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最強領導人的最強行事曆

最強領導人的最強行事曆

2018年8月號

這位執行長,行事曆管理有道

One CEO's Approach to Managing His Calendar
湯姆.詹泰 Tom Gentiles , 採訪■丹尼爾.麥金、 莎拉.希金斯 Daniel McGinn; Sarah Higgins
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湯姆.詹泰(Tom Gentiles)擔任奇異公司(GE)資深高階主管長達二十年,之後成為年營收七十億美元的航空供應商Spirit AeroSystems執行長。2017年,在詹泰上任七個月後,他和助理花了13週追蹤他的時間運用情況,這是哈佛商學院「執行長時間研究」(CEO Time Study)的一部分,他還與這項研究的領導人波特和諾瑞亞討論他得到的結果。詹泰最近與《哈佛商業評論》英文版的丹尼爾.麥金(Daniel McGinn)、哈佛商學院研究人員莎拉.希金斯(Sarah Higgins)談論他學到的心得,以及他試圖改變的行為。以下是編輯過的訪談內容摘要:

《哈佛商業評論》問(以下簡稱問):你在職涯初期如何學會管理時間?

詹泰答(以下簡稱答):早在1990年代,我擔任麥肯錫顧問公司(McKinsey)的顧問時,我記得曾嘗試用過FranklinPlanner行事曆系統。那是手動的系統,而且笨重,它太厚了,塞不進我的公事包。後來我使用個人數位助理器PalmPilot,然後又使用黑莓機(BlackBerry),現在我使用Outlook。在我的職涯中,時間管理工具逐漸變得更有成效。但我是從我的導師、特別是在奇異時的導師那裡,真正學到時間管理。我看到那些擅長時間管理的領導人,於是仿效他們。我記得我的一位上司,奇異資融全球消費金融(GE Capital Global Consumer Finance)的戴夫.尼森(Dave Nissen)。他必須花時間做很多事,但設定明確的優先順序,堅決排除不重要的任務。他每晚都在合理的時間回家,休完所有的假。他做事很有成效。這是我一直渴望達成的典範。

問:你接任執行長時,那些方法適合你嗎?

答:起初那些做法還不夠,因為這項職務重大得多。我領導奇異的一個事業部時,有很多需要我去做的事,但擔任上市公司的執行長,需要做的事更多了。突然間,你要對董事會負責、對投資人負責,並負起更多媒體責任。它們需要很多時間。要求不斷湧入,行程表更快填滿。

問:你如此密切追蹤自己的時間長達13週,從中得到什麼?

答:取得自己如何使用時間的詳細紀錄,並與其他執行長做比較,是很有用的。我得知的一些事情相當令人驚訝。例如,我與直屬部屬一對一會面的時間,遠比一般執行長的平均時間少,而我原本不知道這一點。我和負責這項研究的哈佛商學院教授波特和諾瑞亞談論我的研究結果,讓我覺得像是非常密集的績效檢討。他們很誠摯,但他們很直接地提出回饋意見。

問:為什麼你跟直屬部屬會面的時間比較少?

答:與我開會的人員,往往是更廣泛的團隊(來自多個單位或跨地區的人員)。所以,我確實有花時間在直屬部屬身上,但不是一對一。我每個月都會排定與每個直屬部屬進行一對一會面,但他們很忙,我也很忙,所以我的助理經常會取消這些會面,改讓我處理更重要的事情。波特和諾瑞亞認為,我若是更常和直屬部屬一對一會面,就會委派更多事情給他們,讓他們承擔更多責任。我們針對這一點進行一場健康的辯論,結果我停止取消一對一的會面。我們會觀察這麼做是否會有效果。他們也建議,出差會是進行這些對話的好機會。我們的總部位於威奇托(Wichita),這裡的航空服務有限,所以我們常常必須搭私人飛機出差。這可以是一對一談話的絕佳場合。

問:那些資料還顯示什麼?

