取得升遷必備的回饋意見

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莎賓娜.納瓦茲 Sabina Nawaz
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提出能得到具體答案的問題。

塔瑪拉初加入公司時,擔任小組主管職位。她憑著深厚的技術能力、人員管理能力和績效能力,快速升遷為副總。公司的高階主管團隊很看重塔瑪拉,其中許多高階主管不斷鼓勵她在事業上持續前進。在她的組織裡,有幾位同儕都在三年內更上一層樓。塔瑪拉在擔任副總的第三年,詢問主管她要怎麼做才能再次升遷。她的主管說:「你必須更有策略。」塔瑪拉繼續追問具體的細節,主管回答:「下次碰到這類情況時,我會告訴你。」

幾個月過去,主管沒有任何回饋意見。於是塔瑪拉在一場她做報告的會議結束後,趁著和主管同行時,請主管直接給她建議。她的主管說:「你報告時,沒有從應有高度來談。」塔瑪拉苦於沒有得到可做為行動依據的回饋意見,之後她參加我們的指導課程時,表示她不知道要如何從主管那裡得到更具體的回饋意見。

不只是塔瑪拉有這種困擾。升上高階主管層級的人,很難從直屬主管那裡得到能據以採取行動的回饋意見。偶爾一次的豐厚獎金或升遷,取代了正向回饋意見;若是被指派負責「特別」專案(徒勞無功的專案),可能是在暗示你,換工作的時候到了。要成長為領導人,需要具備迅速修正路線的能力。你需要有一致性、能據以採取行動的回饋意見。

實用的回饋意見之所以難得,是因為主管不清楚哪些回饋意見可據以採取行動,也可能是因為主管認為,你身為高階主管,應該具備足夠的資歷,能把他們高層次的指示,轉化成具體的行為改變。有時候,可能只是因為他們在忙其他更急迫的優先事項或計畫,而無暇顧及你的事。

你要如何確實得到有用的回饋意見,能協助你成為更出色的領導人?以下五種方法,能讓你取得具體的行動步驟,助你快速升遷:

● 積極主動。主動詢問你需要的回饋意見,並定下得到回饋意見的時間。大多數人被問到是否願意給予建言時,都會點頭說好,但是儘管他們有滿腔好意,後來真的有提出建言的人卻少之又少。安排明確的時間和地點,進行談話。例如,從月會當中撥出一段時間。如此一來,就不必麻煩你的主管記得要另外安排後續事項,並讓他們專注於最重要的事情:他們給你的評論。此外,為回饋意見談話特別約定時間,也能讓主管感受到,你對他們的意見和提升自我的重視。

● 提出對方必須具體回答的問題。在談話時,請對方提供包含具體資訊的回饋意見,避免落入空泛的安撫言辭。不要問:「你對我有任何建議嗎?」而不妨問:「昨天的會議裡,我在建立主題架構時,你有注意到什麼嗎?我有哪裡表現得還不錯?哪些地方我應該加強或改變?」不要提出那種很容易就只回答是或否的問題。給主管很大的空間去選擇要如何回答,提出具體的問題,讓他們回應。在談話最後,你可以問:「還有沒有其他意見?」這類廣泛的問題,要在談話結束時才問,而不是在一開始談話時就提出,因為談話到最後時,對方已經有足夠的暖身,作好準備,可能提出更有價值的見解。

● 引導主管在回應中提出可採取的具體行動。你是否曾經徵詢主管的回饋意見,也的確得到意見,卻不知如何實踐而感到沮喪?例如,你的主管可能會告訴你:「我們上次開會,我最欣賞的就是你能從策略角度建構議題。」知道主管認為你有策略思維,這點很有幫助,但一如前述塔瑪拉的例子所顯示的,很難單憑這個回饋意見,就了解該怎麼做,才能再度被視為「具備策略思維」。你應進一步探問具體的行為,確實理解主管的意思,你不妨問:「我說了或做了什麼,讓你覺得我的架構有策略思維?」他們可能會回答:「一開始,你比較了競爭概況和顧客的問題。接著,你把比較結果的重點,與企業主要策略項目連結起來。我注意到,你這麼做的時候,資深副總特別傾身往前。接著,你具體指出我們面對的挑戰。所有這些因素加起來,讓你顯得具有策略思維。」現在,你知道下一次要複製哪些步驟了。談論到行為層面,也能讓你調整無效的行動,避免壞習慣生根。

● 深入探究別人的讚美。你從回饋意見得到的最大收穫,可能是一個意料不到的領域,那就是你的強項。實用的回饋意見,恐怕不是來自你表現不佳或需要改進之處,而可能是你已經擅長的事物。你要如何讓自身強項發揮強大的力量?例如,領導力課程有個學員有次告訴我,他發現我講話時熱情洋溢。我問道,「我有哪些言詞或舉止流露熱情,對你有何影響?」他回答道:「你說話時手勢很多,而且動作很大,也經常改變聲調。這兩點讓我不會打瞌睡,也促使我更專心聽你說話。」在他的讚美鼓勵下,我得到啟發去進一步研究手勢,並開始在演講時刻意運用手勢,以傳達重點。

● 聆聽批評,保持風度。如果主管真的給你批評的回饋意見,務必謝謝主管。如果意見內容混淆不清,就應複述你聽到的內容,確認你的解讀正確。必要時,提出簡短問題以釐清:「能請你就X點多做解釋嗎?」「你是在哪一次會議發現這件事的?」「你有多常看到我這麼做?」「你可以舉例說明嗎?」絕對不要針對回饋意見辯解。不管你同不同意,這是他們對你言行表現的認知。對於你得到的回饋意見,你不必每項都採取行動(有些情況下,你也許應該在徹底改變行為之前,先深入探究那些回饋意見),但如果你想要繼續得到回饋意見,你的行為表現必須讓他人願意給你意見。

採取這些步驟之後,塔瑪拉終於從主管得到具體的回饋意見。她更加理解主管的觀感,因而得以在更策略性的層次上運作。她開始進一步培養技能,並告訴主管她的改變。結果,在下一次定期績效評核時,她順利獲得升遷。

照亮你的盲點,展現你的強項,能助你在升遷階梯上前進。主導回饋意見流程,讓提供回饋意見的人可以專心只做一件事:給你成為卓越領導人所需要的回饋意見。

(周宜芳譯)



莎賓娜.納瓦茲

莎賓娜.納瓦茲 Sabina Nawaz

全球執行長的指導教練、領導力主題演講人、作家,在超過26國工作。她提供諮詢的對象包括《財星》五百大企業、政府機關、非營利組織、學術機構的最高階主管;曾在數百場研討會、活動和會議發表演講,包括TEDx;除了為哈佛商業評論網站(HBR.org)撰文,也為快速公司(FastCompany.com)、企業雜誌(Inc.com)、富比士(Forbes.com)等媒體網站撰文。


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