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人人都會犯的五種簡報錯誤

Five Presentation Mistakes Everyone Makes
南希.杜爾特 Nancy Duarte
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從常見錯誤當中學習。

我們都知道,聽一場糟糕的簡報有多痛苦。聽別人簡報時,很容易就能挑出缺點:太冗長、太無聊、太難懂等等。但等到我們自己上台報告,很多人都會犯下同樣的錯誤。

以下是五種最常見的錯誤,以及一些避免錯誤的訣竅。

1. 沒有放感情

只是「陳述事實」,可能抓不住聽眾的注意力,即使在商務情境下也不例外。不論主題或聽眾多麼理性,簡報都應放進感情。不僅要打動聽眾的腦,也要打動他們的心。要設法讓簡報的呈現、資料、證據、邏輯推演和其他分析內容,加入情感成分。舉例來說,開場時可以講個聽眾心有戚戚的故事,或是運用比喻,讓你的資料更有意義。

想挖掘出你想法當中的情感吸引力,可以問自己一系列的「為什麼?」例如,想讓人付錢購買雲端儲存服務時,可以先問「我們為什麼需要雲端儲存?」而答案可能是「方便與遠地同事分享資料」。接著再問,為什麼需要做到這一點,一步一步,最後總能找出會受到你這個想法影響的人。假設你最後的答案是「協助遠方同事協調賑災行動、拯救生命。」這就是你可以用來抓住情感的關鍵了。找到這個關鍵,就更容易找出適當的字眼和圖像,來激發同理心和支持。

2. 對投影片要求太多

PowerPoint可以是很好的工具,但你應想清楚你想用它來做什麼。只要做到那件事就好,別再要求更多。若是在一份投影片裡放進太多內容,就會出現問題。如果你把所有重點塞進投影片,以免漏講,最後導致簡報時根本等於放上整份文件。(賈爾.雷諾茲〔Garr Reynolds〕很貼切地把這種多頭怪獸般的投影片稱為「投影文件」〔slideument〕。)沒有人想聽這種照本宣科的簡報。這很無趣,而且讓聽眾自己看還更有效率。所以,千萬別把所有內容全部放上去,羅列所有重點。要給自己提詞用的內容,就該放在「備忘稿」那一欄,別讓聽眾看到;只讓能夠加強你想法的畫面投影出來。如果你必須在簡報後發送相關文件呢?把你從投影片裡抽掉、放到「備忘稿」裡的所有內容,匯整成為會後分發的參考文件。

3. 使用老掉牙的視覺呈現方式

最讓人兩眼無神的,就是很老套的視覺呈現方式。想讓自己的簡報不同於你的聽眾之前曾看過的簡報嗎(而且是好的那一種)?先腦力激盪,想出許多視覺概念;然後,把最早想到的全部排除。你最早想到的,別人也都會想到,正因如此,你才會在別人的簡報裡已看過數次了。為你想講的每個概念,想出幾種視覺呈現,就能逐漸想出原創的做法。

4. 太多專業術語

你有沒有聽過一種簡報,聽起來好像超級厲害,但你根本聽不懂?這種簡報可能就是充斥了專業術語。每個領域都有本身的專用詞彙,行內專家很熟悉,但其他人聽不懂。除非你的聽眾是這份簡報相關主題的專家,否則就該避免太過技術性和只有業內使用的語言。簡報要用的語言,必須能打動那些你希望得到他們支持及協助的聽眾。如果他們聽不懂你的構想,就不可能接受它們。檢視你的簡報是否能通過「阿嬤測試」:如果你的阿嬤不可能聽懂這份簡報,你就該修改。

5. 超出預計時間

最糟的一種簡報,就是好像永遠不會結束的簡報。演講如果講得好,會覺得時光飛逝。聽眾對演講提前結束絕不會有怨言,但演講拖太久超過時間,他們一定會不高興。所以,務必要嚴格遵守你分配到的時間。而且要記得,一般人能忍受的簡報時間約三十到四十分鐘(這是受到電視節目的影響,電視台很有創意地規畫這種休息間隔,才能播廣告)。若是超過那段時間,聽眾一定會開始不耐煩。

(林俊宏譯)



南希.杜爾特 Nancy Duarte

與帕蒂.桑契絲(Patti Sanchez)推出最新著作《火炬效應》(Illuminate)。杜爾特的其他著作包括《跟誰簡報都成功》(HBR Guide to Persuasive Presentations),以及兩本獲獎的簡報藝術書籍:《視覺溝通》(Slide:ology)與《視覺溝通的法則》(Resonate)。她的杜爾特公司(Duarte, Inc.)團隊已為客戶製作超過25萬次簡報,也為大眾及企業推出簡報工作坊課程。


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