些需求?
想想在你人生當中,最具挑戰性的兩項經歷。它們是如何塑造你的?

資料來源:改編自克雷頓.克里斯汀生,〈精算人生三題〉(How Will You Measure Your Life?),《哈佛商業評論》全球繁體中文版,2010 年7 月;彼得.杜拉克(Peter F. Drucker),〈杜拉克教你自我管理〉(Managing Oneself),《哈佛商業評論》全球繁體中文版,2007 年12 月;尼克.克雷格、史考特.史努克,〈打造目的影響力〉(From Purpose to Impact,),《哈佛商業評論》全球繁體中文版,2014 年5 月。

真誠領導力協會(Authentic Leadership Institute)總裁尼克.克雷格(Nick Craig)和哈佛商學院資深講師史考特.史努克(Scott Snook),曾訓練數千位經理人和高階主管。他們建議,一旦回答這類問題,就根據自己的回答,建構一句簡單、正面的「目的宣言」(statement of purpose)。擬定你的目的宣言時,並沒有單一格式或唯一正確的方法。只要善用你有共鳴的事物即可。如果你第一次嘗試構思的宣言不怎麼合適,沒關係。在修改時,盡量把宣言修改得更簡潔直接,然後問別人有何反應。這句宣言聽起來像「你」嗎?它掌握到你的本質了嗎?

你的目的宣言,會成為本章其餘部分中,你要加強的自我發展策略的基礎。當你做出重大決定,或是努力度過壓力特別大的期間,定期重讀這句宣言。此外,當你持續考慮自己的成長和發展,把這句宣言當作未來需要時的提醒。假以時日,你的目的可能會改變,所以定期評估檢討,調整目的宣言,以順應你當前的想法,會非常有效。

在組織內尋找機會

一旦明白自己的職涯目的,就開始尋找機會,朝這些目標成長邁進。你或許想透過承擔特殊專案或挑戰性任務,在自己目前的角色上擴展某些技能。或者,你可能覺得自己已完成目前角色上想完成的目標,而且已準備好邁向你職涯的下一個階段:一個正式職位或外派職位,讓你可以了解組織的不同部分。

你可以考慮在自己目前的公司裡,開始搜尋更多機會。首先,你已在這裡投入時間和努力打造自己的聲譽、贏得信任,而且建立可信度。同時,你也熟悉這裡的文化。你最強大的人脈網絡,也在你的組織內運作,這代表相較於範圍更廣的產業,你可能在公司內部會獲得更多機會。此外,公司也可能已投入大量資源發展你的才能;你擁有公司不想失去的知識和經驗。在某些情況下,你會想考慮其他組織,像是如果目前的情境令人非常不愉快,或是想學習不同類型的企業如何營運。但無論如何,從距你當前位置較近的地方開始較合理。

第1步:調查正式發展機會

先從公司培育人才的正式流程開始。你的主管有責任協助直屬部屬釐清他們的目標,尋找適當的成長機會,所以,先跟他們預約會面時間。你應該事先準備好怎麼談你想成長的方向。詢問是否有適合你的機會。如果覺得自在,分享你的目的宣言,徵詢上司的反應和想法。

這個階段的其他資訊來源可能包括:

■ 公司的人力資源部門

■ 正式的訓練計畫,例如,組織提供的領導力訓練、技術學徒培訓,或是公司會資助的外部學位課程

■ 公司目前職位空缺的招募訊息

■ 可能支持你發展的內部人脈網絡,不論是你自己的網絡,或是透過人力資源部門安排的關係

■ 指導關係,不論是由人力資源部門正式安排,或是透過你自己主動進行

■ 臨時任務,例如在同事休產假或休假研究(sabbatical)期間承擔新的任務

第2步:進行內部蒐集資訊的訪談

蒐集資訊的訪談,是針對這些選項蒐集更多見解的好方法。舉例來說,如果你想知道,自己是否會想轉調到別的部門,可以請人力資源部門安排跟那個部門的員工或主管對話。或者,如果上司知道且支持你的抱負,可以請他們把你介紹給那個部門的同事。盡可能運用推薦的方式。如果應徵者是由認識且尊重的人所推薦的,招募經理人尤其樂於會面(見邊欄:「個案研究:當面談產生聘書」)。

