成為「待辦清單」的主人

Taming the Epic To-Do List
艾莉森.瑞敏 Allison Rimm
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時間是有限的資源,但大家規畫如何運用時間的態度,遠不如規畫金錢那麼嚴謹。如果你想確保完成最高優先事項,就該有策略地決定如何運用時間。你需要三份清單,以及另外列出你認為不用浪費時間去做的事。

想認真管理時間,待辦清單可說是必備工具。但如果盲目使用,你會受制於它。想找出適合自己的待辦清單使用方式,第一步就是釐清你想用它來做什麼。很多人沒做到這點,結果清單上充滿了下列這類事項:立即就得做的緊急優先事項(把修改好的投影片寄給客戶);沒有明確截止日期,因此擔心可能會忘記的事(預訂假期行程);我們把一些基本工作加進清單裡,只是因為完成後把那些項目劃掉,會讓我們覺得很開心(再買一些筆:完成!)。一天一天過去,我們完成了那些基本事項,做完那些緊急事項(而這些項目就算不在清單上,我們大概也會完成),其他事項則是一拖再拖。

為了避免這種問題,我會使用三份清單,加上行事曆。它們各有不同功能。具體來說,1號清單列出的是「重要但時間不急迫」的事。2號清單列的是「今天要完成」的事,也就是如果某件工作出現,而我當下無法立刻完成,我會記錄在2號清單上,並且努力把2號清單上的事情做完才下班。第3種清單則是「不辦清單」:用來提醒自己,我已經決定不值得花時間去做這些事情。把這些事寫下來,以免它們默默回到待辦清單上。

至於行事曆,則是用來預留時間,以便準時完成重要事項。舉例來說,我不會把「寫演講稿」列在待辦清單上,而是在行事曆上特別保留所需時段來完成。而這件事,我會在確定了演講日期時就做,如此我就不會到了演講前一天,才發現「糟了,我明天要演講!」而且,因為在知道有演講邀約的時候,就打算把寫演講稿這件事寫在行事曆上,所以,我如果實在沒有時間寫演講稿,一開始就會發現這一點,因而(遺憾地)回絕。只要預訂了某段時間,我就絕對不會挪做他用。

確認並訂出優先事項的時程

時間是有限的資源,但大家規畫如何運用時間的態度,遠不如規畫金錢那麼嚴謹。如果你想確保完成最高優先事項,就該有策略地決定如何運用時間。

若要明智地決定哪些事情的重要性足以排上待辦清單,你應先花時間制定你的使命(你的個人目的),並設想成功會是什麼樣子。

第一步就是檢視目前你待辦清單上的項目。問問自己,其中每一個事項對於達成你的目標(也就你設想的成功樣貌),是否會有幫助?這些事項真的必須做嗎?如果必須做,一定得由你來做嗎?這兩個問題的答案只要有一個是「否」,那個項目就該取消,或交給他人處理,然後退出你的清單。

接下來,列出你的「不辦清單」。認清自己的時間不夠完成所有事項,其實會讓你鬆了一口氣,也逼自己承認,有些低優先的事項是不太可能去做了。刪除這些非必要的事項,放到「不辦清單」裡,而且真的放下不再去想。如此你就不會浪費寶貴的時間,一再重新評估是否有時間做這些事,而能更善用那些時間去真正完成工作。

出現新工作的時候,應判斷這些工作是否符合納入待辦清單的條件,也就是能否有助於完成你的使命,達成你要的成功。如果答案是否定的(而且你不會因為不做這件事就被開除或受到傷害),就應把它們放進「不辦清單」。既不重要、也不緊急的事項,也屬於不辦清單。

待辦清單內容經過篩選整理,並排好優先順序之後,就可以評估完成各事項所需的時間。你應完成所有重要事項,無論是否緊急。如果是重要而時間不趕的事項,但需要花很長時間進行,可以考慮把它放進行事曆。

大多數人覺得,劃掉清單上的事項很令人振奮。有這種感受是很正常的,因為完成任務能讓大腦釋放多巴胺,也稱為「令人心情愉悅的神經傳導物質」。如果你很難真正開始去做,就先挑個能夠迅速完成的任務,接著就像是耐吉公司(Nike)廣告的那句名言:就去做吧(just do it)。完成幾項簡單任務之後,就能感受到動能,讓你繼續下去。如果是比較複雜的專案,可以先列出幾個你必須達成的關鍵成功因素,一次處理一個。把大任務分成許多個可處理的小型任務,就不會讓你覺得難以處理,也有助於降低因覺得難以處理而產生的抗拒感。

這種做法應該能讓你覺得振奮而深受鼓舞,不再覺得深陷困境、難以應付、滿腹怨念。趕快空出所需的時間和空間,開始去做你真正想完成的事。

你是否覺得,「更能控制自己如何運用時間」是件緊急又重要的事?如果是如此,就在行事曆上安排一段時間,依照以上提出的各項標準來檢視你的待辦清單,排出各個事項的優先順序。今天就做。

(林俊宏譯)



艾莉森.瑞敏 Allison Rimm

管理顧問、演講者,以及企業主管教練,致力培養出正面、有生產力的工作環境。她曾擔任麻州總醫院(Massachusetts General Hospital)策略規畫與資訊管理部門資深副總裁,著有暢銷書《策略的樂趣:一生的事業計畫》(The Joy of Strategy: A Business Plan for Life)。


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