打造超吸睛的線上研討會簡報

How to Give a Webinar Presentation
多莉.克拉克 Dorie Clark
瀏覽人數:7081
本文提出的幾個策略,可讓自己和聽眾擺脫線上研討會的尷尬。

愈來愈多企業都在培養全球員工和國際客戶群,所以遠距作報告的需求就增加了。多年來,電話會議都是最好的選擇,不過在過去五年,隨著網際網路的速度和視訊會議技術都已發展得夠好,足以支援轉向採用直播影音串流(live video streaming)。但在線上研討會(webinar)裡作報告時,往往無法看到聽眾的回應狀況,因此有時會讓人覺得不安且尷尬。

過去幾年,為了宣傳我的新書、舉辦客戶訓練、還有教授高階主管教育課程,我進行過數百場線上研討會。我發現有一些策略最能有效吸引高階主管聽眾,說明如下。

首先,善用攝影機。我很訝異竟然有那麼多專業人士,在主持線上研討會時不準備影片,而只是用旁白的方式說明一張又一張投影片。在線上研討會剛開始出現的時期,考量頻寬問題是很合理的,有時你會避免用影片,以免讓系統負荷太大而卡住(目前在有些情況下仍有這個問題)。

但多半時候,網際網路的品質夠好。在過去,要等到發明電視的人不再認為它只是「有圖像的廣播節目」,電視才開始蓬勃發展;同樣的,精通電話會議的專業人士應該要了解,成功的線上研討會應該善用這種媒介特有的優點和可能性,也就是影片。許多專業人士不喜歡看到鏡頭裡的自己,但這不是合理的藉口,因為,比起看不到人而只聽到聲音的簡報方式,聽眾若是看到真人在對他們說話,專注投入的程度會高得多。在得不到聽眾回饋意見的情況下做簡報,可能會讓人感到不自在,但有個很常用的簡單技巧,就是想像你的一位好朋友「在網路線的另一端聽著」,假裝你是在對他做簡報。

第二,接續前一點的一個重點是:如果你有使用攝影機,就必須很注意視覺美感。我們大家都曾有過這方面的不愉快經驗,例如看到同事的眼睛總是偏向看著某一邊,因為鏡頭放在那一邊,或是有人的筆記型電腦鏡頭沒有調整好,讓觀眾只看到講者的臉頰和天花板。如果你要進行線上簡報,一定要好好規畫視覺效果。具體來說,就是要調整好攝影機,對準你的臉部正面(甚至可以在筆電下面墊幾本書)。可以預先做個測試,看看你所選的背景從觀眾那邊看起來如何。

舉例來說,你也許應該避免在窗戶前面做簡報,因為從你身後的窗外射進來的光線,會讓你顯得太黑看不清楚。同樣的,要找一個看起來專業的背景,像是書櫃、文憑或一幅有品味的畫作。一位曾參加我的「專家認可」課程(Recognized Expert)的學員買了一幅色彩明亮的抽象畫,因為他認為他在受訪或主持線上研討會時,這幅畫能產生讓人記住的視覺效果。服裝方面,跟上電視時的建議一樣,最好避免太花的服裝或是繁複的珠寶,那會讓聽眾分心。

接下來,可以事先試用線上研討會軟體的各種功能。我為客戶或大學進行線上研討會時,對方會希望我使用他們想用的軟體;我用過的軟體大概至少有七種。每一種平台的基本功能當然都很類似,但有些特別功能很不一樣,應該要很快地全部試用一遍,像是如何切換不同的投影片、分享畫面(這些功能目前仍常令我困擾),如何讓聽眾那端設為靜音和取消靜音(一個很好的做法是在一開始讓所有聽眾那端都設為靜音,避免突如其來的噪音),如何收到觀眾的提問和意見,以及如何當場立即進行意見調查。

還有一個常被忽略的要訣,那就是你的眼睛應該一直對著鏡頭,好讓你看起來是直視著觀眾。有些平台預設功能是在畫面的一個角落顯示影像,如果是這樣,你的眼神很容易就會飄向那邊,讓你看起來眼神沒來由地偏向某個地方。應避免這樣,要盡量熟悉這個平台,視需要調整它的預設狀態。

最後,還有件事值得事前就決定,那就是你想要聽眾如何參與。依聽眾人數不同,你可以請他們有問題時「直接舉手問」、在意見欄中輸入問題,或使用另一個問答功能。無論你決定要用哪一種,一定要在線上研討會一開始就說明清楚,並且在整個過程中不時提醒聽眾,以避免有聽眾覺得挫折或困惑。

聽眾可能需要花一點時間想清楚要問的問題,尤其若要把問題寫下來的話,所以你應該在進入問答時間之前幾分鐘,先做預告。否則等到你開始問聽眾是否要提問,而聽眾還在打字寫下問題,難免會有幾分鐘無人發言的尷尬時刻。如果觀眾人數很多(顯示他們可能會有大量意見要發表),你最好有一個助理幫你先過濾問題,找出其中最精華的問題,你就不用同時做好幾件事了。

在現今的企業世界裡,專業人士愈來愈常需要在線上研討會裡做報告;其實,我在杜克大學富科商學院(Duke University's Fuqua School of Business)所教的高階主管溝通課堂上,學生最常問的問題之一,就是如何在線上研討會成功地做報告。在線上做簡報顯然能夠省錢又省時,所以這個趨勢只會愈來愈盛行。善用本文提出的技巧、磨練自己的線上研討會簡報能力,你就能成為更有說服力、效能更高的領導人。

(陳佳穎譯)



多莉.克拉克 Dorie Clark

行銷策略顧問和專業演講人,任教於美國杜克大學富科商學院(Duke University's Fuqua School of Business),著有《你就是創業家》(Entrepreneurial You)、《重塑你自己》(Reinventing You)、《傑出》(Stand Out)。


本篇文章主題簡報