當你和同事坐下來談,記得你在那裡的目的是為了學習,而不是跟對方尋求工作(至少現在還不是)。你應該準備好主動引導雙方的對話。事先做好研究,準備一些好問題。根據職涯策略師丹尼爾.波洛特(Daniel Porot)的經驗,下列這五個問題,是有效的開場白:

■ 「你如何進入這一行的工作?」

■ 「你喜歡這份工作的哪些部分?」

■ 「這份工作的哪些部分不是那麼吸引人?」

■ 「這個產業有哪些改變?」

■ 「什麼樣的人在這個產業會做得很好?」

尊重與你面談的人的時間:不要提問超過二十分鐘,並遵守時間限制。之後用手寫短函感謝他們。

第3步:自己提議工作

有時候,參與公開招募的面試,或進行資訊蒐集的訪談,會帶來正好是你想要的新職位。但如果情況並非如此,你也不要放棄。相反地,你可以向公司提議你「想要」的工作。這需要非常多準備工作,但這麼做可以充分利用你的技能,為組織帶來好處。你可以先從研究組織內部不為人知的機會開始。哪些客戶或內部的需求,目前尚未得到滿足?組織可以在哪些地方獲得成長?嘗試以外部人士的角度來觀察你的公司,並從同事、公司會議、股東電話會議,以及其他管道中,盡可能蒐集更多資訊。下列這些問題,可以引導你的搜尋方向:

哪些部門或業務領域,目前具有成長動力?迅速發展的部門,可能會相當願意多雇用一個已熟悉組織使命和文化的人。

不同的市場、地點或國家,有哪些機會適合你?相當少的人願意為了工作搬遷到外地,但企業渴望雇用擁有跨多個市場經驗的工作者。

組織目前面臨哪些根深柢固的問題?你如何能參與其中,協助解決問題?

隨著下一個職位的構想逐漸成形,你需要考慮自己如何推動這項改變。誰會做你目前的工作?你可以獲得哪些技能,讓公司更容易接受這項改變?進行腦力激盪,想想你可以參加的公司內部、外部,或是虛擬的研討會和工作坊,並釐清參與這些方案,可如何適當配合目前的職責。

當你準備好要跟公司提議時,提議的對象要挑選那些有權力和信譽最佳組合,以及跟你關係最好的人,讓你的提案成為事實。你的直屬上司、導師或贊助人,都會是合適的目標。你需要明確說明,你擴展的職位或新職位,對組織會產生哪些好處。解釋你為什麼認為自己最適合這項工作,詳細說明你的能力和績效紀錄。清楚勾勒這項轉變會如何運作,包括如何把你目前的職位或部分職責轉交給別人,以及在新職上確保早期成功的時間表。

