遠距工作難融入團隊

A Study of 1,100 Employees Found That Remote Workers Feel Shunned and Left Out
喬瑟夫.葛瑞尼 Joseph Grenny , 大衛.麥克斯菲德 David Maxfield
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經理人可採用七個方法,讓員工有團隊歸屬感。

虛擬團隊的運作情況是,如果其他成員看不到你,他們也不會想到你。目前有越來越多的人遠距工作,但我們最近的研究顯示,除非我們採取額外措施,與同事建立信任和關係,不然會付出龐大的代價。

從前,大多數的團隊不只是實體上在一起工作,也住在同一個城市,在相同的餐廳用餐,甚至團隊成員的小孩還上同一所學校。這樣的日子消失已久。現在,團隊分散在不同的地點和地理區域。許多人跟他們從未見當面見過、甚至從未在電話中交談過的同事一起工作。在這些情況裡,關係通常都是透過科技來建立,因此很難建立信任。我們最新的研究顯示,遠距工作者,以及負責讓他們在工作上保持專注和參與的經理人,都面對不容忽視的根本挑戰。

我們調查了1,153名員工,其中52%的人表示,至少有某些時段他們是在自己家裡工作。當他們遠距工作時,許多人覺得同事並沒有平等對待自己。遠距工作的員工,更可能表示他們覺得同事沒有善待他們,而且排斥他們。具體來說,他們擔心同事會在背後說他們的壞話,沒有事先告訴他們就變更專案,遊說其他人反對他們,而且不支持他們的優先事項。

整體來說,遠距工作的員工可以隨自己喜好,自由選擇生活和工作的地點,可是跟其他人一起工作就變得更具挑戰性。他們表示,職場政治變得更普遍,也更難以應對,而當衝突發生時,他們也更難解決這些問題。當團隊裡的遠距工作成員遭遇到常見的職場挑戰時,84%的人表示,重要問題會拖延好幾天或更長時間,47%的人則承認會放任問題拖延好幾個星期、甚或更久。

這些問題不只會影響到關係而已。遠距工作的員工表示,這些挑戰對工作成果的負面影響,比他們在辦公室裡同事感受到的更嚴重;受影響的工作成果包括:生產力、成本、工作完成期限、士氣、壓力和員工留任情況。

經理人知道這些調查結果之後,可能會很想要結束遠距工作的方案,讓所有人都回來辦公室工作,可是我們不建議這麼做。相反地,他們應該鼓勵培養一些能帶來信任、連結和共同目的等感受的習慣。

我們要求調查受訪者,描述一位特別擅長管理遠距工作團隊的經理人。大多數人都能辦到,可是有少數幾位表示,他們從來沒有碰到過這樣的經理人,也沒有聽說過或看過。我們要求受訪者分享正面的故事,說明這些經理人運用哪些具體技能,以促進與遠距工作者之間的高效能工作關係。我們從八百多位受訪者那裡找出七項最佳實務:

持續定期了解員工現況。將近半數的受訪者(46%)表示,最成功的主管經常且定期地了解遠距工作者的情況。了解的頻率從每天一次、一週兩次到一週一次不等,但總是持續這麼做,而且通常會固定舉行會議,或事先排定的一對一會議。不要不理會你的遠距工作員工,一定要經常與他們聯絡。

使用面對面或語音的聯絡方式。四分之一的受訪者表示,堅持與遠距工作員工有一些會面時間的經理人,比較成功。探訪遠距工作員工,或者安排他們固定時間到辦公室裡一天,頻率可以是每星期、每個月、每季或每年一次。利用這段時間進行團隊活動,強化合作。如果不可能進行面對面的會議,至少要使用視訊會議科技或者拿起電話,確保同事們偶爾會看到彼此的臉,或聽到彼此的聲音。

以身作則,親自進行應有的溝通。受訪者強調,與主管和同一間辦公室的同事有順暢的溝通,是很重要的。最成功的經理人擅長傾聽,能夠傳達信任和尊重,他們會詢問部屬工作量的多寡和進展,但不會管得太細,有時會溝通到鉅細靡遺的地步,同時以身作則,向其他團隊成員展現相同的行為。

明確表達你的期望。在管理遠距工作的團隊時,務必要明確表達你的期望。經理人若能對遠距工作的員工和辦公室的員工,都直接表達期望,他們帶領的團隊會更快樂,能夠達到經理人的期望。他們的團隊成員絕對不會不清楚各個專案、職位角色或工作截止期限。

在部屬需要時提供協助。我們的受訪者表示,成功的主管會在遠距工作員工的工作時間內,提供他們所需的協助,不論員工位在哪一個時區。對於遠距工作或是辦公室員工,他們都盡量維持「開放政策」(open-door policy。譯注:讓員工可以隨時去找主管尋求助),透過不同的科技方法(IM、Slack、Skype、電子郵件、電話、簡訊),橫跨好幾個時區,讓員工可以聯絡到他們。應該要讓遠距工作的員工隨時都能找到他們的主管,以處理急迫的問題,無論他們是在哪裡工作。

展現出運用科技的熟悉和自在。成功的主管不只是會用電話或電子郵件,也熟悉視訊會議的科技,以及多種溝通服務,例如Skype、Slack、IM、Adobe Connect。他們經常會針對每位員工的情況,來調整溝通方式和溝通媒介。

優先重視團隊成員之間的關係。打造團隊和建立同事情誼,對於任何團隊都相當重要;不過,優秀的經理人會特別努力,與遠距工作的員工建立個人關係。他們會利用查詢工作現況的時間,詢問他們的個人生活、家人和興趣嗜好。他們會安排團隊會議時間來閒話家常,好讓整個團隊建立個人連結,強化彼此的關係。

我們的研究顯示,如果欠缺密切的聯繫,會妨礙建立信任、關係和共同目的,而健全的社會體系正需要這三項基本要素。不過,經理人若能展現上述七項刻意的行為,就能讓「大家看不到」的遠距工作員工比較不會被排斥。

(蘇偉信譯)



喬瑟夫.葛瑞尼

喬瑟夫.葛瑞尼 Joseph Grenny

《紐約時報》四本暢銷書的作者,主題演講人,也是重要的商業績效社會科學家。他的作品已經翻譯成28種語言,在36個國家出版,而且曾協助《財星》五百大企業當中的三百家公司創造成效。他與人共同創辦VitalSmarts,以創新方式提供企業訓練和培養領導力。


大衛.麥克斯菲德

大衛.麥克斯菲德 David Maxfield

《紐約時報》暢銷書作者,主題演講人,重要的商業績效社會科學家。他領導VitalSmarts的研究部門,這家公司以創新方式提供企業訓練和培養領導力。他的作品已經翻譯成28種語言,在36個國家出版,而且曾協助《財星》五百大企業當中的三百家公司創造成效。


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