如何管理「範疇潛變」

How to Manage Scope Creep
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雷蒙・席恩(Raymond Sheen),產品與流程創新公司(Product and Process Innovation, Inc.)總裁。

「範疇潛變」(編注:Scope Creep,在專案管理是指專案範圍不受控制地變化,或持續擴增,通常被認為有負面影響。)常見於各種專案,每個產業裡各種規模的專案都如此。隨著專案工作進展,各方利害關係人要求專案團隊產出愈來愈多的成果,卻不了解這些要求對專案進度或預算,所造成的整體影響。我是有證書的專案管理師、顧問和教師,在各產業部門有三十年的相關經驗,我可以告訴你,範疇潛變極為普遍。如果不處理,它會造成專案失敗。你可能會預算超支、趕不上重要期限、專案成果品質差,例如錯誤百出的資訊系統,或是瑕疪產品。若要避免這種情況,你必須在專案啟動前,先就專案範疇達成共識。

我使用兩項技巧來做到這一點。如果利害關係人清楚知道你的專案目標,你們可以一起列出清單,寫下哪些事項屬於範疇內,哪些則不。務必事先就這麼做。範疇內的事項是為達成專案目標而必須做的工作。不屬於範疇內的事項,則是無法直接協助達成專案目標的事項,或沒有足夠的時間和經費完成的事項。假設你在規畫某個新產品的行銷活動。編寫書面資料,以便拜訪客戶時使用,就是範疇內事項,但把那些資料翻譯成外文,可能就不在範疇內。這項工作或許可以由在地銷售團隊處理。或者,如果你認為它屬於範疇內,工作要求務必盡量具體。你要譯成多少種語言?是哪些語言?你可能必須反覆討論,才能對這兩張清單達成共識,但務必在專案開始前定案,然後把它放進專案規章裡。

如果利害關係人不清楚你的專案目標,你應改用第二項技巧,也就是針對一般工作要求,設定範疇容忍指標或範圍。假設你負責建置新的資訊系統。你應界定系統可以同時服務的人數範圍,或是理想的回應時間範圍。根據這些範圍來啟動專案,但在達成預定的階段性目標時,如測試原型,或程式碼不准再修改的階段,你應與利害關係人一起檢討那些範圍。接著,根據你和利害關係人目前所知,在範圍內設定更具體的目標。這項技巧可在專案目標確定之前,讓所有人知道專案的機會和挑戰。

無論是建立範疇內、範疇外事項清單,或是設定工作要求的範圍,這些制度都需要預先投入時間和心力,但這絕對會有收穫,因為這麼做能讓專案更有機會在各個重要層面表現優異,包括成本、進度和品質。(周宜芳譯)

如何管理「範疇潛變」
1. 在專案啟動前,就專案範疇達成共識
2. 挑選管理範疇潛變的技巧
3. 請利害關係人確認或檢討各項指標



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