個案研究:當面談產生聘書


你在公司內部進行的蒐集資訊的訪談,可幫你建立關係,但和組織外部的人交談,也可以幫你了解情況。無論情況如何,在占用幫助你的那些人的時間之前,需要先做好準備。
兩年前,居住在南加州的麥特.麥康諾(Matt McConnell),希望從財務轉到行銷。他不是完全確定自己的方向,所以開始運用蒐集資訊的訪談,來了解其他人的職涯,希望能凝聚自己的焦點。「我也利用訪談來更了解其他組織,以便知道它們是否可能是我想工作的地方,」他說。
他的第一次資訊訪談不怎麼順利,而麥特要負起全部責任。「我沒有準備,」他回憶道:「對方知道這一點,而且告訴我,我是在浪費他的時間。」
麥特學到重要的教訓。「從此, 我再也沒犯過同樣的錯誤。我現在總是準備的比需要的還多(overprepare),」他說。
為了做好準備,他會先讀對方LinkedIn 的個人資料,上Google 搜尋他們的職業生涯,並檢視他們公司的網站。通常,他會提出同樣的問題,範圍大多從對方如何開始工作,到他們如何進展到目前的職位。「不過,我也會記下自己想問的特定問題,這樣如果談話停頓下來,我就可以提出某些問題,」他說。另外,會談之後,麥特還有一項例行做法。「我請對方提供名片,之後立刻寄出一封手寫的感謝函。感謝函的長度通常是三行,而且,我一定會提到我們會談中讓我產生共鳴的一件具體事情,這樣他們就知道我有仔細聆聽,會覺得他們付出的時間有價值,」他說。
「在職涯早期,我擔心自己沒有任何東西可以回報任何人。(但)我了解,人們喜歡分享他們的經驗,並提供建議,所以我一定要表達誠心的感謝。」
最後,麥特跟一家速食餐飲集團的行銷主管進行資訊訪談,而且大有斬獲。「在我們會面之後,對方撥電話給我,說她的公司正在招募一個她認為我很適合的職位,」他說:「她把我的名字給了人力資源部門,他們預計在三十分鐘內撥給我,進行電話面試。那次電話面試之後是當面面試,最後,我獲得那家公司的工作機會。」
他在那家公司工作了幾年,之後才換到別家企業。他現在是Astrophysics 的行銷經理,這家公司設計安全檢查用的X 光掃描機。

資料來源: 芮蓓嘉. 奈特(Rebecca Knight),〈如何充分利用蒐集資訊的訪談〉(How to Get the Most Out of an Informational Interview,),HBR.org,2016 年2 月26 日。

第4步:追求漸進成長的機會

如果公司沒有立刻接受你的想法,不要氣餒。你應該做好準備,協商爭取漸進式、臨時性,或是過渡性的職涯轉變,例如:

在原本職位上成長。你能否改變自己目前的角色,逐漸增加你想要的職責或工作範圍?如果連這個做法都遭遇到阻力,可以考慮自己展開一項小型專案。如果你能產出具體結果,稍後向公司申請時,運氣可能就會更好。

跨職能團隊。你能否跟不同部門的員工合作,把你的想法付諸實現?這個選項可幫你拓展自己的人脈網絡,獲得其他職涯路徑的見解。

工作輪調。你的公司是否提供特殊任務或輪調職位?

公司內部實習。你能否促成一項協議,在某位主管麾下實習,學習新的角色?

第5步:尋找別處的機會

如果你在組織內找不到機會,可能就該考慮是否要到別處尋找機會。下列情況發生時,蒐尋新公司的職位便合情合理:

■ 你的核心興趣,並不適合你的雇主可提供的工作。

■ 市場波動,造成你的工作岌岌可危。

■ 你的工作應該短時間內便能完成,而且缺乏可行的職涯路徑。

■ 你的組織文化,不適合你個人和偏好。

利用你的人脈網絡來研究工作機會、跟產業領導人安排蒐集資訊的訪談,並與決策者建立關係。接觸你工作場所以外的導師。當你找到想追求的機會,請某人透過電子郵件或電話,把你介紹給相關的招募經理人。在某些領域,公布在網路上的工作職缺,會收到數百份履歷。個人介紹和推薦函可以凸顯你,讓你成為組織應該面試的應徵者。如果你沒有這樣的關係,把這份請求發送到你的人脈網絡。看是否有你認識的人,可以跟你感興趣組織裡的人介紹你。

尋求轉職要優雅

當你在組織外部尋找工作時,要記住下列這些建議:首先,在談論目前公司時要保持尊重。其次,不要利用辦公時間尋求其他機會。你應該使用假期或下班後的時間,進行你的研究和訪談。第三,要提供足夠的事前通知,給目前的雇主,而且要盡可能優雅離職,避免永遠破壞雙方未來的關係。

