讓員工零焦慮的督促法則

How Leaders Can Push Employees Without Stressing Them Out
凱倫.費爾史東 Karen Firestone
瀏覽人數:14251
組織裡若是壓力程度高、投入工作的程度低,就表示,上司沒有花足夠的心力在這上面。領導人該如何降低員工壓力?首先,盡力讓員工了解公司情況,接著保持公平,表達支持與感激,展現領導人應有的自信與能力,並且說到做到。

最近《哈佛商業評論》有一篇關於團隊默契的文章(請見本刊「打造最強大熔爐團隊」專題的主文〈先鋒、推手、整合者與守護者〉),其中有個相當有趣的發現:組織裡成為領導人的那些人,覺得壓力大的可能性比其他同事低了30%。身為一家小型投資公司的執行長,我對這樣的發現感到很訝異,但我考量了自己的領導風格跟公司內部人際關係之後,認為作者是有道理的。此外,這項研究是根據一項針對兩萬人的調查而得到這個結論,應該值得仔細探討。

首先,我想解釋為什麼我會懷疑這個研究結果。我有時真的覺得壓力非常大,通常是煩惱我們公司的投資績效。我的感受真的比同事更輕鬆一些嗎?我先生和我的直屬部屬都半開玩笑說,我看起來實在是太輕鬆沒有負擔了,因為我很擅長把壓力轉給別人去承擔。

但這是相對的,而且其他研究人員也發現,上司感受到的壓力的確比員工小。上司對壓力的感受,被其他因素抵銷,像是身分地位、自主權、工作保障等,上司享有這些因素的程度通常都比員工更高。當然,我不會請公司每個人每天都去測腎上腺素,但我經營公司時秉持的假設就是,如果我感受到壓力,員工的壓力可能更大。這更讓我有理由去了解,如何才能降低同事的壓力。

史帝夫.阿納森(Steven Arneson)曾談過「領導人的兩難」(leader's dilemma),這種困境就是如何確保公司能產生最佳成效,而又不會累積太大壓力,以免壓力把成果都抵消掉了。他建議的方式,是轉型式領導風格(transformational style of leadership),也就是主管提供支持與正向回饋意見給部屬,讓員工能夠彼此尊重、認真投入工作與合作。這個構想很好。可惜,企業界處處可見違反這個概念的做法。

舉例來說,我的朋友泰芮(Terri)目前在一家醫療器材公司擔任地區業務經理,這家公司六個月前被另一家更大的公司收購。她不清楚自己三個月後還會不會有工作,新上司一直無法或不願告訴泰芮,她或前公司留下的業務和行銷部門員工將何去何從。她現在有失眠、士氣低落、壓力大的問題,而且沒什麼興趣推動某個產品組合,因為那個組合的負責人一直不尊重她。

泰芮的主管採行的政策,導致這種類型的焦慮和運作不良,這顯然對生產力有負面影響,而且坦白說,這樣做非常差勁。這個世界上有太多人在工作上面臨與泰芮一樣的處境。

我了解,領導人無論位階多高,都無法為員工可能問的所有問題提出解答。但我們可以坦白而周到地說明,我們要如何設法找出那些問題的答案。研究顯示,領導人若是建立一個安全、支持員工的環境,員工就會覺得跟領導人有較多連結,工作表現也較好,而且,感受到的壓力也低於他們覺得跟上司沒什麼連結的時候。

那麼,我們要如何降低員工的壓力?以下列出我的一些建議。對許多領導人來說,可能會覺得其中有些建議很熟悉,但其他的就沒這麼理所當然。組織裡若是壓力程度高、投入工作的程度低,就表示,即使上司覺得這些都是一般常識,但真正花心力在上面的上司不夠多。

盡最大的努力,讓員工能明確而清楚地了解公司情況。這對工作功能、從屬關係、薪酬、公司的重大變動等,都特別重要。菲德烈.赫茲伯格(Frederick Herzberg)在一篇經典文章中(見本刊〈重任之下有勇夫〉〔One More Time: How Do You Motivate Employees?〕一文,繁體中文版於2008年2月號刊出),稱這些是「保健因素」(hygiene factor)。它們是最低限度的要求,不一定能激勵員工,但若是沒有這些因素,員工可能會心生不滿。雖然組織結構和變革總會有一些部分是機密的,但還是應該讓員工知道相關資訊,這應是標準做法。若是沒有清楚說明重要議題,每個人都會想到最糟的情境,生產力就會變差。

保持公平。當人們覺得自己遭受到不公平待遇,就會感到焦慮、指責該負責的人,覺得有壓力。展現公平的方式很多,像是花在每一位直屬部屬身上的時間都一樣、在會議中聆聽每個人的發言、更清楚解釋你的決策過程,還有某位員工覺得自己被忽視時,表達對他的重視。

表達支持與感激。理論上這麼做看似容易,但做起來其實很難。傑克.詹勒(Jack Zenger)和約瑟夫.霍克曼(Joseph Folkman)根據職場調查與360度評鑑報告的研究發現,比起避免批評人,主管反而更可能避免稱讚別人!37%受訪的主管承認,並未給團隊任何正面鼓勵。別當這種上司。你應該起來走動,跟員工講講話,感謝他們努力進行某個專案、達到銷售業績目標、簽到新客戶,或是加班到很晚。為他們努力進行的工作投注資源和經費,並給予讚美,就能讓員工感覺到公司重視認真工作的員工。

展現領導人應有的自信與能力。當高階主管展現本身的能力,同事會感到安心,覺得帶領他們的主管是真正的「團隊領導人」,可以保護他們。就像先前說的,安全感對降低壓力和工作滿意度很重要。這可能和現在流行的「展現脆弱」理論有衝突。然而,如果小心閱讀那些文獻,會發現其實它們強調的是,最好的主管必須同時展現溫暖親切態度,以及展現能力。

說到做到。如果你無法履行承諾,就別做出承諾!員工有許多壓力,都是來自擔心上司沒有確實執行之前的承諾或提出的條件,即使他們是出於好意。重要的是,上司必須做好榜樣,履行對於支持他們的員工的承諾。

在我們平日實際的領導工作上,應用上述原則,應該就能幫助員工紓解壓力。我不想過度強調這些造成你的壓力,但請一定要試一試。(陳佳穎譯)



凱倫.費爾史東

凱倫.費爾史東 Karen Firestone

奧瑞絲資產管理公司(Aureus Asset Management)總裁暨執行長,主要為家庭、個人與非營利機構提供理財諮詢。她是奧瑞絲共同創辦人,之前在富達投資(Fidelity Investments)服務22年,擔任基金經理與研究分析師,著有《扳回劣勢:在業務、投資和人生中的理智冒險》(Evening the Odds: Sensible Risk-Taking in Business, Investing, and Life, Bibliomotion, April 2016)。


本篇文章主題壓力