資料科學讓你更了解員工

Email and Calendar Data Are Helping Firms Understand How Employees Work
麥克.塔辛曼 Michael L. Tushman , 安娜.卡恩 Anna Kahn , 瑪麗.伊麗莎白.波瑞 Mary Elizabeth Porray , 安迪.賓斯 Andy Binns
瀏覽人數:2387
電子郵件和行事曆資料,讓組織重整更有效。

利用資料科學來預測企業員工將如何改變,聽起來可能很未來。我們最近才在文章中提到,數據資料引發的革命當中,變革管理依舊是少數幾個未受影響的領域。雖然我們可能永遠無法把變革管理轉換成「硬科學」(hard science),但已經有一些公司,因為這些由資料驅動的技術所具備的潛力而受惠。

其中一個關鍵的推動要素,是電子郵件流量和行事曆後設資料(metadata)的分析。這種分析讓我們知道很多資訊,包括誰和誰交談、在哪個部門,以及目前有什麼會議在進行、主題為何、時間多久。安永(EY,本文部分作者任職的公司)進行這類分析,使用「微軟工作場所分析」工具(Microsoft Workplace Analytics),幫助客戶預測在併購之後留住關鍵人才的可能性,並協助客戶制定策略以盡量提高留任率。利用電子郵件和行事曆資料,我們可以辨識出一些型態,像是誰和誰接觸、組織的哪一部分面臨壓力、哪些人最積極進行跨公司的聯繫。

可想而知,即便是在工作環境下,檢視個人電子郵件或行事曆勢必會有侵犯隱私的疑慮。然而,使用匿名後設資料,也就是移除了人名和具體內容的資料,也可以讓你得到威力強大的見解。有可能做到的是,分析後設資料以找出內容主題和部門聯繫頻率,然後找出這類資料和更傳統的指標之間的相關性,傳統指標包括流程效能、週期時間、第一次就做對的情況等等。這種做法提供我們有關各流程在組織中失敗情況的「硬資料」。我們不必再仰賴流傳的各種故事或員工調查;相反的,只要檢視每日工作流的資料,我們就可以精準指出哪些地方出錯。我們可以精確說出,哪種行為必須改變,才能讓新流程發揮功效,然後即時監控改善情況。

一個早期的例子,來自我們推動的一個組織結構重整專案。促成推動這類專案的力量,通常是希望改善策略執行和削減成本。傳統上,只有財務要素可以衡量,很容易藉此推動決策。針對安永的某位客戶,我們利用資料科學做出的組織設計決策,可加速達成策略目標。那家客戶希望增加各部門的協同合作,像是銷售和產品開發部門之間的協作。我們分析匿名電子郵件和行事曆的資料,用來預測經理人直屬部屬的人數,對特定團隊協作能力的影響為何。這可協助我們優化工作設計,達到客戶想要的結果。

這些技術的潛力在於,可以改變經理人與員工互動的方式。今日,絕大多數經理人都盡量努力激勵員工,讓員工更認真投入。然而,我們必須等待「正式的啟動器」,才能回應,正式啟動器包括員工調查,或是與經理人的一對一面談。分析電子郵件流量的活動,也許可讓我們更快速採取干預措施,並了解我們做的事情是否真的有效。這可能變成一種「即時的員工情緒分析」,改變經理人可使用的見解的品質。

例如,近期美國政府下達行政命令,對七個主要是穆斯林的國家實施旅遊禁令。這讓很多科技公司感到擔憂,因為它們有很多持H1-B簽證的員工,來自被實施禁令的國家和與其鄰近的亞洲和中東國家。如果公司運用可提供即時見解的人工智慧解決方案,就能監控組織內的憂慮程度,甚至能預期到員工可能擔憂的種種問題。很多企業安排與員工座談,回達問題,並處理他們憂慮的事情。若要了解這些座談的影響,我們擁有的唯一證據就是各種流傳的說法和故事。若搭配「即時員工情緒」系統,我們就能夠精準指出那些座談的影響,並據此回應,然後衡量這些回應做法的影響。

我們永遠都會需要專業的變革經理人,來解讀這些資料,並設計能在轉型或外部緊急狀況期間(像是旅遊禁令),與員工合作的適當方式。這些資料科學工具能做的,就是讓我們更快速而精準地回應,並用比從前更快、更可靠、較不侵入性的方式,告訴我們什麼方法有效。在前面提及的組織重整中,我們只花了三星期來分析一整年的行為資料,然後把分析結果納入未來流程和架構的設計。過去,我們仰賴侵入式的技術,像是訪談和員工調查,這不只耗時,還帶入各類偏見。對於未來的變革經理人,我們的建議是與資料作朋友;進行組織重整時,一定要根據資料來推動。

(劉純佑譯)



麥克.塔辛曼 Michael L. Tushman

哈佛商學院企管講座教授,位於美國波士頓的改變邏輯顧問公司(Change Logic)董事,該公司專精於創新、領導力和變革。他與查爾斯.歐萊禮(Charles O'Reilly)合著《領導與破壞》(Lead and Disrupt, Stanford University Press, 2016)。


安娜.卡恩 Anna Kahn

安永人力資本諮詢服務(EY's People Advisory Services)合夥人。


瑪麗.伊麗莎白.波瑞 Mary Elizabeth Porray

安永人力資本諮詢服務合夥人/高級顧問。


安迪.賓斯 Andy Binns

位於美國波士頓的改變邏輯顧問公司總經理。


本篇文章主題變革管理