上司和團隊的回饋意見

跟你一同工作的人,也可以在你的成長上扮演某種角色。他們比別人更了解你的工作方式,而且,他們對你的優點和缺點,都有獨特的見解。

收到回饋意見這件事本身可能就會讓你產生壓力,引發你的不安全感、恐懼和焦慮。傾聽這些資訊很重要,但情緒影響可能會強烈到讓人招架不住。就像研究指出的,這是因為相較於正面資訊,我們更專注傾聽負面資訊,而且更鮮明地記住。因此,我們很容易就執著在自己的不足,卻忽視自己的強項。

如果要向同部門同事學習,你便需要以正向的方式練習傾聽和運用批評。而且,你也必須學會投入相同時間,考慮自己的強項和弱點。

徵詢與運用批評

要收到真實、即時回饋意見的最佳方法之一,就是向別人提出這項請求。把這件事情變成日常例行工作的一部分。在小組會議結束時,當你在結束跟員工的指導時段,或是你在出差後,跟同事開車離開機場時,提出下列這個問題:「有關事情進行得如何,還有我下次如何能做得更好,你有任何回饋意見給我嗎?」

人們,尤其是你的員工,是否真的同意回答你提出的這些問題,會取決於你如何回應,甚至連開頭的一點批評都會影響他們的態度。你的回應是否教他們從現在開始保持沉默?還是,你以尊重、關注和感謝,來回報他們的誠實?

當你清楚意識到、而且掌控好自己的情緒反應,就比較容易接受批評。高階主管指導教練暨史丹福商學院講師艾德.巴帝斯塔(Ed Batista)建議,聽到這句話「這件事並不是針對你,但……」時,你要暫停,辨識出對話的三項要素:

你對威脅的反應。大腦遵循由來已久的神經和生理模式。承認你受到觸發,並提醒自己,你「感知」到威脅,並不代表真的受到攻擊。

權力動態。我們在這些對話中,會變得對地位非常敏感,而且很容易就把許多負面動機投射到對方身上。他是在對你展現他的權力,還是試圖宣稱他比你優越?她是在試圖破壞你的權威嗎?承認你的恐懼,選擇做出心胸寬大的假設:「這對我來說感覺很不好,但我認為他們正試著幫忙。」

你的行動。如果你覺得遭到別人伏擊或突襲,可能會緊張到不知所措。情況看起來可能並非如此,但你「的確」可選擇自己是否要參與。自問「我需要現在一走了事嗎?還是可以持續這段對話?」給自己離開的選項,確實可能會讓你的情緒穩定下來。

吸收別人跟你分享回饋意見的最佳方法之一,便是積極傾聽,並探問更多見解:「多告訴我一些。」「我不確定知道自己那個部分。幫我了解你看到的事情。」徵詢更多資訊會讓你擺脫個人防禦的姿態,讓你重回好學與好奇的心態,而這正是卓越領導人的獨有特徵。

一段時間過後,透過加深你和提供回饋者的關係,你可以讓這些體驗變得更輕鬆。當需要討論較困難的主題,你會對他們的意見覺得更安全,也更好奇。另外,你還能把負面資訊連結到更寬廣的格局、你的目的感和成長計畫,一併做整體考量。

了解你的強項

並非所有回饋意見都是負面的。當你接觸同事,蒐集他們建設性的批評,也應該跟他們一起討論你的長處。密西根大學正向組織中心(University of Michigan’s Center for Positive Organizations)創造的「反映最佳自我」(Reflected Best Self)練習,可以建構這個過程。你的目標,是把他們的經驗,加上你自己的經驗,組合成「你的最佳自我」的統一景象,用來衡量未來的決定和行動。

首先,從挑選各式各樣的人開始:家人和朋友、過去和現在的同事、老師和導師等。請他們描述你的長處,分享他們親眼看到這些特質的具體故事。

接下來,整理你蒐集到的所有資料,尋找共同主題。依照主題,把例子分類,然後試著解釋,當履行那些理想,你會是什麼樣的人,或是你會如何行事為人。表8-1顯示你在列出自己的強項時,可以創造的一行表格範例;每一行都凸顯不同主題的例子。

一旦你蒐集好這些記憶和主題,把這些要點變成短文。使用回饋意見和你自己的觀察,寫出兩到四段描述「你的最佳自我」。你可以嘗試使用下列這些片語做開場白:

■ 「當我處在最佳狀態,我……」

■ 「我樂於……」

■ 「別人仰賴我……」

■ 「我的最佳表現是……」

■ 「當……我覺得自己恢復了正常。」

■ 「當……我成功了。」

現在,重讀你寫下的內容:你目前的角色,在哪些地方最符合你剛才創造的自我描述?兩者衝突的最大來源在哪裡?你有權力改變自己角色的哪些要素:你的團隊組成、你工作的方式,或是你投入時間的方式?

