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別在開會時講太多話

How to Run a Meeting Without Talking Too Much
雅特.馬克曼 Art Markman
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掌握本文的三個訣竅,確保別人有機會發言。

你是否曾經在某個會議結束之時,感覺自己掌控全場,但是感受並不正面?你講了很多話,到了最後覺得別人都沒有足夠時間發言。這是負面的開會情況,原因有好幾個:沒有人想要出席一個只是讓某個人有機會唱獨角戲的會議;一個人獨占會議的發言時間,其他團隊成員就不會覺得有團隊合作的感覺。

你要如何不讓自己成為會議裡唯一發言的人?最明顯的答案就是少說話,但是這通常說起來容易,做起來難。還有,如果其他人本來就不習慣在會議中暢所欲言,你的沉默可能會造成沒有人說話的冷場。要解決這個問題,你可以試試以下幾個辦法。

研擬發言要點,並嚴格遵守

很少人會妥善準備發言內容。但是做準備對於會議發言的重要性,不亞於為公開演說做準備。無論你是主持會議、為會議開場,或是擔任主講,都要好好準備發言內容。給自己設定時間限制(例如三分鐘),試著把你想說的內容濃縮在那個時間限制內。你甚至可以在辦公室裡練習,以確保發言遵守你配置的時間。

不過,不要就此打住。如果會前發布了議程,不妨針對你知道會被提出的事項,研擬發言要點。務必克制住,不要對每個事項都發表意見。挑選你的意見和專業最能發揮價值的一、兩件事項,對此發表意見。在你的發言要點裡,提醒自己不要對其餘事項發言。

如果會議中出現新主題,自問你的意見是否真有必要提出。如果是,在筆記本上摘要寫下幾個要點,輪到你發言時,謹守那些要點發言。

你一旦開口,很可能就會停不下來。如果你擔心自己即使出於好意,還是忍不住滔滔不絕,那就請一位同事在你的發言過於冗長時,給你打個暗號。

請他人在會前做準備

當然,你應該確保出席會議的其他人員也能貢獻意見。你每次主持會議,都必須提前擬定清楚的議程。你不能期望每個人都能即席發揮,也不能期望某個人當場想到的初步想法,值得告訴所有出席人員。

相反的,你應該在會前發送議程,然後先聯絡那些你想知道他們有何意見的人,尤其是那些通常不發言的人。讓他們知道你希望他們在會議中發言。只要有幾個人開始講話,其他人就很有可能跟進。

即使你不是會議主持人,還是可以事前徵詢幾個人的意見。告訴他們,你很想要知道他們對各個議程事項有什麼想法,希望能聽他們說。這麼做就能給別人時間思考他們要說些什麼。

採取輪流發言的形式

電影「12怒漢」(12 Angry Men)中,八號陪審員(唯一有異議的人)希望所有陪審員逐一發言,以免他們迅速做出裁決(劇透:因為其他每個人都認為被告有罪)。八號陪審員請每個人說出,他們為什麼認為被告有罪。就這樣,他得以知道其他每位陪審員的關鍵意見。

即使沒有人的生死命運取決於你們的會議結論,像這樣採取輪流發言形式也是很好的方法,可確保許多人有機會表達意見。你可以讓輪到發言的人選擇跳過不發言,但至少你讓每個人都有機會發聲。

即使是人數很少的會議,很多人還是不喜歡成為目光焦點,因此就算有寶貴的意見,還是不會開口。若採取輪流發言,對人的關注是來自會議的架構,而不是來自被點名發言,因此就不會有壓力。

在會議裡主導全場,不但粗魯無禮,通常還會產生反效果,尤其當你是全場位階最高的人時,尤其如此。這種習慣也很難戒除。但是,如果你能準備得更充分,並採取一些做法以確保他人也能發表意見,你就能讓大家樂於參與開會,不再害怕開會。

(周宜芳譯)



雅特.馬克曼 Art Markman

德州大學奧斯汀校區的心理學及行銷學講座教授,也是「組織人性面向」(Human Dimensions of Organizations)課程的創辦主任。他發表了超過150篇學術論文,探討的主題包括推理、決策和激勵。他也著有數本書,包括《聰明思考》(Smart Thinking)、《聰明改變》(Smart Change)和《領導的習慣》(Habits of Leadership)。


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