答:我們注意到,我的會議多半是一、兩個小時。好消息是,我沒有太多六或七小時的會議,而且我時間較長會議的次數,比一般執行長的平均次數少。但波特和諾瑞亞提出一個好問題:你為什麼需要一個小時?為什麼你的會議不能是45分鐘或更短?因此,我們開始安排45分鐘的會議,例如從下午1點15分到2點。而且我們持續一項做法,就是請行政助理在預定會議結束時間前五分鐘進來,告訴我們該準備結束會議,讓我們按時程表進行。我發現,如果執行長的會議持續很久,會為組織中的每個人造成時程安排的問題。

問:資料顯示,你花了很多時間在電子郵件上。這是問題嗎?

答:波特、諾瑞亞和我談了很多有關電子郵件的事情。我確實花太多時間在那上面。電子郵件不會顯示個人感受,而且是反應式的。執行長必須保持人性化和真實性,而你無法透過電子郵件來做到這些。諾瑞亞院長…對了,我在哈佛商學院念書時,諾瑞亞院長是我的組織行為學教授!他和波特教授鼓勵我安排更多面對面時間,花更多時間四處走動。這是這次研究的重要發現。我也需要花更多時間獨處、思考,採取主動。我未排定事情的時間區段太短,以致我無法思考重大問題,我往往直接去查看收件匣。很難從收件匣抽離出來,但我正努力處理這個問題。我開始更常在總部各處走動。

問:執行長真的需要很多獨處的時間嗎?你不是總是在空閒時想公事,例如,開車、運動或等待班機的時候?

答:當我開車時,或是在沒有無線網路的飛機上,確實有時間思考。撥出時間思考,可能相當有價值。我在那些時候確實想出了一些構想。波特和諾瑞亞更廣泛的觀點,不僅是關於思考時間,更是要保留時間給隨興自然的安排。

問:你的行政助理不能協助避免安排太多事情嗎?

答:我從這個過程中得知的事情之一,就是你的助理必須是策略伙伴。我現在試著定期與她坐下來討論,確保她知道我的優先事項是什麼。她也做一些有幫助的小事情。例如,她把我所有的時間設為不公開,以免有人會在Outlook中查看,若發現我有半小時的空檔,就要求開會。她安排在其他人的辦公室開會,讓我不得不離開我的辦公室。她還每天為我安排午餐時間,我總是有半小時吃飯。這是健康的習慣,所以我不會錯過用餐,而且,我還能利用這個時間,找某個人非正式地談某個議題。

問:有關健康的習慣,波特和諾瑞亞是否批評你缺乏運動?

答:是,他們在這一點上略微責備了我。我確實需要及時安排運動,過去我都不曾做過。在這段研究期間,我只花4%的個人時間在運動上,低於平均水準;而且說實話,我很慶幸不是0%運動。他們還指出,我沒有花足夠的時間在嗜好上。現在,我唯一真正的嗜好是高爾夫球,通常,我主要是和顧客打球,以及在產業活動中打球。我當然不會反對更常打球!

問:與一般執行長相比,你花更多時間在顧客身上。你為此犧牲了什麼?

答:我對顧客的關注,來自我在奇異任職的那些年;奇異的領導人花很多時間在顧客身上。奇異前任董事長傑夫.伊梅特(Jeff Immelt)在這方面是榜樣,是我見過的佼佼者。我們的產業有很多活動,大家都會參加,例如產業協會會議、航空展,參加這些活動可以很方便地見到很多人。參與這些活動,意味著花較少時間在總部,並授權更多工作給我的團隊,但這可能是件好事。

問:關於時間管理,你想對剛嶄露頭角的領導人說些什麼?

答:要非常策略性地考量時間的運用,因為這是你策略的一部分。你不能讓它成為由下而上的反應式過程。你必須由上而下管理時間,而且不能委派別人來做。即使在電子郵件盛行的時代,你也必須嚴謹地用一些可讓人們認為你真實而平易近人的方式,進行面對面的溝通。

(林麗冠譯自“One CEO’s Approach to Managing His Calendar,” HBR, July-August 2018)



湯姆.詹泰 Tom Gentiles

Spirit AeroSystems執行長。



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