最後,設計一些小實驗,讓你的工作與學到的東西更一致,或是讓自己處於可能成功的最佳位置。不要展開需要上級核准的大規模調整,你應該一次嘗試進行兩或三項針對性的調整。例如,如果你跟其他人協作,自己才會處在最佳狀態,你可以尋找跟其他單位同事重疊的領域,開始定期舉行一系列會議,討論你們如何能合作得更好。

跟上司和員工討論他們的回饋意見,會提升你對自己想成為哪一類領導人的看法。以你的長處為核心建立領導力,削減或改善你較弱的領域,會讓你發展成更強大的領導人,也會支持你整個職涯中的發展過程。

培養自己

為了做好監督別人的工作,你必須投資自己的能力包括:影響力、溝通、個人效能和自我發展。為了與員工建立關係,並提供員工支持,你必須發展個人力量和真誠的聲音。為了幫他們安排組織自己的工作,你必須了解如何把時間和計畫依照優先順序處理。這些技能,會讓你成為組織中更強大的貢獻者,但對身為經理人的你,這些技能也會深深影響團隊的整體運作。

重點提示

■ 自我發展第一步,便是清楚說明你的職涯「目的」:你想從工作中獲得什麼?你想完成什麼?

■ 首先,檢視你在工作場所中可以運用的選項,尋找發展的機會。

■ 跟你一起工作的同事提供回饋意見,可幫助你了解哪些地方需要成長,以及你的強項領域。

行動項目

定義職涯目的

□ 完成在本章開頭的「找到你的目的」調查問卷。

□ 將你對問題的答案重新整理成一句宣言:「我的目的是……」

□ 修改你的宣言,跟朋友、家人和同事分享,徵詢他們的意見。

在組織中尋找機會

□ 善用公司提供的正式發展機會。跟上司和人力資源部門討論,尋找可運用的機會。

□ 跟內部領導人針對你感興趣的任何部門進行蒐集資訊的訪談。運用你在公司內部的人脈安排會議,事先準備好適當問題,訪談時展現應有的禮儀。

□ 如果現有機會都不吸引你,你可以提議自己「想要」做的工作。釐清公司裡尚未滿足的需求,或是尚未開發的機會在哪裡,以及你目前的團隊,要如何順利度過你轉換工作的過程。

□ 如果無法轉調到全新的職位,可以在目前的職位上追求逐漸成長的機會,比方說,加入跨部門團隊。

□ 如果在目前的組織裡,真的看不到成長機會,就運用你的人脈網絡,在別的地方尋找機會。盡可能優雅地離開現職。

徵詢上司和團隊的回饋意見

□ 在會議結束時,或是簡報結束後,盡可能時常徵詢同事和層級在你之上的人的回饋意見。

□ 當你受到批評,要為可能會忽然出現、完全自然的情緒反應先做好準備。如果回饋意見讓你覺得很糟,或是錯誤的,原因何在?如果你針對別人為何會這麼說,做出心胸更寬大的假設,事情會變得如何?

□ 如果開始覺得無法接受負面的回饋意見,可以先請求暫時停止對話,等到自己重新恢復平衡之後再回來談。

□ 另外,也可以使用「反映最佳自我」練習,來徵詢正面的回饋意見,並運用它,來衡量當你處在最佳狀態時,自己是個什麼樣的人。使用這項資訊來反向設計(reverse-engineer)你的工作:它會如何為你的最佳自我發揮效用?




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