有效處理電子郵件三招

Why Email Is So Stressful, Even Though It's Not Actually That Time-Consuming
多莉.克拉克 Dorie Clark
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別讓收件匣控制你。

一大堆的電子郵件,很容易讓人不知所措。其實有研究顯示,專業人士平均每天得花4.1小時來回覆工作訊息。我最近一次記錄工作時間,發現自己屬於時間花得少的那一群,每天大約只用1.35小時處理電子郵件。但電子郵件對我產生的心理壓力,卻遠超過這個比例:無論我花多少時間處理電子郵件,我似乎總是因為收件匣裡還沒回的信,而一直感到壓力沉重。

為了更了解為什麼電子郵件帶來這麼大的壓力,我做了一項實驗,用兩週來追蹤、記錄並分類我收到的每封電子郵件,分成「助理來信」、「客戶溝通」、「社交或活動邀請」等類別。

我已經很努力減少收件匣裡的電子郵件,像是使用免費服務Unroll.me,用來取消訂閱許多電子報,並把剩下的整合成每天只有一封信,所以我沒有把這些納入計算。但我計算了所有直接傳到我收件匣的電子郵件,兩週共有1,161封。我從這個過程裡得到以下三項重要心得,如果你也想更有效率地處理電子郵件,或許也會覺得有幫助。

1. 每次回答「好」,都會帶來更多工作

專業人士要說「不」並不容易:你不喜歡讓別人失望,而且,每個機會都可能帶來好結果,值得把握。然而,我分析所收到的電子郵件之後得到的重要心得,就是更謹慎判斷是必要的:每次說「好」,都會帶來一連串工作(通常是未曾預料到的)。在那兩週內,有64封信是關於我之前同意參與的媒體訪問、播客(podcast)、網路研討會。其中只有少數是最初的邀請函,而絕大多數是後續提醒、要求提供大頭照或是我的新書封面照,有時還有連結,點進去是詳細的表格,要我在受訪之前先填好(其中一份有24題!)。

在那兩週內,我也同意幫兩位同事推出的線上課程做宣傳,結果收到他們寄來46封信,內容包括電子郵件範本的連結、得到推薦的「排行榜」等等。答應一個播客訪談,得花的時間絕不只是訪談的那一小時;答應幫同事推廣課程,也絕不只是一封電子郵件就能解決。在評估之前,應該先了解後續會累積的工作,以及那對你的時間有何影響,然後再做決定。

2. 如果知道有多少人在提出請求,說「不」也就變得比較容易

我很驚訝我收到的信當中,有這麼多是別人想請我做某些事,占了總數的12%。有些比較容易拒絕,像是有34封陌生人來信,想提供內容給我的部落格、想寫有關他們上司或客戶的事,或是試用他們的新應用程式。另外還有26封,是陌生人或點頭之交邀請我參加活動,或是「安排電話聯絡,討論合作事宜」。但有許多比較難處理,像是有75封同事來信希望我幫忙,可能是要為新書寫推薦、引見某人,或是想介紹我與他們的聯絡人認識。甚至有三個人希望我捐款給某些慈善活動。

我每週總共會收到69封要求信,平均每天幾乎有十封。說「不」需要很大的意志力,但在知道電子郵件的總數之後,就變得比較容易說不了。就像有句老話是這麼說的:「你的收件匣,就是別人給你的待辦清單」。只要一想到每週應付69個人的要求得花我多少心力,我就能調整重心,知道必須專注在我自己的優先事務上,才能產生影響力。

3. 專注處理真正重要的少數信件

什麼才算是重要的信?我會說,真正重要的是與客戶溝通,以及未來可能帶來新工作的詢問信件。根據這個標準,我在那兩週內收到的只有10.5%屬於「重要信件」。

因此,重點在於千萬不要迷失在無止境的電子郵件之中,而應專注處理少數最重要的電子郵件,也就是來自客戶和潛在客戶的郵件。即使是電子郵件排山倒海般湧來的日子,只要你逼自己在高度優先的郵件上標注星號,通常就能好好處理這幾封郵件。

雖然已經有了像Slack之類的技術出現,但在可預見的將來,電子郵件仍會一直存在;有人預測,我們所收到的電子郵件數量,將會以15%的年複合成長率增加。打算花更多時間來處理電子郵件(這些時間就無法用來處理自己的優先事項),絕不是個可以永續進行的方式;想請人把你從聯絡清單裡剔除,或是不要把你放進「回覆所有人」的信件裡,也不是可長可久的做法。(直接把時間省下來,不要回信就是了。)

所以,應該要知道自己的收件匣裡重要和不重要信件的比例,並了解別人有多容易要求我們做一些事情(而且常常要花很多時間),如此你就能做出更聰明的選擇,知道該專注心力在哪些事情上。

(林俊宏譯)



多莉.克拉克

多莉.克拉克 Dorie Clark

行銷策略專家和專業演說人,任教於杜克大學富科商學院(Duke University's Fuqua School of Business),著有《你就是創業家》(Entrepreneurial You)、《重塑你自己》(Reinventing You)和《傑出》(Stand Out)。


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